当前位置：文档之家 › 来访客人接待流程

来访客人接待流程

  • 格式：doc
  • 大小：281.50 KB
  • 文档页数：6

文件编号： 版本: A 日期：2015-05-06 页码 1 of 6
来访客人接待流程
编 制 者
评 审 文 件
质量管理体系审核
批 准
文件编号： 版本: A 日期：2015-05-06 页码 2 of 6
版本 日期 修改信息 备注
A 2015-05-06 初始版本
文件编号： 版本: A 日期：2015-05-06 页码 3 of 6
来访客人接待流程
1目的
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、 厉行节约、对口接待，严
格标准，统一管理”的原则，加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，特制定此项标准，由海外销售
中心、国内销售中心及市场中心执行并遵守。

2范围

本流程适用于市场中心及各销售区域，客户来访的登记、接待、及接待费用报销等。
3职责
3.1海外销售中心、国内销售中心、市场中心
 业务员：负责客户来访申请并填写《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》及“客
户资料”，申请审批通过后，负责客户接待工作及提交电子版《客户来访总结报告》；
 市场中心CRM专员：对《客户来访接待申请表》及电子版《客户来访总结报告》进行存档。
3.2财务部：负责客户来访接待费用报销单的审核及报销工作。
3.2人事行政部：负责客户来访接待工作的行政准备。

4程序
4.1客户来访的申请
4.1.1业务员收到客户访问需求，填写《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》及“客户
资料”，就客户情况、来访人数、来访目的、接待人员、谈判级别、行程安排、用车情况、用餐预
算、宴请情况等做详细说明。（注：客户来访时用餐费用预算标准为每人每餐30至50元，供参考）
4.2客户来访的审批
4.2.1业务员将填写好的《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》及“客户资料”交大区
经理、市场总监、销售总监及总经理审批。申请审批通过后，即可展开以下客户来访接待工作。
4.3客户来访实施
4.3.1客户来访前的准备工作
 客户来访如需行政类准备的，业务员需将审批通过后的申请表复印1份，在客户来访前一星期交
至前台，以便行政部门做客户欢迎标语、用车等行政准备等。
 业务员依照《客户来访接待申请表》附《客户接待日程安排与计划》上的相关信息进行准备工作：
a. 及时向市场推广部和人事行政部转报来访客户迎接横幅及水牌制做，会场安排要求，水牌和横

b. 向市场推广部递交来访客户讲解内容要求及来访客户确切的单位名称、人数和职位，沟通
安排演示或培训事宜等。
c. 主动电话邀请出席接见的各部门领导及技术人员，保证出席人员的正常到场。
d. 需要公司派车的提前到行政部门填写用车申请。
e. 到财务借款及领用礼品。
f. 需要安排住宿的提前订好酒店，预订好用餐地点后，第一时间内告知我司陪同人员并安排用餐
文件编号： 版本: A 日期：2015-05-06 页码 4 of 6
当天的用车。
4.3.2客户到访后的具体接待工作
4.3.2.1客户到达公司后，在前台处的《超思访客登记表》上做登记并留下名片，前台人员核实
留档的《客户来访接待申请表》，若与留存信息相符，便联系相关的接待人员。接待人员与客
户进行会谈，会谈结束后拍照留念，随即接待人员引领客户到我办公区和工厂进行参观，参观
结束后赠送客户礼物表示感谢，送客户离开，接待结束。
4.3.2.2如果出现计划外客人来访，除进行访客登记外，涉及海外销售中心、国内销售中心、市场
中心、客户服务部的客户，需通报主管副总和总经理。接待业务人员后应补《客户来访接待申
请表》审批手续，附电子版《客户来访总结报告》提交至市场中心CRM存档。
4.3.2.3接待礼仪
1、仪表：面容清洁、衣着得体。结束后赠送客户礼物表示感谢，送客户安全离开，接待结束。
2、举止：稳重端庄、从容大方。
3、言语：语气温和、礼貌文雅。
4、态度：诚恳热情、不卑不亢。
5、迎接客户时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口，接待人员引见介绍主宾时，要注意
顺序。
6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说
“这边请”。
8、上楼梯时：要告诉客户上几楼，让客人先上、先下。
9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主任，先领导，后同事。
10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁、招手待客人远去，方可离开。
4.3.2.4接待注意事项
1
2
3、接待人员在接客户来公司时，出发前应电话告知相关领导，提前做好接待准备。
4、公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去演示厅
了解来访客户的各项需求和疑问，并及时给予协调或解决。
5、客户临走时，接待人员需提前十分钟通知司机把车开到公司门口待命，不可出现
客户等车的现象。
6、对下午来公司参观的客户，应尽量让其在中午午餐后稍做休息再来公司，或提前
备些速溶咖啡或茶水。
7、业务员为客户预定返程的火车或飞机票。
8、接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议、要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情
况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合应向参观人员说明。
文件编号： 版本: A 日期：2015-05-06 页码 5 of 6
4.3.3客户来访总结
4.3.3.1客户来访总结只适用于以非验货为目的的客户拜访：客户访问结束后，业务员需在24小时之
内撰写电子版《客户来访总结报告》，邮件发送至市场中心CRM专员、市场总监、销售总监、
主管副总及总经理。
（注：《客户来访总结报告》需附有客户来访时的情景照片。）
4.3.4市场中心CRM专员确认
 若以验货为目的的客户来访：业务员持《客户来访接待申请表》原件到市场中心CRM专员处签字
确认即可。
 若以非验货为目的的客户来访：业务员持《客户来访接待申请表》原件附《客户接待日程安排与
计划》到主管总监处签字确认计划完成情况，并在《客户接待日程安排与计划》的表单上明确可
报销比例，然后再持以上表单到市场中心CRM专员处，市场中心CRM专员需确认其收到附有电子
版《客户来访总结》表单的邮件后，才予以签字确认。（注：CRM专员只留存复印件）
 市场中心CRM专员签字确认后，业务员持《客户来访接待申请表》原件交予财务报销用餐接待费
用。
4.4客户来访接待用餐费用报销
4.4.1 业务员填写《费用报销单》，持用餐发票及《客户来访接待申请表》和主管总监已签字确认的《客户接
待日程安排与计划》到财务部办理报销。
4.4.2 财务部在审核业务人员因客户来访而产生的招待费用时，见本文4.2条规定的审批领导签字以及4.3.4
条款中“CRM专员备档”签字确认后，方办理报销手续，否则，不予以办理。
4.5客户来访情况统计
4.5.1 市场中心CRM专员将客户来访信息做统一整理并登记在《客户来访情况汇总表》，于每周一将此表
发至市场总监、销售总监、主管副总和总经理处。
4.5.2行政前台处将《超思访客登记表》及名片整理汇总，于每周一将汇总后的信息CRM专员处备案。

5相关文件
无
6质量记录
6.1《客户来访接待申请表》 BD-GM-26
6.2《客户来访情况汇总表》 BD-GM-27
6.3《客户来访总结报告》 BD-GM-41
6.45《超思访客登记表》
文件编号： 版本: A 日期：2015-05-06 页码 6 of 6
7.流程图
7.1客户来访登记流程图

合集下载

会议接待工作内容

会议接待工作内容

会议接待工作内容
会议接待工作是指为来访客人提供良好的接待服务，确保会议顺利进行的一项重要工作。

会议接待工作内容包括接待准备、接待流程、接待礼仪等方面。

下面将详细介绍会议接待工作的具体内容。

一、接待准备。

1. 会议场地准备，提前确认会议场地，确保会场布置整洁、设施完善。

2. 客房安排，为来宾预订好住宿，确保住宿环境舒适。

3. 餐饮安排，根据来宾人数预订餐厅，提前安排好用餐时间和菜单。

4. 交通接待，协调好来宾的交通接送事宜，确保来宾顺利到达会议现场。

二、接待流程。

1. 接待礼仪，端正态度，微笑迎宾，礼貌用语不可或缺。

2. 注重细节，及时为来宾提供所需信息，协助解决各种问题。

3. 安排会议日程，根据会议安排，做好来宾的日程安排，确保会议进程顺利。

4. 沟通协调，与各部门做好沟通协调工作，确保会议各项安排顺利进行。

三、接待礼仪。

1. 着装得体，穿着整洁、得体，展现出专业形象。

2. 言谈举止，言谈举止得体，不轻易谈论敏感话题，保持礼貌。

3. 热情周到，以热情、周到的态度为来宾提供服务，让来宾感受到宾至如归的温暖。

4. 灵活应变，对突发情况能够灵活应对，做出适当安排。

综上所述，会议接待工作内容包括接待准备、接待流程、接待礼仪等方面。

只有做好这些工作，才能为来宾提供优质的接待服务，确保会议顺利进行。

希望全体工作人员能够严格按照要求，认真负责地完成会议接待工作，展现出公司良好的形象，为公司发展做出积极贡献。

与对方对接来访接待流程

与对方对接来访接待流程

与对方对接来访接待流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。

文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by theeditor. I hope that after you download them,they can help yousolve practical problems. The document can be customized andmodified after downloading,please adjust and use it according toactual needs, thank you!In addition, our shop provides you with various types ofpractical materials,such as educational essays, diaryappreciation,sentence excerpts,ancient poems,classic articles,topic composition,work summary,word parsing,copy excerpts,other materials and so on,want to know different data formats andwriting methods,please pay attention!来访接待流程。

1. 来访预约。

来访方通过电话、邮件、微信等方式提出预约申请，提供来访时间、人数、来访目的等信息。

公司接待流程及标准

公司接待流程及标准

公司接待流程及标准公司接待流程及标准1. 接待流程1.1 到访通知接待人员应及时获知客户或访客的来访信息，并在到访前适时通知相关部门或个人。

1.2 接待准备接待人员应提前对接待区域进行布置，并保持整洁。

同时，根据来访人员的身份和目的，准备相应的资料、礼品或饮食等。

1.3 接待接待人员当客户或访客到达公司时，接待人员应亲切地迎接他们，并准确确认身份和来访目的。

1.4 提供导引接待人员应向客户或访客提供相关导引信息，包括前台、会议室、办公区域等。

1.5 提供服务根据客户或访客的需求，接待人员应提供相应的服务，包括饮食安排、文件复印、接待陪同等。

1.6 向相关部门或人员通知接待人员应及时将客户或访客的到访信息通知到相关部门或个人，并协助后续工作的进行。

1.7 反馈及记录2. 接待标准2.1 保持礼仪接待人员应穿着整齐、得体，并保持良好的仪容仪表，给客户或访客留下良好的印象。

2.2 语言表达接待人员应用礼貌、准确的语言与客户或访客进行沟通，避免使用粗俗、歧视性或难以理解的词语。

2.3 主动沟通接待人员应主动与客户或访客进行沟通，了解他们的需求，并提供相应的帮助与服务。

2.4 积极解决问题如果客户或访客提出问题或投诉，接待人员应积极倾听，并采取适当的措施解决问题，确保客户或访客的满意度。

2.5 保护信息安全接待人员应严格保护客户或访客提供的信息，并遵守公司的信息安全规定，防止信息泄露。

2.6 文明礼仪接待人员应遵守社会公德，礼让他人，并确保接待区域的环境整洁。

附件：1. 接待流程示意图2. 接待区域布置标准3. 接待人员培训手册法律名词及注释：1. 客户：指与公司进行业务合作或购买公司产品的个人或组织。

2. 访客：指来访公司进行考察、参观或商务洽谈等非业务合作的个人或组织。

酒店入住接待流程访客登记流程访客登记

酒店入住接待流程访客登记流程访客登记

职位任务- Task7入住接待1.问候与招呼面带微笑, 目光注视客人●问候客人●同时接待多位客人时, 可用微笑、点头向客人示意或使用敬语●同时接待多位客人时，可用微笑、点头向客人示意或使用敬语-从知道客人的姓名开始, 用姓氏称呼客人“先生/小姐, 您好”-“您好！请稍等”-“您好！请稍等”2.确认客人预定●询问客人是否有预定●PMS系统中查询有预定的客人信息●复述/核对预定信息●询问客人是否有**来宾卡●向非**会员客人推荐来宾卡“先生/小姐, 请问您有预定吗？”-注意预定代理客人姓名和实际入住客人姓名-“请问您是**会员吗？”-若来宾会员未带来宾卡应与客人确认来宾卡号3.读取或输入客人信息●询问客人入住人数●请客人出示证件A、请非会员客人出示身份证件B、请会员出示身份证件和来宾卡●核对证件A、查看证件有效期B、核算客人证件信息是否与本人外貌相符C、查看客人证件照片与本人是否相像D、核对是否为通缉协查人员●读取或输入客人信息●扫描客人身份证件-必须做到按实际入住人数登记-若客人有亲友陪同办理入住, 除非拟定该客人的亲友不进房间, 否则必须规定客人的亲友办理访客登记酒店接受的身份证明有: 身份证、驾驶证、军人证、护照、通行证-如年龄、性别-若证件与本人不符, 则向客人询问清楚, 确认无误后方可入住-若是通缉协查人员, 则为客人正常办理入住后及时报告上级-身份证阅读器只能读取二代身份证的信息, 若遇其他证件需手工输入客人信息-读取会员客人信息时, 先读取来宾卡, 再读取身份证件-读取会员客人信息时，先读取来宾卡，再读取身份证件入住接待（续）4.打印《临时住宿登记表》●选择客人所需的房型、房价和入住天数●分派干净的空房（VC）●检查信息是否录入完整●打印《临时住宿登记表》●请客人在《临时住宿登记表》上签字确认●接待外宾须填写《境外人员临时住宿登记表》“M先生/小姐, 请署名”“M先生/小姐，请署名”若客人需要无烟房, 前台应尽量安排客人进无烟房-《境外人员临时住宿登记表》须有外宾签字5.收取预付款●确认预收数额: 房价*入住天数（向上百元取整）+100元●询问客人预付方式●接受预付款A、钞票预付: 须唱收唱付,且验明钱币真伪信用卡预授: 查看信用卡的有效性；在POS机上申请信用卡预授；请客人在预授权凭证上签字●预付款输入PMS系统●打印《预收款收据》由公司付费的客人, 根据接待文献所列付费项目, 决定是否收取预付款-信用卡预授记录在PMS系统中, 只做记录不作为入帐若客人使用借记卡支付, 建议为客人预结1-2天的房费, 尽量避免因客人提前离店导致退还预付款的情况《预收款收据》一式两联:白联——财务红联——客人-预收款如需作废, 前台应将《预收款收据》的两联合订, 注明“作废”字样后,随作废帐单表一起入封包交财务-预收款如需作废，前台应将《预收款收据》的两联合订，注明“作废”字样后，随作废帐单表一起入封包交财务入住接待（续）6.制作房卡钥匙●用电子门卡系统制作房卡●填写《**快捷酒店房卡（套）》房号-只为住宿登记的客人发放房卡-补发房卡时, 须核对客人姓名和身份, 并收取补办费用人民币10元-适时地向客人推荐早餐7.递交住店资料整理住店资料:房卡和房卡套预收款收据（红联）客人证件早餐券和其他单据●双手递交客人“M先生/小姐, 这是您的证件和房卡, 请拿好”“M先生/小姐，这是您的证件和房卡，请拿好”语言亲切, 面带微笑, 目光正视8.向客人道别礼貌道别, 同时指引电梯或房间方向“电梯在您的…, 再见”“电梯在您的…，再见”9.整理入住登记信息●完整输入客人登记信息, 上传发送单据放入客账袋:临时住宿登记表（红联）散客预定单预授权凭证杂项转账单（红联）-按规定及时输入《公安部旅客信息登记系统》-将预收款收据等其他单据放在指定地点-对客人在入住时提出的相关规定要及时记录和贯彻入住接待（续）10.协议散客上门入住●按正常手续办理入住●在PMS系统中查询协议公司名称、协议有效期●协议确认有效, 按门市价办理入住A、拟定协议价格:B、协议公司补发传真确认客人身份C、协议客人无法提供公司订房传真, 前台保存客人公司名片原件●协议客人无法当场提供名片,由前厅经理/副理给予相应协议价格, 并由店长或运营经理在客人《临时住宿登记表》上签字确认●更改PMS中客人房价为协议价格协议传真须有协议公司公章或使用品有协议公司昂首的信纸, 传真与《临时住宿登记表》合订保存-名片与《临时住宿登记表》合订保存11.航空卡客人上门入住●入住时, 客人出示航空卡●前台选择客源后, 将客人的航空卡类、卡号输入PMS系统●给予客人相应的折扣价格, 并按正常的手续办理●给予客人相应的折扣价格，并按正常的手续办理-客人必须在入住时出示航空卡才干享受折扣优惠-客源选择“航空卡”, 卡类选择航空卡所属航空公司,如“深圳航空”-各航空的折扣优惠系统自动生成12.客人代付●填写《客人代付凭证》●代付客人签字确认●PMS系统记录信息客人代付凭证一式两联:白联——被支付人客账袋绿联——支付人客账袋访客登记1.问候与招呼•积极问候客人2.查询核对•接受来访者提供的住店客人信息, 与PMS系统核对住店客人姓名•请来访者出示证件•电话征询住店客人的意见-假如没有此住店客人或客人事先规定提供保密, 应当婉言拒绝访客者-前台不可让送外卖人员直接去客人房间, 建议安排人员陪同或让客人至大堂拿取-前台不可让送外卖人员直接去客人房间，建议安排人员陪同或让客人至大堂拿取3.办理访客登记手续•请来访者填写《酒店访客登记单》核对证件和填写信息A、查看证件真伪及有效期B、核算客人证件信息是否与本人外貌相符C、查看客人证件照片与本人是否相像D、核对是否为通缉协查人员E、核对《酒店访客登记单》上的信息与证件信息是否一致•根据本地公安规定, 扫描上传访客证件•提醒客人访客时间, 晚上11点后, 在大堂接待访客。