公司业务档案管理制度

公司档案管理部门制度1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。

2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须要留存影本。

如为特别案件因业务处置须要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。

3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。

4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

点收文件后，应依下列方法收拾：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

档案分类应视案件内容、部门____、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。

先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

档案分类应力求切合适用。

倘因案件较多，前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。

如案件不多，亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。

同一小类之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷应用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

档号之表现方法如下aa—bbccd—ee，aa为经办部门代号，bb为大类号，cc为小类号。

d为档卷卷次，ee为档案目次。

档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明简要，以能充足表现档案内容性质为原则，且有必定范围，不宜笼统含糊。

各级分类、卷次及目次的编号，均以十进____伯数字表现；其位数应用视案件多寡及增加情况而考虑决议。

档案分类各级名称经断定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用必定次序依次排列，以便查阅。

公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

结案后及时归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。

会议文件由行政收集。

三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

四、归档要求1、档案质量总的要求是。

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

第一章总则第一条为了规范公司业务档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有业务档案的管理，包括但不限于合同、文件、图纸、照片、录音、录像等。

第三条业务档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确，不得篡改、伪造；（二）完整性原则：档案收集要全面，确保档案的完整性；（三）安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；（四）有效性原则：档案利用要高效，提高档案利用效率；（五）保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密。

第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责业务档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等管理工作。

第五条各部门负责人对本部门业务档案的管理工作负总责，具体职责如下：（一）指定专人负责档案管理工作；（二）确保档案收集齐全、准确；（三）按照档案管理制度要求，对档案进行整理、归档；（四）加强对档案的保管，确保档案安全；（五）按照规定及时向档案管理部门移交档案。

第六条公司全体员工应遵守档案管理制度，积极参与档案管理工作。

第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下要求：（一）收集范围：收集与公司业务相关的各类档案；（二）收集时间：档案形成后及时收集；（三）收集方式：通过纸质、电子、声像等多种方式进行收集；（四）收集内容：档案内容应完整、准确、真实。

第八条档案整理应遵循以下要求：（一）分类：按照档案内容、形式、时间等因素进行分类；（二）编号：为每份档案编制统一编号；（三）装订：按照规定格式进行装订；（四）编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、形成时间、内容摘要等信息。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：（一）存放：按照档案类型、等级、密级等进行分类存放，确保档案整齐有序；（二）温湿度：保持档案存放环境的适宜温湿度，防止档案受潮、霉变；（三）安全：采取防火、防盗、防虫蛀等措施，确保档案安全；（四）检查：定期对档案进行检查，发现损坏、丢失等情况及时处理。

第一章总则第一条为加强业务部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于业务部所有档案的管理工作，包括文书档案、项目档案、合同档案、客户档案、财务档案等。

第三条业务部档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、系统，不得随意损毁、丢失或擅自销毁。

2. 准确性原则：档案内容真实、准确，符合实际情况。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。

4. 利用性原则：方便档案的查阅和利用，提高档案的利用率。

第二章档案收集与整理第四条档案收集1. 业务部各部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集档案材料。

2. 档案收集应包括：文件、报表、图表、照片、录音、录像、电子文件等。

3. 档案收集应遵循以下要求：- 完整性：收集的档案材料应完整无缺，不得有遗漏。

- 真实性：收集的档案材料应真实可靠，不得有伪造、篡改。

- 及时性：收集的档案材料应尽快归档，不得延误。

第五条档案整理1. 档案整理应遵循以下原则：- 分类原则：按照档案的性质、内容、形成时间等进行分类。

- 编号原则：对归档的档案进行统一编号，便于查阅和管理。

- 系统性原则：保持档案的系统性，确保档案之间的联系和完整。

2. 档案整理流程：- 分类：将收集到的档案材料按照分类原则进行分类。

- 编号：对分类后的档案进行统一编号。

- 归档：将编号后的档案材料按照归档顺序装入档案盒或档案柜。

- 登记：填写档案登记表，记录档案的名称、编号、数量、存放地点等信息。

第三章档案保管第六条档案保管1. 档案保管应遵循以下要求：- 安全性：采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。

- 保密性：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密。

- 便捷性：便于档案的查阅和利用，提高档案的利用率。

2. 档案保管措施：- 实体档案保管：按照档案的保管要求，选择合适的档案柜或档案室，保持档案的清洁、干燥、防潮、防虫、防尘、防火、防盗。

第一章总则第一条为加强公司业务数据档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有业务数据档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。

第三条公司业务数据档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，防止档案的丢失、损毁和篡改。

2. 准确性原则：确保档案内容的准确性，真实反映业务活动的全过程。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露。

4. 可用性原则：确保档案的利用率，方便查阅和利用。

第二章职责第四条公司档案管理部门负责业务数据档案的管理工作，具体职责如下：1. 制定业务数据档案管理制度和操作规程；2. 组织开展业务数据档案的收集、整理、归档工作；3. 负责业务数据档案的保管、维护和修复；4. 组织开展业务数据档案的鉴定、销毁工作；5. 负责业务数据档案的利用工作，提供查询服务；6. 对业务数据档案管理工作进行检查、监督和考核。

第五条各部门负责本部门业务数据档案的收集、整理和归档工作，具体职责如下：1. 按照规定收集、整理和归档本部门业务数据档案；2. 定期向档案管理部门移交档案；3. 配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作；4. 加强档案保密工作，确保档案信息安全。

第三章收集与整理第六条业务数据档案的收集范围包括：1. 公司各项业务活动的文件、资料、图表、照片等；2. 有关业务活动的会议记录、报告、总结、计划等；3. 有关业务活动的合同、协议、规章制度等；4. 有关业务活动的统计数据、分析报告等。

第七条业务数据档案的整理要求：1. 分类整理：按照业务类别、时间顺序、文件性质等进行分类整理；2. 编号标识：对每份档案进行编号，并标注文件名称、形成时间、归档单位等信息；3. 确保质量：档案内容应完整、准确，格式规范。

第四章保管与维护第八条业务数据档案的保管要求：1. 选择适宜的档案库房，确保库房安全、通风、防潮、防虫、防尘、防磁等；2. 按照档案类别和密级分类存放，并设置明显的标识；3. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

公司档案管理制度范文档案保管制度(一)本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。

(二)存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。

(三)库内配备温湿度计，坚持库内温湿度测量与记录，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

(四)做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。

(五)定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。

(六)建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。

(七)库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。

(八)档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。

档案保密制度(一)档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。

(二)利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。

(三)查阅复制有关____档案材料时，须经分管领导批准。

(四)借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。

(五)不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。

(六)档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。

(七)销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定，报领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。

档案利用制度(一)凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。

(二)外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。

(三)查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。

第一章总则第一条为规范本单位的业务档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局相关规定，结合本单位实际情况，特制定本细则。

第二条本细则适用于本单位所有业务档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。

第三条业务档案是本单位业务活动的真实记录，是维护单位合法权益、提高工作效率的重要依据。

第二章档案收集与整理第四条业务档案的收集范围包括：1. 各部门在工作中形成的文件、资料、报表、图表等；2. 各项业务活动的记录、总结、报告、请示、批复等；3. 各类合同、协议、证明材料等；4. 各类会议记录、录音、录像等。

第五条档案收集要求：1. 及时、完整地收集各类业务档案，确保档案的时效性和准确性；2. 对收集的档案进行分类、编号，建立档案目录；3. 对收集的档案进行初步整理，剔除破损、过时、无关的文件。

第三章档案归档与保管第六条档案归档要求：1. 按照档案分类标准，将档案归入相应的类别；2. 按照档案编号顺序，将档案进行排列；3. 档案归档时，应填写归档登记表，并经档案管理员审核签字。

第七条档案保管要求：1. 档案应存放在安全、干燥、通风、防潮、防尘、防盗、防虫蛀的环境中；2. 档案柜应加锁，并指定专人负责保管；3. 定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理；4. 档案保管期限届满，应按照国家档案局规定办理销毁手续。

第四章档案利用与销毁第八条档案利用要求：1. 严格履行档案查阅手续，未经批准，不得擅自复制、借阅档案；2. 查阅档案时，应爱护档案，不得折叠、涂改、损坏档案；3. 查阅档案应填写查阅登记表，记录查阅内容、时间、地点等信息。

第九条档案销毁要求：1. 档案销毁前，应进行鉴定，确认档案无保存价值；2. 档案销毁应按照国家档案局规定办理审批手续；3. 档案销毁时，应由两名以上人员在场监销，确保档案安全销毁。

第五章附则第十条本细则由本单位档案管理部门负责解释。

公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。

到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。

公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。

1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。

1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。

1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。

1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。

1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。

2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。

■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。

■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。

■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。

■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

公司业务档案规章制度第一章总则第一条为规范公司的业务档案管理，提高办公效率，保障公司的信息安全，制定本规章制度。

第二条公司业务档案管理应当遵循合法、规范、保密的原则，做到规范存储、及时归档、安全保密、便捷检索。

第三条公司业务档案分为电子档案和纸质档案，所有员工都应当遵循本规章制度的相关要求进行管理。

第二章业务档案的管理第四条公司业务档案应当按照业务内容和文件性质进行分类、整理、归档，并建立档案目录和数据库。

第五条公司业务档案的存储应当按照档案保管要求进行，确保档案的完整性和安全性。

第六条公司涉密业务档案应当加密存储，并对查阅权限进行严格管理。

第七条公司业务档案的保管责任人应当定期检查档案的完整性和安全性，并定期备份档案数据。

第八条公司应当建立健全的业务档案管理制度，并进行培训，提高员工的业务档案管理能力。

第九条公司应当配备必要的档案管理设备和工具，并建立档案管理工作流程。

第三章业务档案的利用第十条公司员工在查阅和利用业务档案时应当严格按照权限进行操作，不得私自复制、传输或泄露档案信息。

第十一条公司应当建立业务档案使用登记制度，记录档案的查阅人员和使用情况。

第十二条公司应当提供便捷的档案检索工具和流程，确保员工快速、准确地查阅所需档案。

第十三条公司应当根据业务需要，定期整理和清理业务档案，确保档案的及时更新和归档。

第十四条公司业务档案在法定期限内保管完整，过期档案按照规定进行销毁。

第四章业务档案的安全保密第十五条公司业务档案的安全保密责任人应当严格控制档案的访问权限，避免泄密风险。

第十六条公司业务档案的传输应当采取加密、签名等措施，保障档案的安全性。

第十七条公司应当建立业务档案备份和恢复制度，确保档案数据的安全性和可靠性。

第十八条公司员工应当严格遵守业务档案的保密规定，不得擅自处理、传递或公开档案信息。

第五章业务档案管理的监督与检查第十九条公司应当建立业务档案管理的监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查评估。

第一章总则第一条为加强公司业务档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有业务档案的管理，包括但不限于合同、文件、报告、图纸、录音、录像、电子文件等。

第三条公司业务档案管理工作遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面性、系统性和连续性。

2. 准确性原则：档案内容真实、可靠，反映业务活动的实际情况。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。

4. 有效性原则：提高档案利用率，为业务发展提供有力支持。

第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责业务档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定业务档案管理制度及实施细则。

2. 组织开展业务档案的收集、整理、归档工作。

3. 对业务档案进行鉴定、销毁和统计工作。

4. 提供业务档案的查阅、复制和利用服务。

5. 加强业务档案的安全保卫工作。

第六条各部门应指定专人负责本部门业务档案的管理工作，具体职责如下：1. 按照规定收集、整理和归档本部门业务档案。

2. 定期向档案管理部门报送业务档案清单。

3. 配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作。

4. 对业务档案进行保密，防止泄露。

第三章档案收集与整理第七条业务档案的收集应遵循以下要求：1. 及时性：业务档案应在业务活动结束后及时收集。

2. 完整性：收集的档案应包括所有相关材料，确保档案的完整性。

3. 准确性：收集的档案内容应真实、准确。

第八条业务档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：根据业务档案的性质、内容、形式等进行分类。

2. 编号：对整理好的业务档案进行编号，便于管理和查阅。

3. 编目：编制业务档案目录，包括档案名称、编号、时间、页数等信息。

4. 立卷：将整理好的业务档案装订成卷，卷内文件顺序排列。

第四章档案保管与利用第九条业务档案的保管应遵循以下要求：1. 安全存放：将业务档案存放在安全、干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠的地方。