网络办公创新与改进-综合办
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公文处理方式改进总结
综合办公室
‚网络化办公‛就是结合集团公司现有实际,在广泛吸取社会各界实际操作经验及征求企业内外专业技术人员意见的基础上,不断创新、不断改进,不断完善的辅助办公方案。我们针对网络办公系统实施2个月期间发现的问题,结合网络办公系统实施目标,有针对性地进行持续的改进。具体情况如下:
一、改进前的公文管理现状
在推行网络化办公之前,集团公司所有外部公文、子公司呈批公文都是以纸质文件的形式流转,举例来说:一个请示文件,请示方只能以邮寄方式或人力方式送达纸质文件;文件流转中始终由人工送达,且流经各个环节都需要重复复印;请示方自身无法掌握文件具体在哪一个环节,等等。因此,原先的办公模式存在许多弊端,主要体现在以下方面:一是在制度上不利于现代化信息技术和网络资源的充分利用,与信息和知识经济发展脱节;二是在业务处理速度上,受传统办公模式时间、空间等因素制约;三是限制了企业信息资源的交互作用,容易形成信息孤岛;四是难以进行信息化环境下的动态管理和基于信息联网的创新发展;五是存在人工、资源浪费。
集团公司于6月初正式启动了‚网络化办公‛方案,旨在建立‚节约型‛、‚效率型‛企业,为实现‚无纸化办公‛铺平道路。通过第三季度的运行和实践,不断改进、优化流程,最终形成了一套科学合理、易于掌握、合规高效的‚网络化办公‛系统。在完善企业管理、加快信息流通、提高办事效率和执行力,降低办公成本等方面均有重大突破:
二、改进内容
1、集中管理,统一文件收发系统 建立企业内部文件信息门户,统一文件收发及信息发布平台。通过集中管理,打破信息孤岛,消除信息混乱,加强文件处理的实时督办,提高领导和员工执行力。
2、改进流程,规范文件审批程序
通过改进流程中存在的问题,缩短文件从起草到发布的时间,简化办文程序,规范文件审批。在集团公司原有公文处理模式下,保证引入到办公自动化网络系统当中的公文处理程序最优化、最规范,最容易理解并掌握。
3、优化系统,增强辅助办公功能
进一步开发系统功能,实施并应用公文实时督办、输出统计报表、电子加密等系统辅助功能,减少手工处理业务、简化办公程序,提高人工效率。
4、逐步实现‚无纸化‛,节约办公费用
所有文件从起草、审订、签发、发布全部在网上进行,不同性质的文件,提交不同类别的网络办公程序,逐步取消纸质文件的印发,减少纸、墨等物质的消耗。
三、实施过程
1、针对‚文件集中管理,统一收发‛的原则,我们在原先‚外部公文‛、‚呈批公文‛‚拟印发文‛3个公文处理流程的基础上,增加了‚签报公文‛、‚内部明电‛‚党委公文‛‚会议纪要‛等8个新的公文处理流程,进一步细化文件管理。
2、针对‚改进流程,规范审批程序‛,主要采取了以下改进工作:一是根据实际需要,增加或删除流程节点。对于公文批转的实际操作中,可能出现的误操作或者其它特殊情况下需要进行的特殊处理,新增了‚跳转‛、‚请示‛、‚沟通‛等功能权限,对系统进行补充和完善;二是优化‚审批记录‛模板。通过新增‚打印审批记录‛权限,使得处理人对文件提交的意见、改动、签名信息均可被保存,并可进行打印输出;通过对记录重点内容突出显示,使得打印的内容更加直观、清晰。 3、针对‚优化系统,增强辅助办公功能‛,主要采取了以下改进工作:一是将‚网络化办公‛系统和‚移动短信平台‛、VPN技术相结合。设置当前处理人在1个小时之内未处理当前公文的情况下,发送公文提醒的短信,进行公文督办。突破时间、空间限制的特点,实现非本地办公:在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。二是新开发设计了报表输出功能。选择相应的时间节点和公文类别,系统可自动生成时间节点内某一类或几类公文的全部信息。三是引入‚手写板‛工具,不熟悉键盘输入方法的可利用手写板,和日常在纸上办公时批阅、签署文档一样进行相关操作。四是使用电子加密,加强安全性。领导办公可以与工作的各环节紧密结合,使用动态电子签名认证,保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性,比传统键盘密码更安全、方便。
4、针对‚逐步实现‘无纸化’,节约办公费用‛:一是根据不同人员需要设计不同的下载权限。权限赋予者可将文件下载到电脑里随时查看,然后根据实际需要决定是否打印。二是使用无纸传真系统,将传真图片自动保存到电脑里,根据实际需要决定是否打印,节省纸张,油墨,电费,机器维修保养等费用。
四、取得的成效
1、完善企业管理
‚网络化办公‛通过对各办公要素的闭环整合,实现了工作流、信息流的整合管理,提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台;实现跨部门流程化协同工作,加强业务规范,提升工作效率;加强多层次沟通,实现全员参与,成为塑造企业文化的良好平台。
2、加快信息流通
领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,无任何中间环节。文件处理人的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到其他处理人,便于及时发现问题、解决问题。
3、提高办公效率
减少重复劳动,使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来,同时也能处理流程上多环节的任务。有效协调多部门之间的协同工作问题,实现高效协作办公。领导层能够方便的随时查看分配过的任务、当前处理人及其进度情况,跟踪监督,提高执行效率和力度。具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真,保证正确。
4、降低办公成本
一是减少纸张支出。二是减少耗材和设备维修支出。三是节约交通、邮寄费。一项工作从立项、起草、发文、收文、管理、批示、签阅到执行等,涉及到多个单位、多层机构。各节点处理人都要对文件本身包括不同领导的批注、签阅等内容进行复印备案。‚网络化办公‛可生成文件和审批记录电子版,得以下载保存,相应的纸质文件复印率、办公耗材使用率大大降低。从目前来看,第三季度网上公文共流转了1500多份,一般每份公文需流经1-2个领导审批,2-3个部长阅处,3-4个具体经办人员办理。按照平均每份6页纸来计算,短短3个月内可能已节省纸张达4万余张。
五、结束语
实践证明,‚网络化办公‛不断完善、改进,已经日趋成熟,真正成为上情下达、下情上传的通道。我们本着物尽其用、逐步推广的原则,先后根据不同部门、不同岗位的工作需求,设置了相应的权限,从而使广大工作人员从传统的办公模式中解放出来,极大地提高了工作效率、管理效率。
总之,‚网络化办公‛方案是集团公司把科学发展观与建立节约型企业、效率型企业的理念相结合,把办公管理与现代企业管理制度相结合的产物,是企业管理思想、管理方式的一次创新,是企业的静态管理向动态管理转变的一次飞跃。