采购部部门职责及工作流程说明
一、采购部部门职责
1．制度的拟订与执行
贯彻执行公司各项规章制度；
负责执行并优化采购管理制度和部门工作流程；
2．生产与采购控制
根据公司季/月度销售计划，编制并执行季/月度采购计划与预算；
导入新产品与新物料的供应商体系及价格体系，尽可能的减少流通环节，减少库存的单位保存时间和额外收入的发生；
组织对供应商的供货比例进行设置和调整；
3．物料采购
严格执行公司采购管理制度，使行询价、估价、比价、议价原则进行市场寻价，采购所需物资，努力降低采购成本；
编制采购计划、采购合同；
采购计划的执行及监控；
采购物品质量问题的处理；
采购物品应付款的审查工作；
4．供应商管理
主要供应商的资信状况调查和评估；
供应商开发、评审与培育, 按照最优性价比原则，综合评价备选供应商的质量、价格、服务等以确定优质供应商；
供应商档案的管理；
供应商售后的服务协调；
供应商交期及采购成本的管理；
5．计划库存采购
根据生产计划，制定物料供应计划并组织实施，减少库存保存时间，以提高库存周转率；
会同仓库、生产部、销售部确定合理物料采购量，及时了解库存情况，进行合理采购；6．价格体系管理
组织完善采购比价系统，核定采购物料的价格是否合理，并定期更新供应商档案及采购价格信息评审；
组织掌握原材料市场行情和各类物料的供应贸易动态；
组织工程部参与产品及物料的价格成本评估；
7．部门管理
协助配合其他部门的相关工作；
明确本部门人员岗位责任和岗位目标；
编写工作计划和工作总结，及工作例会和工作协调；
采购信息的记录以及采购基础数据的维护；
二、采购部工作流程说明
1．内部流程：
1、○1．针对公司常规、常用物料的采购：仓库必需做到其库存报表准确无误，如涉及仓库所提供的数据与库存实物不相符，应严查其过失，并视情况
仓库负责人承担其相应责任。在接到仓库或需料部门填写的采购申请单后，其申请采购物料人所填写的采购申请单，需有申请人、部门负责人的签名方为有效。在接到有签名其全的申请单后，采购员对采购申请单的内容进行审核、汇总与报批，获批后编制采购作业计划进行采购。在下达的采购订单中，需依次有采购员、采购部负责人、工程部相关负责人、总经理等的签名，其签名完成一致审核后，向供应商下达采购订单，并督促供应商尽快签字落实交期回传订单，以保证该订单的有效性。回传订单需复印为一式贰份，分别交由仓库和财务，采购部同时保留供应商回传的一份订单，以销单和催促交货作为依据。
在订单交期中，采购员需至少要保持在订单交期前有两次以上与供应商沟通了解订单情况，以便随机作出相应调整。在订单到期日，如货还未入库，或在前期沟通中，有变化影响到交货日期，采购员需第一时间与部门负责人进行汇报。部门负责人可视情况向上反映。
当所采购物料到库后，仓库需对所有货物一律开箱验收，发现问题及时与采购部联系，尽早解决，并及时通知品管部。如货物通过品管部门的检测，则采购员督促仓库尽快办入库，并对仓库所办的入库单与订购合同的合同编号、物品、型号、数量、单价进行核对，确保以上项目均核对无误后，签名认可。如所交货物未通过品管部门的检测，则在拿到品管部门的品质检测单后，依据品质检测单与供应商沟通进行退、返修货处理，直致配合品管部此货通过检测为止。在供应商交货通过检测，仓库办入库无误后，对有账期的供应商，则配合财务部进行账期管理，作好到期应付款的付款申请工作，并进行销单处理。如没有账期需即时办付货款的，采购员需依据仓库所办的入库单（核单流程同上），供应商的送货单、收据办理付款通知单即时交于财务，安排财务付款。
○2．针对非公司常规、常用物料的采购：其申请人不但需要出具相同资质的申请单，同时还需要出具其要采购物料的附带文件说明，其附带文件需标明其申请采购物料的特殊性、用途、参数、规格等物料详细地明细。
○3.新品的导入或常规产品的更改：凡公司新导入的产品，从产品样品、包装、配件、包装起等，到无论外观、工艺、材料、设计风格等，均由工程部首先提供样品或出具书面通知联络单，相关部门依照此样品或书面通知单进行流程操作，如下单、收、验货。如涉及产品或产品包装因不同原因需要进行更改的，同样首先需由工程部出具书面更改通知，相关部门照此通知执行。
○4.订购单审核：采购员除对仓库所办的入库单与订购合同的合同编号、物品、型号、数量、单价进行核对外，还需明确清楚的掌握所下订单有哪些物品还未交，及各物品的交货型号、交货日期与交货数量等均要了如指掌。并对仓库各物品的实时库存与实际库存数量要十分清楚。
2．外部流程
○1.订单交货流程：在下达完采购订单后，采购员需保存好供应商回签的采购订单。并不定期地、视库存情况、供应商交货信誉等各方面因素，督促其按时、按量、保质交货。当遇库存告急或特殊情况下，还需及时地与供应商沟通，让其协住提前交货。
○2.新品导入与供应商开发流程：在开发新的供应商前，应对供应商的注册资料、工商记录、效益规模、人员状况等真实性进行调查和评估。如有可能，还可以通过第三方或其它途径对其资信状况进行了解，尽可能得筛选出符合公司所需求的供应商。其流程应遵丛以下原则：采购询价—估价—比价—议价—商务条款评审—定价—打样—小批量试样—纳入供应商体系。
询价：应做好前期准备工作，如所采购物品的用途、特性、定位；采购数量；结款方式等。
估价：对所将要采购的物品按当前市场行情、供应情况、技术性等进行估价。
比价：至少需经过严格筛选后符合公司供货要求，三家符合要求以上供应商的价格比较。
议价：议价是一个勘察和交易的过程。包括计划、谈判、总结、分析、让步等。
商务条款评审：在同供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、包装、交货日期和付款条件、运输方式、配合度等方面考虑。
定价：在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考（最终定价以总经理审批为准）。
打样：按所需采购物品的要求，如外观、尺寸、功能、颜色等进行打样，并最终双方签样确定，以作为批量采购时按样品收货、验货；或作为批量采购后物品存在争议时作为依据。
小批量试样：当所打样品经双方签样确认后，为了防止某些特殊性：如产品稳定性、技术参数等情况在试样过程中没有发现，可先小批量采购。
当批量采购后，如所选择供应商在此过程中交期、品质等各方面被公司认可，可纳入供应商体系，作为公司正式的供应商。
○3.供应商维护与协调：要经常与供应商进行有效沟通，掌握供应商的原材料采购情况、库存情况、生产情况、交货情况、品质情况、人员流动情况等，并定期地到供应商工厂进行实地考证，据此实时地做出采购调整和采购分配。对异常产品与供应商进行协商，督促其改善品质和退、返修货处理。
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