文书工作与档案管理实训报告

文书工作与档案管理实训报告

Prepared on 22 November 2020 目录 一、 实训指导 1. 实训名称 2. 实训日期 3. 指导老师 4. 同组人 5. 实训目的 6. 实训内容 7. 实训准备

二、 训练一：行政公文技能训练 1． 实训安排 2． 操作规范 3． 场景演练

三、 训练二：商务文书技能训练 1. 实训安排 2. 操作规范 3. 场景演练

四、 训练三：文书处理技能训练 1. 实训安排 2. 操作规范 3. 场景演练

五、 五、个人实训体会

一、 实训指导 1. 实训名称：文书工作和档案管理实训 2. 实训时间： 3. 实训老师： 4. 同组人： 5. 实训目的： 通过本次实训，在企业文书处理过程中，让学生按照实训题目进行现场的文书处理的操作演示、情景模拟、案例讨论，目的是使学生亲身实践并掌握整个文书处理的工作程序，旨在培养学生的动手能力和实际应用理论知识的能力，使他们能很快熟悉并掌握公司的文书工作。 6. 实训内容： 通过给出一些企业工作中的片段，让学生根据工作的需要，写出相应的文书，并对这些不同行文关系和行文方式的文书进行处理，以提高学生处理公文的能力。 7. 实训准备 （1） 场地：

实训室：场地布置成秘书办公室、领导办公室和会议室等； （2） 物品： a. 秘书室：电话、本子、笔、文件、电脑、文件夹等； b. 领导室：电话、文具、电脑、文件等； c. 会议室：桌、椅、投影仪、问价等。

二、 行政公文技能训练 1. 实训安排： 实训目的 1. 掌握行政公文各种稳重的写作格式及注意事项

2. 恰当选择行政公文的文种 实训要求 1. 行政公文格式正确，措辞恰当

2. 在规定的时间内完成 特别说明 1. 注意标题的结构

2. 根据给定的材料来完成相应的训练 2. 操作规范 内容 操作标准 基本要求 注意事项 标题 1. 标题结构合理 2. 文种正确 1. 行政公文的标题一般常用发文机关+事由+文种 2. 不同的文种有不同的开头和结束语 行政公文的日期用数字书写

结构 1. 主送机关、发

文机关 2. 落款 1. 一份公文只能有一个主送机关 2. 落款的地方要加盖公章

正文 1. 开头，按照文

种的常规开头方式 2. 中段，提出问题或者回复都要严格按照文种的要求执行 3. 结尾，用恰当的语句作为结束语 1. 请示应当一文一事、不得抄送给下级机关 2. 报告中不夹带请示事项

3. 场景演练 题目： 最近某广告公司业务扩展很顺利，总经理在会议上着重提出几个

部门业务员在这次业务扩展中祈祷不可忽视的作用。总经理希望全公司的员工 都要向这几位学习，并号召组织这几个人作业务经验谈的报告会。现在，经理给秘书一个任务：明天上班时贴出一份关于对这几个人的事迹做表扬通报，同时再贴出通知在本周五下午2点在报告厅由几位业务员作业务经验报告，要求权公司的业务员及经理级别以上的人去听。如果你是秘书，请你按此情景完成任务，并起草这两份文书。请以小组为单位，分角色，将整个公文处理的过程演练出来。 （1）剧本 a.总经理在会议室给业务员开会，并给秘书布置了任务。 b.秘书在秘书办公室草拟了通报和通知。 c.秘书找到办公室主任进行了审核无误后交给领导签发并让领导签了“用印申请

单”。 d.秘书找到了办公室主任进行复核后来到了缮印部门进行缮印，缮印完成后来到

办公室主任处进行用印。 e.秘书将通报和通知张贴到了公司公告栏并电话邀请优秀业务员进行报告。 f.报告会开始了，秘书主持了报告会。先由总经理进行致辞，后有公司三位优秀

员工进行演讲，发表心得后报告会圆满落幕。 g.秘书整理完材料后，向总经理进行了汇报，总经理表示非常的满意。最后乔秘

书将所有文书材料进行了归档。

（2） 内容 要求 1. 发文、收文、文件管理、立卷归档 2. 文件的收发、登记和分送 3. 文件的拟办、批办、承办和催办 4. 文件的拟写、校对、审核、签发、缮印、校对和用印 5. 会议、汇报、电话的记录和整理 6. 文件材料的平时归卷，提供借阅与保管，文件材料的系统整理、编目和归档工作 7. 处理群众来信；为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作 1. 必须及时准备、确保质量、实事求是，注重时效，加强统一管理 2. 确保国家机密的安全性、精简文件、反对官僚主义的文牍主义

（3）文书种类 a.通用文书 目前我国通用的国家行政机关公文共有13种： 命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。 另外还有其他通用文书类型： 计划；总结；简报；讲话稿。 b.商务文书 商务文书的类型风味很多种，其中有： 综合报告文书，专项报告文书，商务协约稳住，商务告启类文书涉外类商务文书及经济诉讼文书等。 常见的商务文书有： 协议书；招标书；投标书；可行性研究报告；企业简介等。

三、 商务文书技能训练 1. 实训安排： 实训目的 1. 掌握商务文书的写作格式及注意事项

2. 掌握商务文书写作的要求 实训要求 1. 商务文书格式正确，措辞恰当

2. 在规定的时间内完成 特别说明 1. 注意内容的结构

2. 根据给定的材料来完成 2. 操作规范 内容 操作标准 基本要求 注意事项 标题 1. 标题结构合理 2. 文种正确 标题可以只写文种，或者是内容+文种 不同的商务文书之间内容与格式有差异较大 正文 1. 开头，注意开

头与结尾的格式要求 2. 主体，正文的主体要求有层次地将主要内容陈述清楚 1. 协议书开头的部分写明立约的依据、目的、缘由等；主体部分写明约定的内容。结尾部分的主要内容有：协议书的份数、保存人或单位、有效期限和违约责任、签署、单位名称、代表人的姓名、加盖印章 2. 投标书前言概括说明投标方名称，投标方的基本情况，投标的方针、目标机中标后的承诺等内容；主体要写明投标项目具体内容和指标，实现指标的具体措施及其他要说明的应标条件和事情；落款包括投标者、投标书制法的日期和投标者通信方式 3. 场景演练

题目： 你所在的新创广告，近期要给员工提供一次别开生面的业务培

训，经理让你草拟此次业务培训计划，经理只是提供给你一个要求，就是计划 书里面要邀请公司内部骨干做报告，其余的有你设想，但一定要突出新颖别致而且能让员工真正学到东西。请以小组为单位，分角色，将整个公文处理的过程演示出来。 （1）剧本 a.总经理将秘书叫到了办公室布置了任务。 b.秘书写了业务培训计划后交给了总经理过目无误后批准了秘书去开展培训。 c.秘书首先电话邀请了公司骨干，再邀请了人力资源部部长为员工进行培训 d.秘书在培训会当天，首先布置了会场，然后主持培训会，由部长进行了主要培

训，开展了“角色互换”的趣味游戏，让各位业务员充分理解顾客的心理与需求。并了解了各位员工的培训感想，员工们表示这次培训十分有意义，学到很多。 e.秘书向总经理报告了本次培训会的情况，总经理表示十分满意。 f.秘书对所有文件进行了归档。 （2）商务文书写作要素 a.主旨 所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。 在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。 b.材料 好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。 在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。 c.结构 另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。 在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。 d.语言 如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。 在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。 （3）商务文书写作的作用 商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。 《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。 从另一个角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。