企业存货管理方法的探讨
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中国工会财会2009.8笕财会之窗笕
企业存货管理方法的探讨
●王晓颖存
货是指企业在日常经
费活动中持有以备出
售的产成品或商品
,或者为
了出售仍然处在生产过程中
的在产品
,或者将在生产过
程或提供劳务过程中耗用的
材料
、物料等
。具体讲
,存货
主要包括原材料
、在产品
、半
成品
、产成品
、商品以及包装
物
、低值易耗品
、委托代销品
等
。它是反映企业流动资金运作情
况的
“晴雨表
”,往往会成为用来调
节利润
、偷逃国家税费的
“调节
器
”。因为它不仅在企业营运资本
中占很大比重
,而且又是流动性较
差的流动资产
。
存货管理主要包括存货的信息
管理和在此基础上的决策分析
,最
后进行有效控制
,达到存货管理的
最终目的
,提高经济效益
。
不同行业企业的存货管理是不
同的
,下面以港口企业为例
,谈谈自
己对提高存货管理水平的应对措施
和办法
。
一
、加强港口企业存货管理的
意义
港口企业由于其自身的特点
,
资产构成同样有其特殊性
,即资产
配置以固定资产为主
,如
:码头
、泊
位
、大型装卸设备
、堆场
、库场
、房屋
等
,其固定资产所占资产比重较大
,
由于建成投产后所提折旧为固定成
本
,人为因素影响相对较小
,基本为
可预见的
,也是不可控成本
。相对固
定资产来说
,存货所占比重相对较
小
,主要包括
:燃料
、材料
、修理用备
件
、低值易耗品等
,但这部分成本费
用是影响港口企业变动成本的主要
因素
,管理不当或疏于管理会给企
业带来巨大损失
。存货管理的好坏
,
直接关系到企业资金占用水平
、流
动性和使用效率
,是企业管理中不
可忽视的一部分
。
二
、当前存货管理存在问题(一
)、存货的收入
、发出
、结存
缺乏真实记录
在存货领用
、归集
、结转
、记录
等过程中
,人为因素较多
,尤其是年
末一些基层单位为了完成总公司下
达的年初成本
、利润指标
,将实际已
经领用消耗的材料
、备件做假退库
或者推延结算日期又不按规定暂估
入账
,人为降低成本费用
,以达到虚
增利润夸大业绩的目的
,同时
,还可
以为下一年度上级部门下达成本
、
利润指标留有余地
。
(二
)内部控制制度不健全
在材料采购
、验收
、入库等环节
中
,分工不明确
,存在由同一个人完
成采购
、付款
、入库
、出库等全过程
的问题
;基层队私设二级仓库
,账外
账
,严重干扰了存货管理的有序进
行
;没有完备的存货收发制度
,使采
购
、领用工作无章可依
,极容易为弄
虚作假提供暗箱操作
,增加了营私
舞弊的可能性
。
(三
)流动资金占用额高
在存货管理中
,有的由于缺乏
科学管理或者监管体制执行不到
位
,容易造成大量无计划采购
,致使
形成存货库存积压
,导致流动资金
占用额高
,有的企业存货储备要占
到流动资金总额的60%以上
,给企
业资金周转带来很大的困难
。
三
、提高企业存货管理水平的
途径
(一
)、建立完整的存货收发凭
证制度1.存货的购入必须按预算计
划执行
。存货购入时
,物资部门必
须设立专职仓库员
,加强对实物的
管理
。仓管人员根据采购员或业务
员提供的发票账单
,材质证明书认
真清点
,核对数量
(重量
),填写入
库单
,三方
(仓管员
、采购员
、主管
)
签字办理入库手续
。存货管理要严
格执行财务制度规定
,对货已到
达
,但发票未到的存货
,月末应及
时办理暂估入库手续
,使账
、物
、卡
三相符
。
2.要严格采购和申领制度
。对
存货的日常申领填写临时用料申请
单
,申请部门负责人签字后
,经物资
部门计划员审核
、负责人签字后交
采购人员询价
,组织采购
。领料单应
当填明用途
、数量
、名称
、规格
、领用
部门
,一式三份
。经办人
、主管
、仓管
员签字手续齐全方能发货
。
3.要建立严格的存货清查制
度
。由物资部门和财务部门联合组
织对存货进行定期和不定期清查盘
点
,及时处理报废存货
,检查是否存
在账实不符等问题
。
(二
)降低库存
,加速资金周转
1.改进生产工艺
,制定合理存
货采购计划
。鼓励企业职工参与技
术改良和使用先进工艺
,提高设备
使用寿命
,减少设备磨损和备件消
耗
,能修复完好的
,就不要购买
,从
而减少存货购买数量
,降低企业生
产成本
。此外
,计划员要有较高的业
务素质
,对生产工艺流程及设备运
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2009.8中国工会财会笕财会之窗笕
四川省总工会举办2009年度工会财会人员继续教育培训班
。全省各市
州
、产业
、集团
(公司
)工会
,部分区市县
、基层工会以及省总直属企事业单
位财务人员共225人参加培训
。培训班邀请了省财政厅
、四川大学
、省级机
关党校等有关专家学者授课
。四川省总工会财务部/供稿行情况要有充分的了解
,掌握设备
维修
、备件消耗及生产耗用材料情
况
,进而做出科学合理的存货采购
计划
。
2.在保证质量的前提下
,压缩
购入成本
,降低采购价格
。社会化分
工日益细化
,港口企业除了很小一
部分存货来源于自制外
,大部分均
由外部购买
,存货的采购成本则成
为关键环节
。主要包括购买价款
、相
关税费
、运输费
、装卸费
、保险费以
及其他可归属于存货采购成本的费
用
。其中税费
、保险费为不可控因
素
,除此之外
,均应采取货比三家
,
反复比较
,减少中间环节
,节约采购
费用
。大批量
、金额较大的存货采购
可实行政府采购的办法
,要召开物
资采购订货会
,进行招标竞价
,降低
物资采购成本
。
3.采用ABC控制法
,降低存货
库存量
,加速资金周转
。对存货的日
常管理
,可根据存货的重要程度
,将
其分为ABC三种类型
。A类存货品
种占全部存货的10%
—15%
,资金
占存货总额的80%左右
,实行重点
管理
,如大型备品备件等
。B类存货
为一般存货
,品种占全部存货的
20%
—30%
,资金占全部存货总额的
15%左右
,适当控制
,实行日常管理
,
如日常生产消耗用材料等
。C类存货
品种占全部存货的60%
—65%
,资金
占存货总额的5%左右
,进行一般管
理
,如办公用品
、劳保用品等随时都
可以采购
。通过ABC分类后
,抓住
重点存货
,控制一般存货
,从而有效
地控制存货采购和库存总量
。
(三
)、科学管理
,建立健全规章
制度
1.充分利用先进的存货动态
管理模式
,实现存货和资金占用的
信息化管理
。通过成熟的存货管理
软件
,使仓库里全部物料都能一目
了然
。例如
,秦港集团统一使用的
EAM系统
,该系统主要功能是
,将一种物资设定一个编码
,实现了数
据自动统计
、自动分析
。要明晰此物
是从哪个供应商提供的
,是给哪个
订单做准备的
,当时采购了多少
,出
库多少
,最后还结存多少
,通过系统
随时掌握存货变动情况
。利用EAM
系统
,使人
、财
、物
、出
、入
、余
,全方
位科学高效集中管理
,节省了人力
、
物力
,提高了劳动效率和存货信息
的准确度
。
2.要应用套期保债的办法
,规
避市场价格波动风险
。对资源稀缺
、
价格居高不下甚至形成垄断价格的
存货
,可采取替代产品
。随着全球经
济一体化的发展
,国际市场的变幻
直接影响着国内市场行情
,燃料
、配
件等存货的价格也是瞬息万变
。目
前
,在全球金融危机的大背景下
,燃
油价格波动剧烈
,为了保证单机燃
料消耗的稳定
,可以采取套期保值
业务
,规避系统风险
。通过长期价格
趋势的分析
,做好采购计划
,签订长
期合同
。期末
,结合实际发生情况对
比分析
,总结经验
,找出不足
。
3.取消各个作业队的二级仓
库
,对存货实行集中管理
。一些作
业队为了方便维修
,往往提前申领部分备品备件
,随着时间推移或负
责人的更换
,等到设备真的需要更
换备件时
,心中底数不清
,容易造
成重复申领
,形成材料备件的积
压
。取消二级仓库后
,对存货进行
集中管理
,可以有效控制存货的浪
费和流失
。既节省了人力又减少了
占用空间
。
4.物资
、财务两部门要密切配
合
,联合管理
。物资部门和财务部门
协同管理好存货
,是十分重要的
,在
管理上既要分工
,又要协作
。比如年
初
,物资部门根据上年或历史年度
数据
,在分析总结的基础上合理制
定当年存货消耗计划
,然后分解到
每季
、每月甚至每旬并报送财务部
门备案
。财务部门则根据数据统计
,
定期公布各部门
、作业队存货的消
耗情况和计划执行进度
,反馈相关
领导
。财务部门发现超额消耗单位
,
物资部门负责协助查找原因
,找出
问题根源
,提出解决方案
;对存货管
理较好的
,降低存货成本的单位
,要
总结经验
,推广应用
。年终
,列入考
核项目
,与奖惩挂钩
。□
(作者单位
:秦皇岛港股份有限
公司流动机械分公司
)
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