进出口业务单证档案管理制度1-

进出口业务管理办法

2 进出口业务管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范公司进出口业务，保障生产经营活动的正常运行，根据国家有关法律法规和企业内部控制规范的要求，结合公司的实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法中的进出口业务包括货物进口业务、货物出口业务、外汇业务、出口退税业务和信息安全等业务。

第二章 进出口业务管理职责

第三条 公司进出口业务由采购部、销售部、总经理办公室、财务部、计划调度部、人力资源部及安保部共同管理。

第四条 各部门管理职责

（一）采购部负责公司的进口采购业务，负责进口单证的保管，主管采购部的业务副总负责进口事项。

（二）销售部负责公司的货物出口业务，负责出口单证的保管以及退税申请，主管销售部的副总负责公司的出口业务。

（三）总经理办公室负责公司进出口业务合同法律审查，公司信息系统安全及用印管理工作。

（四）财务部负责进口付汇，出口收汇，外汇核销及出口退税工作，负责进出业务的内审工作。

（五）计划调度部负责生产计划安排及协调，同时负责库房的管理及产品的运输。

（六）人力资源部负责进出口业务的培训工作。

（七）安保部负责公司财产安全工作。

第三章 进口业务管理

第五条 采购部负责公司在海关的注册登记工作。公司信息有变动时，要及时到海关进行相关的变更工作，保证公司在海关的注册登记内容与实际相符。

第六条 采购部按照《供应商评估程序》来确定合格供应商，并在建立的合格供应商名单中选择国外进口商。在筛选供应商时要对其进行全面评估，包括对其守法合规和贸易安全的评估。进口货物前要按照公司的相关规定，签订采购合同。

3 第七条 进口货物涉及进口许可证的，采购部需事先办妥有关手续，并领取许可证后，方可组织货物进口。

第八条 公司委托报关企业进行进口货物的报关工作。在委托申报前由负责进口的采购员对进口单证涉及的价格、归类、原产地、数量、品名、规格等内容的真实性、准确性和规范性进行审核。单证到达报关公司后，由报关公司对进口单证的一致性、规范性等进行复核。发现问题及时反馈给国外出口商和运输商，及时更正。

1 目 录

第一章 总则 ................................................. 1

第二章 管理原则和方法 ....................................... 1

第三章 归档范围 ............................................. 2

第四章 档案的整理和归档 ..................................... 5

第五章 保管期限 ............................................. 6

第六章 附则 ................................................. 6

附件 ....................................................... 7

1 第一章 总则

第一条 为进一步规范国际业务档案管理，保证国际业务档案的安全和完整，依据国家外汇管理局及XXX银行（以下简称本行）《XXX银行行政办公管理制度》等相关规定，特制订本办法。

第二条 本办法所称国际业务包括国际结算业务和国际贸易融资业务，其中国际结算业务包括但不限于：出口信用证、出口托收、进口代收、汇款等业务；国际贸易融资业务包括：进口信用证、进口信用证项下押汇、汇出汇款融资、出口信用证项下押汇、出口发票融资、对外担保等业务。

第三条 本办法所称国际业务档案，是指在办理国际结算及国际贸易融资业务过程中形成的具有凭证依据作用和参考利用价值的专业技术材料的总称，是XXX银行档案的重要组成部分。

第四条 本办法适用于总行贸易金融部及总行授权开办外汇业务的异地分支行。

第二章 管理原则

第五条 国际结算业务档案实行统一领导、分级管理的原则，各国际业务经办行形成的档案资料，应按照业务办理程序及时、规范、全面收集整理，逐步实现综合管理。

进出口单证复核或者纠错旳制度

1目旳

为了规范进出口业务单证管理，及时发现单证错误及时进行单证纠错，减少企业损失。

2范围

合用于我司进出口业务单证复核纠错管理。

3 报关作业流程

业务承接 → 初审单据 → 复审单据 → 部门经理审批 初审人 复审人 →签订协议 → 填进出口单证 → 接单、审单→ 加盖公章 责任报关员→ 电子报关 → 报捡申报、报关申报 → 责任报关员→办理纳税事宜 → 验货放行 → 办理提货手续→ 责任报关员→ 财务结算 → 审核签章→ 申领结汇、退税用进出口单证→ 责任出纳 总经理 责任报关员 → 单证装订成册→单证存档 单证管理人员 业务人员

4进出口单证初审、复核、纠错操作规程

4.1 在申报前由国际业务部、进口部人员分别对出口、进口单证波及旳价格、归类、原产地、数量、品名、规格等内容旳真实性、精确性和规范性进行内部复核。

4.2 进出口单证初审、复审应掌握旳三原则：一是符合海关进出口单证填制规范旳规定；二是客观反应进出口货品实际；三是客观反应进出口贸易性质。

4.3 审核填制旳进出口单证应抓住重点，紧紧围绕波及许可证、贸易方式、征免性质等，对所填数据进行合法性和逻辑性综合审核。

4.4 审核立案号、许可证号、协议协议号、提运单号、同意文号、随附单据与否对旳。

4.5 审核经营单位、收/发货单位、申报单位与否对旳。

4.6 审核进/出口日期、进/出口口岸与否对旳。

4.7 审核运送方式、运送工具名称、集装箱号与否精确。

4.8 审核进口货品旳起运国（地区）、原产地、境内目旳地、装货港和出口货品旳运抵国（地区）、境内货源地、指运港、最终目旳国与否对旳。

4.9 审核贸易方式（监管方式）、征免性质、征税比例/结汇方式、征免与否精确。

4.10 审核成交方式、运费、保费、杂费单价、总价、币制与否合理。

4.11 审核申报货品毛重、净重、件数、包装种类、标识唛码及备注与否对旳。

单证员工作制度是指在对外贸易结算业务中，买卖双方凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。随着外贸行业持证上岗制度实施力度的逐步加强，外贸从业资格证书正受到越来越多用人单位与求职者的认可，市场上对外贸人才的要求也越来越高。首先表现在对传统外贸岗位从业技能要求的提高：不仅要能掌握最新的专业知识，同时需持有国家颁发的资格证书。

一、单证员主要工作内容如下：

1. 负责进出口相关单证的制作、管理及信用证审核：单证员需要根据贸易合同和信用证的要求，制作、审核和整理各种进出口单证，如商业发票、装箱单、提单、保险单等，确保单证的准确性和完整性。

2. 收集和整理各种单证，完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理，并进行基础数据录入和归档：单证员需要对各种单证进行归类、整理和归档，以便于日后的查询和核对。同时，还需要对送货单、订单、提单等进行核对，确保单据的准确性和一致性。

3. 跟踪每票货物的送货情况，统计核对相关数据：单证员需要了解货物的运输进度，及时跟踪货物的送货情况，并统计核对相关数据，以确保货物的交付和运输过程顺利进行。

4. 及时准确与货代公司联系装箱，送仓工作：单证员需要与货代公司保持良好的沟通和协调，及时准确地完成货物的装箱和送仓工作，确保货物按时交付。

5. 在整个过程中，完成与业务员、跟单员以及客户、货代各方面的协调工作：单证员需要与业务员、跟单员等内部团队密切合作，共同完成进出口业务的各个环节。同时，还需要与客户、货代等外部方面进行沟通协调，确保业务的顺利进行。

6. 协助参与收付汇，外汇核销以及退税的跟踪：单证员需要协助完成收付汇工作，包括办理汇款、审核汇款通知等。同时，还需要跟踪外汇核销和退税的进度，确保资金的正常流动。

7. 完成领导交办的其他工作内容：单证员还需要根据领导的要求，完成其他相关工作任务，如办理证件、处理突发事件等。