不动产档案管理措施

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不动产中心档案室管理措施
一、关于档案的登记与移交
（一）不动产登记人员应该认真审核收集并妥善保管登
记资料，防止登记资料污损、遗失，确保登记资料齐全、完
整。
（二）不动产登记业务人员应在一个工作日内将材料移
交档案室，移交前，不动产登记人员应整理登记资料，填写
统一的移交清单，将不动产登记原始资料和具有保存价值的
其他材料收集、整理，并及时、完整地移交至档案室。
（三）档案室接收档案时应比对移交清单对移交材料进
行检查验收，对符合要求的，档案室予以接收。
不动产登记业务人员与档案管理人员移交档案应当填
写移交清册一式两份。交接双方应根据档案移交清册进行清
点核对，由移交人、接收人签字后各执一份。
二、关于档案的立卷与装订
（一）立卷
档案资料立卷宜采用1件1卷的原则，即每办理1件登
记所形成的材料立1个卷。
资料的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录
和备考表的编制、卷皮和资料盒或资料袋的编写工作，并应
符合下列规定：
1、卷内材料应按下列顺序排列：（1）目录；（2）结论
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性审核材料；（3）过程性审核材料；（4）当事人提供的登记
申请材料；（5）图纸；（6）其他；（7）备考表。
2、卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的
材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上
角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置
的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页
号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。
3、卷内目录编制应符合下列规定:
（1）顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编1
个顺序号，不得重复、遗漏；（2）材料题名应为材料自身的
标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料
内容拟写一个标题；（3）页次应填写该材料所在的起始页，
最后页应填起止页号；（4）备注应填写需注明的内容。
4、备考表的编制应符合下列规定：
备考表应有立卷人和检查人签字负责，并注明日期
（1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；（2）
检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；（3）日
期应为归档材料立卷装订完毕的日期。
5、卷皮与资料盒或资料袋项目的填写可采用计算机打
印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字
体工整，不得涂改。
6、资料编号可采用归档流水号统一制定编号规则。
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7、档案整理完成后，需建立档案台账，每个档案盒登
记一份目录清单，以档案架为单位打印装订，以备查询。
（二）装订
资料装订应符合下列规定:
1、材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏
材料，不得对材料进行剪裁；
2、破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，1
页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹
扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；
3、幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预
留出装订边际；
4、卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与
卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字
或随意简化字代替；
5、卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左
边际应为12.5mm；
6、应在材料左侧采用线绳装订；
7、材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持
其平整；
8、卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得
压字、掉页，不得妨碍翻阅。
三、关于档案的入库与保管
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（一）入库
1、纸质资料整理装订完毕，宜消毒除尘后入库。
2、纸质资料入库后，宜及时上架，以备查验和利用。
（二）保管
不动产登记资料保管，应符合下列规定：
1、资料库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、
增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在
14℃～24℃,相对湿度应控制在45%～60%；
2、资料库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检
查和更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；
库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房
内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查；
3、资料库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超
过100Lx；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采
用自然光源，当有外窗时应采取遮阳措施，资料在任何情况
下均应避免阳光直射；
4、资料密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列
应便于通风降湿；
5、应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时
投放药剂，灭菌杀虫；
6、应配备吸尘器，加装密封门。有条件的可设置空气
过滤装置。
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四、关于档案的使用与管理
1、不动产登记档案以电子档案利用为主，原始档案必
须在指定场所，有专业档案管理人员在场时方可查阅。
2、查阅、抄录和复制不动产登记档案应当经档案管理
机构负责人同意。查询个人不动产档案，需要产权人本人持
有效身份证件、或委托人持产权人身份证件及产权人授权的
委托书，方可查询；查询单位不动产档案，应由单位法人代
表持有效个人身份证件和单位介绍信。查询过程中注意爱护
档案，任何单位和个人不得擅自将土地登记资料带离设定的
场所。查询人在查询时应当保持土地登记资料的完好，不得
对土地登记资料进行圈点、划线、注记、涂改或者拆页，也
不得损坏查询设备。查询人可以阅读或者自行抄录土地登记
资料。
五、关于档案室的工作制度
（一）不动产登记档案整理人员职责
不动产登记档案由数字化整理扫描人员立卷归档，档案
管理机构人员负责指导、监督和检查数字化整理扫描的具体
工作。数字化整理工作应细化内部岗位职责标准、作业流程、
技术要求、质量控制和人员统筹等方面事项。
1、接收档案工作人员的工作职责
按时接收登记业务部门当天已办结件的档案，并且核对
实物档案与移交清册是否相符。
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2、数字化整理扫描工作负责人工作职责：（1）熟知《中
华人民共和国档案法》、《不动产登记暂行条例》等法律、法
规和规章，认真执行不动产登记档案管理规章制度；（2）组
织、协调、沟通数字化整理扫描与档案管理机构之间的关系，
加强数字化整理扫描人员的管理、业务培训及考核，并及时
进行监督、检查；（3）负责指导档案装订、扫描档案等各个
环节出现问题的分析、处理及疑难问题呈报工作。
3、档案扫描人员的工作职责（1）将材料按照顺序进行
扫描；（2）按照扫描操作的要求，生成的图片材料按要求存
放在指定的文件夹下；（3）扫描材料要求图像清晰，色彩真
实，没有斑点坏点，图片要正；（4）扫描过程中注意不要损
坏档案，扫描后要将材料按照目录顺序摆放好；（5）检查扫
描件是否合乎要求，不能有遗漏、错扫、重复扫的现象。
4、档案整理人员的工作职责（1）按规范整理档案，托
裱，并排序、编页、编目；（2）不得私自涂改、抽取或伪造
档案材料；（3）不得擅自处理和销毁档案材料，对档案中有
里外号不相符的情况需要更改时，须进行登记，经档案管理
人员批准后方能修改；（4）在整理档案过程中，要加强对档
案材料的管理，防止丢失损坏档案材料；（5）严禁吸烟，以
确保档案的安全。
5、装订人员的工作职责（1）对已经扫描完成的档案进
行装订；（2）案卷装订前要将材料上的金属物剔除干净；（3）
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折叠取齐，以A4纸张大小为标准；（4）装订采用三孔一线
法在材料左侧装订。
6、抽检人员的工作职责（1）检查纸质档案是否符合档
案整理标准；（2）检查电子档案是否符合数字化标准；（3）
将抽检档案情况在记录本上登记。
（二）工作时间及内容
1.档案室按照法定工作时间上下班，每周双休，每天工
作时间为：08：30-，工作人员每天需按时上班下班，不得
迟到早退
2.档案室工作人员每天就整理完成档案装订上架XX份。
不得少于额定工作量。
3.档案装订工作实施流水作业，X人为一个工作小组，
XXX为小组长，对整个档案整理装订工作负责。
（三）奖惩措施
1、在完成额定工作量的基础上，每天额外完成档案任
务的，给予相应的奖励：
每超额完成10份档案，给予XX元奖励，可以累计。超
额数量每天计算，奖金每月发放1次，按工作小组成员数量
平均发放。
2、档案检查中发现不合格档案卷宗的，对当事人予以
罚款处理，每出现一份不合格档案，对责任人处罚款XX元。
3.完不成当日工作量的，按5份一个基数，少于5份的，
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罚款XX元。不足的数额，按月进行累计计算，如第一天少3
份，第二天少2份，累计为一个基数。