公文格式排版中的字体要求
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公文格式排版中的字体要求
目前我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般
为:
公文纸一般采用国内通用的16开型,推荐采用国际标
准A4型,供张贴的公文用纸幅度面尺寸,可根据实际需要
确定。
保密等级字体:一般用3号或4号黑体
紧急程度字体:字体和字号与保密等级相同(3号或4
号黑体)
文头的字体:大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字
套色(一般为红)
发文字号的字体:一般采用3号或4号仿宋体
签发人的字体:字体字号与发文字号相同(3号或4号
仿宋体)
标题的字体:字体一般宋体、黑体,字号要大于正文的
字号。
主送机关的字体:一般采用3号或4号仿宋体
正文的字体:常用3号或4号仿宋体
附件的字体:常用3号或4号仿宋体
作者的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)
日期的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)
注释的字体:小于正文的的4号或小4号仿宋体
主题词的字体:常用3号或4号黑体
抄送机关的字体:与正文的字体字号相同(常用3号或
4号仿宋体)或小一号的文字
印发说明的字体:与抄送机关的字体字号相同(常用3
号或4号仿宋体)或小一号的文字
附:
应用Word 进行机关公文排版
在公文缮制中,公文格式是由国家标准《国家行政机关
公文格式》(GB/T 9704—1999)来加以规范的,此标准对
国家机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排
列顺序和标识规则有着详细的规定。
1、页面设置
启动Word 2000后,选择‚文件‛菜单中的‚页面设置‛
命令,打开‚页面设置‛对话框,可进行以下设置:
(1)设定版心
国标GB/T 9704—1999要求公文用纸采用GB/T 148
中规定的A4型纸,其幅面尺寸为:210mm×297mm,公文用
纸天头(上白边)为:37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)
为:28mm±1mm,版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)。
设定:选定‚纸型‛标签,‚纸型‛选A4,‚方向‛选‚纵
向‛。然后选定‚页边距‛标签,根据上述数据要求,可算
出页边距尺寸为:‚上‛ 设定数值为3.7厘米,‚下‛ 设定
数值为3.5厘米,‚左‛ 设定数值为2.8厘米,‚右‛ 设定
数值为2.6厘米,‚装订线‛ 设定数值为0厘米。按此数值
设定即可实现版心尺寸156mm×225mm(不含页码)。
(2)设定页脚
国标GB/T 9704—1999规定公文排版页码‚用4号半
角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左
右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码
居右空1字,双页码居左空1字。‛
设定:打开‚页面设置‛对话框,选定‚页边距‛标签,
‚距边距??页脚‛设定数值为3厘米,可实现一字线距版心
下边缘7mm。
选定‚版式‛标签, ‚页眉和页脚‛选‚奇偶页不同‛,
可实现单、双页码分置左右。‚节的起始位置‛选‚新建页‛,
‚垂直对齐方式‛选‚顶端‛。
(3)设定每页行数与每页字数
国标GB/T 9704—1999规定公文排版每页排22行,每
行排28个字。
设定:打开‚页面设置‛对话框,选定‚文档网格‛标
签,选择‚指定行网格和字符网格‛,不选择‚不改变字符
跨度‛,‚每行 个字符‛设为28,‚每页 行‛设为22,
‚档数‛用默认值1,‚文字排列‛选‚横排‛,‚应用于‛选
‚整篇文档‛。
以上设置全部完成后,点击页面设置对话框左下角的
‚默认‛按纽(见右图),出现选择性提示:‚是否更改页面
的默认设置?此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档‛
(见下图),点击‚是(Y)‛,保存所有更改设置,则以后建
立新文档时,上述设置将以默认值出现,
每次建立新文档时将不必再重新设置。
4.字体设置
GB/T 9704—1999规定公文‚正文用3号仿宋字,文中
如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字‛。
设定:选择‚格式‛菜单中的‚字体‛命令,打开‚字
体‛对话框。选定‚字体‛标签,‚中文字体‛选‚仿宋_
GB3212‛,‚字形‛选‚常规‛,‚字号‛选‚3号‛,其他设置
不变。点击对话框左下角‚默认‛按纽,将上述设置保存为
默认值。此默认值为文档正文默认值,标题可在文字录入过
程中另行设定。
5.插入页码
国标GB/T 9704—1999规定公文排版页码‚用4号半
角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行,数码左
右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码
居右空1字,双页码居左空1字。‛
设定:选择‚插入‛菜单中的‚页码‛命令,打开‚页
码‛对话框,其中‚位置‛选‚页面底端(页脚)‛,‚对齐
方式‛选‚外侧‛,若第一页需要显示页码则选择‚首页显
示页码‛,点击‚确定‛,则在页脚位置出现页码,其中单页
页码居右,双页页码居左。
在文档第一页双击页码,页码数字所在文字框生效,选
中页码数字,选定字号为‚4号‛,在汉字输入状态输入‚-
1-‛,然后选择‚格式‛菜单中的‚段落‛命令,打开‚段
落‛对话框,选定‚缩进和间距‛标签,‚缩进右‛设为‚1
字符‛,点击‚确定‛,关闭‚页眉和页脚‛回到文本编辑状
态,即完成单页页码设定。
在文档第二页双击页码,页码数字所在文字框生效,选
中页码数字,选定字号为‚4号‛,在汉字输入状态输入‚-
2-‛,然后选择‚格式‛菜单中的‚段落‛命令,打开‚段
落‛对话框,选定‚缩进和间距‛标签,‚缩进左‛设为‚1
字符‛,点击‚确定‛,关闭‚页眉和页脚‛回到文本编辑状
态,即完成双页页码设定。
6.成文日期的输入
国标GB/T 9704—1999规定‚用汉字将年、月、日标
全;‘零’写为‘○’‛。这里所说的‘○’即不是键盘上的
数字‚0‛,也不是英文字母‚O‛。‘○’可通过下述方法输
入:
方法一:选择‚插入‛菜单中的‚日期和时间‛命令,
打开‚日期和时间‛对话框,对话框里有多种时间和日期的
表达式,其中便有GB/T 9704—1999所规定的日期表达式,
选中后点击‚确定‛即可。
方法二:使用‚智能ABC输入法‛,如输入 ‚i2001‛,
按空格键,则输入的即为‚二○○一‛。若想输入‚二○○
一年十二月十一日‛,可直接输入‚i2001ns2ys1r‛,再按空
格键即可。
总之,公文排版有许多技巧与方法,公文缮制者既要有
强烈的责任心,同时还要掌握公文排版技巧,只有这样才能
作好公文缮制工作。