收发文台帐

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. 文件收发登记台账管理制度

为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时准确、避免文件丢失，特制定本制度。本制度中需要做好登记的包括以下方面公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知（以下统称“文件”）等公文，均由办公室机要文书负责登记和保管。

台账就是单位各类文件详细资料的一个登记表，以方便管理及查阅本单位文件情况。建立文件管理台帐 建立各类台帐、妥善分类保管、全面详尽分析是文件管理的一项基础工作。随着企业组织结构不同、规模不同，台帐的种类要求、类目粗细等都存在比较大的差异。台帐种类的确定与记录必须坚持简明、准确、及时和稳定的原则。

一、 收发文件登记台账分以下几类：详见树脂图

二、适用范围

适用于公司各部门 收发文登记台账

员工入职登记台账（附表2） 员工劳动合同登记台 账（附表3） 社会保险及医疗期登记台帐（附表4） 快递邮寄登记台 账（附表6） 新入职员工办公用品申领（包含固定资产及消耗品）登记台账（附表5） 文件借阅登记台 账（附表1） 文件报送签收登记台 账（附表9） 员工培训登记台 账（附表7） 员工奖惩登记台 账（附表8） 精品文档

. 三、 定义

台账原是指摆放在台上供人翻阅的账簿，故名台账。久而久之，这个名词就固定下来，实际上就是流水账。

四、收文

1、文件登记。

收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进行分类、编号、登记。

2、文件传阅。

文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。

3、公司各部门要安排专人管理文件收发工作，按照上述规定认证登记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完毕后，要及时返还公司机要文书室。

序号文件名称份数发文单位收文单位接收日期备注1234567891011项目部收文台账

序号文件名称份数发文单位收文单位接收日期备注项目部收文台账

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序号文件名称份数发文单位收文单位接收日期备注项目部收文台账

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序号文件名称份数发文单位收文单位接收日期备注项目部收文台账

3435363738394041424344

序号文件名称份数发文单位收文单位接收日期备注项目部收文台账

4546474849505152535455

序号文件名称份数发文单位收文单位接收日期备注项目部收文台账

5657585960616263646566

序号文件名称份数发文单位收文单位接收日期备注项目部收文台账

6768697071727374757677

序号文件名称份数发文单位收文单位接收日期备注项目部收文台账

7879808182838485868788

序号文件名称份数发文单位收文单位接收日期备注项目部收文台账

8990919293949596979899

办公室台帐

1 / 1 办公室台帐

1.文件的传递台帐：（非正式公文）包括时间、文件名称、传递情况及执行情况等。

公文处理台帐：虽然现在用OA处理公文，但收文簿和发文簿是必须要记录的，便于查找和归档公文。

2.印鉴使用台帐：时间、印章名称、使用内容及经办人，及批准使用的领导等。

3.资质使用台帐：时间、资质名称、使用内容及经办人等。

4.来电（传真）处理记录台帐：时间、来电（传真）单位、内容、处理情况等。

5.信息记录台帐：时间、信息内容、报送情况、采用情况等。

6.会议记录台帐：序号、会议时间、主题、会议决定的执行情况等。

7.办公用品管理台帐：办公用品的采购和领用情况等。

8.档案管理台帐：根据档案管理，收集本公司文书、技术、财务、人事等方面的资料，集中管理并整理成册。

9.合同（协议）台帐：时间、签订双方、内容摘要、序号等。

10.信函邮递记录台帐：时间、到达地（来信地）、邮递号、签收人等。

11.车辆使用和维修台帐：出车时间，目的地，里程数，用车部门。维修记录、维修部件及金额等。

工程项目部收发文登记表、台帐

背景

在工程项目部门中，收发文登记表、台帐是一项重要的工作。这是因为工程项目部门需要与许多其他部门和机构进行沟通和协调，大量的文档和文件必须在部门内部流转和传递。这些文档和文件的准确记录和管理对于工程项目部门的工作效率和项目进展的跟踪至关重要。

目的

本文档的目的是提供一个标准的收发文登记表和台帐的模板，以确保工程项目部门收发文工作的规范化和有效性。

收文登记表

表头

收文登记表应包含以下表头信息：

• 收文日期：文档到达工程项目部门的日期

• 来文单位：发文的单位名称

• 来文字号：发文单位为该文档分配的编号

• 标题：文档的主题或标题

• 文档类型：文档的类型，如通知、函件、报告等

• 备注：其他需要记录的信息，如紧急程度、重要性等

表体

收文登记表的表体应包含以下信息：

• 序号：文档收到后在收文登记表中的序号

• 文号：工程项目部门为该文档分配的编号

• 发文单位：发文的单位名称

• 标题：文档的主题或标题

• 来文日期：文档发出的日期

• 签收人：签收该文档的人名字和签名

• 备注：其他需要记录的信息，如文档内容、相关部门、工作进展等 使用方法

收文登记表应在文档到达后立即填写。当文档被签收后，应在收文登记表上记录签收人的姓名和签名，以便对文档的流转和接收进行跟踪。

发文登记表

表头

发文登记表应包含以下表头信息：

• 发文日期：工程项目部门发出文档的日期

• 收文单位：该文档的接收单位名称

• 标题：文档的主题或标题

• 文档类型：文档的类型，如通知、函件、报告等

• 备注：其他需要记录的信息，如紧急程度、重要性等

表体

发文登记表的表体应包含以下信息：

• 序号：文档发出后在发文登记表中的序号

• 文号：工程项目部门为该文档分配的编号

• 收文单位：该文档的接收单位名称

• 标题：文档的主题或标题

• 发文日期：工程项目部门发出该文档的日期

• 备注：其他需要记录的信息，如是否需要回复等