环保档案目录收集实施细则

蕉岭县环境保护局各类档案 立卷归档制度

为了加强我局档案的综合管理、完整系统地收集和保存日常管理和工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。

一、归档范围

凡是本局在各种活动中形成的，反映我局环保工作和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档。

二、归档时间

1、文书档案，本局每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由办公室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。

2、基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。

3、仪器设备档案，档案人员参加5000元以上的设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000元以下的设备仪器档案由使用部门管理。

4、会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。

5、特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。 6、已故人员档案，人事部门在干部、职工死亡后半年内，按规定整理，交档案室保存。

7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于第二年三月底收集、整理、立卷归档立卷归档。

三、归档要求

（一）文书档案的归档要求

1、凡归档的文件材料都必须齐全完整。

2、凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。

3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。

4、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。

5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。

第一章 总则

第一条 为加强环境管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于我单位所有涉及环境管理工作的档案资料，包括但不限于环境监测数据、环境影响评价报告、环境治理方案、环保法律法规文件等。

第三条 环境管理档案管理工作应遵循以下原则：

1. 集中统一管理原则；

2. 完整性原则；

3. 安全性原则；

4. 利用性原则；

5. 科学性原则。

第二章 管理职责

第四条 单位档案管理部门负责环境管理档案的统一管理工作，具体职责如下：

1. 制定环境管理档案管理制度；

2. 指导、监督各部门环境管理档案的收集、整理、归档和保管工作；

3. 组织开展环境管理档案的鉴定、销毁工作；

4. 负责环境管理档案的检索、利用和咨询服务；

5. 对环境管理档案进行数字化处理，实现资源共享。

第五条 各部门应明确环境管理档案管理人员，负责本部门环境管理档案的日常管理工作，具体职责如下：

1. 负责收集、整理、归档本部门的环境管理档案；

2. 保证环境管理档案的完整、准确、安全和有效利用；

3. 定期向档案管理部门报送环境管理档案的统计报表；

4. 配合档案管理部门开展环境管理档案的鉴定、销毁工作。 第三章 档案收集与整理

第六条 环境管理档案的收集应遵循以下要求：

1. 完整性：收集档案资料应齐全、完整，不得遗漏；

2. 及时性：及时收集环境管理工作中形成的档案资料；

3. 真实性：收集的档案资料应真实、准确，不得伪造、篡改。

第七条 环境管理档案的整理应遵循以下要求：

1. 分类：按照档案资料的性质、内容、时间等进行分类；

2. 编号：对整理好的档案资料进行统一编号；

3. 归档：将整理好的档案资料按照编号顺序归档。

第四章 档案保管与利用

第八条 环境管理档案的保管应遵循以下要求：

1. 安全：确保档案资料在保管过程中的安全，防止丢失、损毁；

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第一章 总则

第一条 为加强档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。

第二条 本规定适用于本单位所有档案的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条 档案管理应当遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中保管，方便利用；

（三）安全保密，确保完整；

（四）规范流程，提高效率。

第二章 档案分类与编号

第四条 档案分类应当遵循以下原则：

（一）按照档案内容、形式、时间、来源等特征进行分类；

（二）保持档案之间的内在联系；

（三）便于档案的检索和利用。

第五条 档案编号应当遵循以下原则：

（一）采用统一编号体系，确保编号的唯一性；

（二）编号应当简明、易记、便于检索；

（三）编号应当与档案分类相对应。

第六条 档案分类及编号的具体方法如下：

一、档案分类

1. 按内容分类：分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。

2. 按形式分类：分为纸质档案、电子档案、声像档案等。 3. 按时间分类：分为年度档案、项目档案、专题档案等。

4. 按来源分类：分为内部档案、外部档案等。

二、档案编号

1. 编号格式：档案编号由分类号、年度号、顺序号组成。

2. 分类号：根据档案分类，采用两位数字表示，如文书档案为“01”，科技档案为“02”等。

3. 年度号：采用四位数字表示，如2023年档案为“2023”。

4. 顺序号：采用四位数字表示，表示同一类别、同一年度档案的顺序。

第三章 档案收集与整理

第七条 档案收集应当遵循以下原则：

（一）全面收集，确保档案的完整性；

（二）及时收集，确保档案的时效性；

（三）规范收集，确保档案的质量。

第八条 档案整理应当遵循以下原则：

（一）保持档案的原始性；

（二）保持档案的完整性；

（三）便于档案的检索和利用。

第九条 档案收集与整理的具体方法如下：

第一章 总则

第一条 为了规范档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本规定。

第二条 本规定适用于各级国家机关、事业单位、社会团体、企业和其他组织的档案管理工作。

第三条 档案管理工作应遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理；

（二）集中保管、分散利用；

（三）真实、准确、完整、安全；

（四）方便利用、服务社会。

第二章 档案机构及其职责

第四条 各级档案行政管理部门负责本行政区域内的档案管理工作，履行以下职责：

（一）贯彻执行国家档案法律法规和政策；

（二）制定档案管理工作规划、计划和规范；

（三）组织实施档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、开发利用等工作；

（四）监督检查档案工作的实施情况；

（五）协调解决档案工作中的重大问题。

第五条 机关、团体、企业和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责以下职责：

（一）组织实施档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、开发利用等工作；

（二）对本单位档案工作进行监督检查；

（三）协助档案行政管理部门开展档案工作。

第三章 档案收集与整理

第六条 档案收集应遵循以下原则： （一）全面、真实、准确；

（二）重点突出、兼顾一般；

（三）集中与分散相结合。

第七条 档案整理应遵循以下原则：

（一）按照档案形成规律、内容特征和利用需要，进行科学分类、排列和编号；

（二）保持档案的完整、准确、系统；

（三）便于查找和利用。

第八条 档案收集与整理工作应包括以下内容：

（一）收集档案资料；

（二）对档案资料进行整理、归档；

（三）建立档案目录、索引、数据库等检索工具。

第四章 档案保管与安全

第九条 档案保管应遵循以下原则：

（一）保证档案的完整、准确、安全；

（二）防止档案的损毁、丢失和泄露；

（三）适应档案保管工作的需要，不断改进保管设施和条件。

第十条 档案安全包括以下内容：

（一）防火、防盗、防潮、防霉、防虫、防鼠；