操作手册_采购部.

福建俪人鞋业有限公司 用友 ERP 系统 采购部岗位操 作 手 册

目 录 一、部门职责:. ...................................................................................................................... 3

二、部门岗位划分:. .............................................................................................................. 3

三、系统业务处理流程:. ...................................................................................................... 4

四、部门日常业务系统处理:. .............................................................................................. 4

1、日常业务类型的界定:. ............................................................................................ 4

2、采购业务日常处理:. ................................................................................................ 5

1供应商档案维护 . ........................................................................................................ 5 2采购计划生成 . ............................................................................................................ 5

3采购订单下达:. ........................................................................................................ 7

4采购到货单 . ................................................................................................................ 9

5采购发票:. .............................................................................................................. 10

6采购入库单:. .......................................................................................................... 12

7采购结算:. .............................................................................................................. 13

一、部门职责: 采购部门的日常工作在 ERP 系统处理中主要工作有: 1、 开发新的供应商,进行供应商资料的维护和更改,加强供应商资源管理。 2、 及时根据采购计划录入采购订单,为生产部安排采购和生产做依据。 3、 根据供应商到货情况在采购系统中录入到货单,并通知质检部门验货。 4、 收到采购发票后,在系统中录入采购发票,并通知财务部进行采购结算。 5、 作好各种采购统计,为决策层提供分析数据。 二、部门岗位划分: 采购计划员:系统内供应商分类、供应商档案、采购计划的制定 采购部经理:对于采购管理工作完成情况审核,进行月末结帐处理。 采购业务员 :进行订单录入。 仓管人员 :采购入库单录入、材料出库单录入。 三、系统业务处理流程:

1、 采购计划员根据销售订单,结合 BOM 、库存情况,选择销售订单进行SRP运算,分 解生成采购计划;

2、 采购部经理对采购计划进行调整 \审核,安排采购业务员参照采购计划生成采购订单;

3、 仓管员根据送货单办理入库手续; 4、 采购发票到后,财务往来会计在采购系统中录入采购发票,并进行采购结算生成凭证 到总账。 四、部门日常业务系统处理: 1、日常业务类型的界定: 供应商档案维护、采购计划、采购订单、采购入库单、采购发票(运费发票 、采购结算、 月末结帐

2、采购业务日常处理: 1 供应商档案维护 :原则:供应商分类 +四位流水号 操作路径:【设置】 — 【基础档案】 — 【往来单位】 — 【供应商档案】单击【增加】或 【修改】可以看如下介面:

红色 “ *” 的内容是必输项, 如图所示:供应商分类为 “ 01” , 所以供应编码为 “ 010001” , 供应商简称为 “三明市汇丰金属材料有限公司” 若供应商名称不录则系统自动把简称回填到 里面去,所属地区码原则要求录入,方便日后统计、分析。单击【联系】可维护专属部门与 业务员。 2 采购计划生成 :SRP 采购计划:根据销售订单或市场预测,通过 SRP 运算,确定向 供应商下达采购订单进行采购的产品及其数量,即 SRP 运算中 “ 外购+MRP 件 ” 末级 物料形成的需求。

操作路径:【业务】—【生产管理】—【 SRP 计划生产】—【 SRP 运算单】—【 MRP 采购计 划】

【操作流程】 1. 进入 SRP 运算单 , 选择销售订单进行 SRP 运算 , 填写运算开始时间和结束时间 , 订单时 间需都包括在内 , 操作步骤 :增加—选销售订单 --保存 --审核 --运算 --查看运算结 果。

2. 运算结果分解成MRP采购计划、生产计划、委外计划。 3. 录入过滤条件, 按 〖过滤〗 , 显示符合条件的 SRP 采购计划。 (可以按存货大类

4. 已审核的 SRP 采购计划可以弃审、调整。

在此可以看到采购计划列表:选择最后一条状态为未审核的记录 , 其余的状态为“过期”

的采购计划可直接删除,双击或点击【维护】跳出过滤介面:

3采购订单下达: 采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等,主要内容包括采购什么货物、 采购多少、由谁供货,什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业 采购合同中关于货物的明细内容, 也可以是一种订货的口头协议。 参见采购订货通过采购订

单的管理,可以帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计。

1. 根据《采购管理》的请购单、《生产管理》的 SRP 采购计划填制,也可以在《采购

管理》直接录入采购订单 , 在此特别要求采购订单必须参照采购计划生成。 2. 采购订单发送给供应商,企业根据供应商的反馈可对采购订单进行修改、审核。 3. 企业也可以在内部审核后发送给供应商,如需修改则弃审采购订单后再修改。

4. 货物到达企业后,填制采购到货单,或直接根据采购订单生成到货单。 5. 经过仓库的质检和验收,填写采购入库单。 6. 对于已执行完成的订单和不再执行的订单,可以关闭订单。已关闭订单打开后,仍

可使用。 7. 通过采购订单执行统计表,可以查询订单的货执行情况。 8. 可以查询临期或逾期的采购订单。 具体操作介面:单击〖增加〗 , 右键〖拷贝采购计划〗,录入条件后,单击〖过滤〗

选择对应记录,单击〖确定〗返回到采购订单介面。

录入供货单位及其他项目,保存、审核、已审核的单据可以变更。

4采购到货单 采购到货是采购订货和采购入库的中间环节,一般由采购业务员根据供方通知或送货单填 写,确认对方所送货物、数量、价格等信息,以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收 货的依据。

【 菜单路径】:业务-到货-到货单

单击 【 增加】在表体位置,点击右键 【 拷贝采购订单】

过滤出已审核的采购订单,已执行完毕的采购订单不会再出现,选择对的记录, 生成采购到货单,返回。

生成的到货单,可修改,保存,退出。打印给质检部门 5采购发票: 采购发票是供应商开出的销售货物的凭证, 系统将根据采购发票确认采购成本, 并据以登记 应付账款。

企业在收到供货单位的发票后, 如果没有收到供货单位的货物, 可以对发票压单处理, 待货 物到达后, 再输入系统做报账结算处理; 也可以先将发票输入系统, 以便实时统计在途货物。

采购发票按业务性质分为:蓝字发票、红字发票。 采购发票按发票类型分为: ∙增值税专用发票,增值税专用发票的单价为无税单价。