常用文书写作格式

常用文书写作格式 （一）会议记录 会议记录最大的特点是完整、真实的反应会议的全部内容。会议记录的内容也会作为档案保存起来以便日后查阅。 会议记录的基本框架包括会议时间、地点、主持人、出席会议人员、缺席人员及记录人。需要详细记录发言人及发言内容，会议做出的决议，提出的问题等，完整的再现会议的过程及主题。 （二）工作计划的书写 工作计划的编写一般在每学期的开学之初，在总结上学期工作的基础上对本学期工作进行详细规划，计划的目的为了使得工作有序进行。 1.标题：通常由制定者、时限、事由、文种构成，如：“××大学2010~2011学年度研究所科研工作计划”。 2.正文： （1）开头：主要交代计划的制定目的、意义、依据，或者指导思想、基本原则等。例如：对基本情况的分析，或对计划的概括说明，或说明依据什么方针、政策以及上级的什么指示精神，在什么条件下制定这个计划，以及完成这个计划的必要性、可能性等。这是制定计划的基础，要写得简明扼要、灵活多样。 （2）主体：陈述计划的主要工作任务、工作目标或指标、方法措施、步骤进度等。目标、措施、要求为计划“三要素”。确定目标，可以是总体目标，最终目的，也可以是具体任务或指标，即具体说明要完成什么任务，达到什么指标，做好什么工作，开展什么活动等。制定措施，包括组织分工、进程安排、物质保障、方式方法等。 （3）结尾：或突出重点，或强调有关注意事项，阐明计划中可能出现的问题，预先提出防范措施，或提出号召，鼓舞士气，确保计划的实现。 3.落款：注意——标题中已标明发文机关的，或题注中已标明成文日期的，正文末落款处不再标注。 （三）工作总结的书写 工作总结一般是在学期末或年终，对本学期（学年）工作的总结，总结经验，汲取教训，发现缺点与不足，为下学期的工作提供经验教训。 1.前言：一般介绍总结工作背景、时间、内容等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。 2.主体：应包括基本情况（做了哪些工作，工作是怎么做的，取得了什么成绩或效果）、主要经验、存在的问题、今后努力的方向。以上内容可灵活使用。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来） 3.结尾：作为总结的结束语可以归纳呼应主题，指出努力方向，提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精炼。 （四）活动策划方案的书写 活动开展之前的准备工作最主要的就是活动方案的撰拟，详细合理的活动方案有助于确保活动的顺利开展。活动方案是活动要素的具体化，一般来说，完整的活动方案应包括以下20项内容： 1.活动主题或活动名称。 2.活动的背景与创意。 3.活动的目的、宗旨、口号。 4.活动的组织单位（主办单位、承办单位、协办单位）。 5.总体思路或指导思想。 6.活动的内容。 7.活动形式（竞赛、非竞赛）。 8.活动的时间与步骤(针对参加者的日程安排：报名时间、预赛时间、复赛时间、决赛时间、表彰时间等；针对组织者的日程安排:见下面内容)。 9.地点与场所：场所布置、观众位置安排、主席台布置、桌椅板凳、标志、背景、条幅、席卡、花草、卫生、收撤场等。 10.组织机构：人员分组（负责人、办公室协调人员、主持人、礼仪人员、领掌员、文秘宣传组、场务与观众组、灯光音响、舞台监督、后勤服务组、安全保卫组、志愿者组…），制作任务分工明细表、任务时间安排与进度表。 11.参加人员：参加对象范围，明确对象层次；邀请的专家、领导、嘉宾（接送、服务、礼品、合影、题词、点评等）。 12.活动经费(预算)及来源：经费预算表、经费主要来源渠道、企业赞助方案、校企合作协议书等。 13.后勤服务（会场礼仪、颁奖、合影、化妆、友情提示、吃饭、住宿、交通车辆、嘉宾接送、茶水、供水、供电、如厕等）。 14.安全保卫：进出秩序维护、安全事项如高跟鞋、雨伞的危险性等、物品保管，做到六防即：防乱、防盗、防火、防病、防险、防事故。 15.信息工作：工作提醒（备忘录）、联系方式、通讯员、后续联系。 16.宣传工作：LOGO（徽标）设计、舞台设计、联系媒体、摄影、摄像、海报、通讯稿及新闻通稿、活动总结、后期光盘制作等。 17.活动材料（活动通知、议程、节目单、主持词、讲话稿、发言稿、颁奖词、温馨提示、登记表或报名表、评分办法、评分表、奖状或证书、人员名单及通讯录、场地示意图、证件、入场券、备忘录、笔、纸及其它材料）。 18.活动器材（旗帜、服装、道具、音频视频光盘、灯光、音响、话筒、电脑、投影仪、相机、手持喇叭、手电筒以及其它活动所需）。 19.活动的认证：类别、分值，填写《素质拓展活动及学分制认证统计表》。 20.活动预案（人员生病、下雨、停电、停水、停气、混乱、延迟等情况处理）。 （五）赞助策划书的书写格式 赞助策划书的撰写是确保成功获得赞助的前提，赞助策划书体现了拉赞助人吸引赞助商的策略，成功的赞助策划书也可以作为获得赞助学习的榜样。 赞助策划书内容一般包括一下几个方面：引言，市场分析，活动介绍，宣传计划，经费预算，合作协议书。 1.引言：一般对本次活动进行总体的概括，引出策划的基本内容。 2.市场分析：分析活动的市场背景，吸引赞助商。 3.活动介绍：一般包括活动名称活动简介、主办单位、赞助单位、活动对象、活动时间、活动地点、活动流程（前期准备、活动开展、活动后期）。 4.宣传计划：方式有横幅，海报宣传，网络宣传，现场宣传，奖品宣传，广播站宣传，校报及大江晚报宣传（经过团委老师的允许），工作人员用品宣传等多种方式。 5.经费预算：一般制成表格，如“××活动预算一览表”，包括项目、金额、备注，金额需明确，表格应一目了然。 6.合作协议书：以校学生会举办的赭麓大讲堂活动的赞助活动协议书为例，可借鉴。 安徽师范大学赭麓大讲堂赞助协议书 甲方：安徽师范大学学生委员会 乙方： 今有安徽师范大学学生委员会（以下简称甲方）与×××（以下简称乙方），本着共同合作、互惠互利的精神，在《合同法》的前提下，筹办安徽师范大学赭麓大讲堂活动达成如下协议： 一、双方已明确本赛事的基本准则，并将认真履行其各相关条款，具体如下： 1、甲方愿意按照赞助方案认真履行。 2、乙方愿意选择该赞助方案并同意该赞助方案的回报条例予以实施乙方愿意自愿支持赭麓大讲堂活动并同意在协议签订之日将赞助金额7480元（人民币柒仟肆佰捌拾元整）提交甲方。 3、协议的变更：协议的履行过程中，如有乙方提出增加宣传样式，甲乙双方共同协商解决。 4、甲方提出对乙方赞助物品的变更，由甲乙双方共同协商解决。 5、未尽事宜，由甲乙双方共同协商解决。 6、甲乙双方必须严格按照以上协议履行各自职责。 7、本协议一式两份，甲乙双方各执一份。 8、本协议自签署之日起生效。 9、甲方：安徽师范大学学生委员会 乙方：×××

代表签名： 代表签名： 盖章： 盖章： ××××年××月 （六）倡议书的拟定 倡议书适用于一个群体发出某种号召，并期待其它群体热烈响应的文书。因而，倡议书的撰写一般要用非常具有鼓动性的语言，使得受众产生共鸣。 1.标题：关于xxx的倡议书或倡议书。 2.称呼：根据倡议书的具体内容确定称呼。 3.正文：首先简要说明发出倡议的原因和目的，形式和背景。然后是倡议的内容，写明建议或希望大家做什么，怎么做，一般分条列出。 4.落款：安徽师范大学学术委员会、日期（右下角）。 （七）贺信书写格式 贺信适用于其他组织取得成绩时对其表示祝贺的文书。在撰写贺信时应注意使用积极向上轻松活泼的语言。 1.首先要充分肯定对方取得的成绩，或者赞扬对方付出的努力。若是祝贺会议召开，应说明召开会议的重要意义，表明对会议的期望；若是对下级的成绩表示祝贺，应提出希望和鼓励。 2.简要总结后，再次表示祝贺。如：感谢长期以来对我校学生会工作的大力支持，并预祝本次大会（活动）取得圆满的成功！ （八）请假条的书写格式 请假条一般用于本应出席而未出席某活动或场合时使用的文书。请假条一般情况下是给比自己级别高的人或长者，因而应特别注意语气及使用礼貌用语。 （九）邀请函书写格式 邀请函适用于向对方发出邀请，希望对方出席参加本组织举办的某活动的文书。邀请函在撰写时应让受众产生期待。 1.主送单位：注意使用敬语，单位名称要用全称或规范简称。 2.正文：正文内容应写清楚邀请对方前来参加什么活动，什么时间，在什么地点举行。必要时注明由谁主办由谁承办。用语一定要注意委婉得当。 3.落款：安徽师范大学学生委员会，日期（右下角）。 （十）场地、物品申请书写 场地、物品申请书适用于向某单位、组织申请举办活动的场地、所需物品的文书。 1.标题：关于xxx的申请。 2.称呼：尊敬的xxx（单位名称）领导。 3.正文：首先应写明申请场地或物品的具体原由，用于举办什么活动；然后，须注明申请使用的具体时间，何时归还；最后，应做出相应的保证，不会损坏物品。注意用词的规范与委婉。 4.结束语：“特此申请，恳求批准。”等相近语句。 5.落款：安徽师范大学学生委员会，日期（右下角）。 （十一）通知的拟定 通知适用于知照告知某一单位或组织事项，或要求某一单位或组织办理的事项。 1.标题：第一种：发文机关+事由+文种；如：××关于xxx的通知。第二种：事由+文种；第三种，张贴式的知照性通知可直接用文种“通知”作为标题；第四种，发文机关+批转（转发）+原公文标题+的通知。 2.主送单位：xxx（对方单位全称或规范化简称） 3.正文：通知内容不同，写作上也各有差异。首先需要说清楚发文的原因意图和目的，通知的是什么事情，将事情做详细说明后，提出具体要求和意见以及受文单位应如何办理。 4.结束语：特此通知。 5.落款：安徽师范大学学术委员会，日期（右下角）。