(行政文秘)紫光医药行政助理培训

紫光医药行政助理培训
一、流 程 图
销售流程图:

1.1. 与商业公司签订《销售合同》;首次合作客户需填写《客户资信调查表》,并索取"一证
一照".
1.2. 与医院签订《销售合同》.
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2.1. 填写《发货申请表》.
2.2. 传真至 MSD.
--------------------------总部内部运转--------------------------
3.1. 填写《开票申请表》
3.2. 传真至 MSD 转至 商务部.
--------------------------总部内部运转--------------------------
4.1. 客户收到货物后，填写《出库（收货）签收单》.
4.2. 传真至 MSD 转至物流中心.
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5.1. 每月5日前将《销售合同》公司存联、财务部存联、《客户资信调查表》邮寄至 MSD
转至 商务部、财务部
5.2. 每月5日前将《 月销售对帐单》寄至MSD转至 商务部.
亚销售流程图:
1、 药品采购流程图
1.1. 填写《采购申请表》.
1.2. 传真至MSD 转至 商务部
--------------------------总部内部运转---------------------------
2、 移库流程图
2.1. 填写《发货申请表》.
2.2. 传真至MSD 转至物流中心
2.3. 收货后填写《外设库入库签收单》.
2.4. 传真至 MSD 转至物流中心.
2.5. 填写《月移库对帐单》寄至MSD 转至物流中心
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3、 退换货流程图
3.1. 填写《退换货申请表》
3.2. 传真至MSD 转至 物流中心
3.3. 收到退换货后物流中心填写《退换货签收单》
3.4. 传真至办事处
4、 货物破损、短缺、丢失处理流程图
4.1. 客户证明书
4.2. 运输部门证明书
4.3. 办事处主任报告书
4.4. 邮寄至MSD 转至 物流中心
5、 合同医院库存商品管理流程图
5.1. 推广专员收集各合同医院存货情况
5.2. 行政助理填写《库存登记表》
5.3. 每月5日前邮寄至MSD
6、 外设库调配指令流程图
6.1. 物流中心填写《外设库调配指令单》
6.2. 传真至外设库
6.3. 行政助理协调外设库调配货物至指定地点
6.4. 调货后填写《外设库调配指令单》回执
6.5. 将回执传真至MSD转物流中心

财务管理流程图：
1、开发费管理流程图
1.1. 填写《开发费申请表》
1.2. 填写《目标医院基本情况登记表》
1.3. 将《开发费申请表》传真至 MSD
1.4. 费用发生完毕,将发票整理后寄至MSD转 财务部
2、 费用管理流程图
2.1. 填写《 费申请表》按权限审核
2.2. 传真至 MSD
2.3. 费用发生完毕,将发票整理后寄至MSD转 财务部
3、工资管理流程图
3.1. 填写《办事处考勤表》
3.2. 邮寄至 MSD
3.3. 发放工资后将《工资签领单》寄至MSD转 财务部
4、房屋租赁费管理流程图
4.1. 将《房屋租赁合同》原件之一邮寄至市场营销部
4.2. 按合同规定付款时间填写《 费用申请表》
4.3. 传真至MSD
4.4. 款到后将房租发票邮寄至MSD转 财务部
5、特别提示
5.1. 每月将《办事处月费用统计表》寄至MSD转 财务部

信息资料管理流程图：
1、《客户资信调查表》、《医院重要人物资料》、《市场信息反馈表》管理流程图
1.1. 推广专员拜访客户后填写
1.2. 行政助理汇总
1.3. 每月5日前邮寄至 MSD
2、《推广专员月考核表》、《办事处主任月工作总结》、《办事处医药代表月工作总结》
管理流程图
2.1. 行政助理、办事处主任、推广专员分别填写上述表格
2.2. 行政助理汇总
2.3. 每月5日前邮寄至 MSD
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3、名片、礼品、资料管理流程图
3.1. 填写《名片申请表》、《资料（礼品）申请表》
3.2. 传真至 MSD
3.3. 收到后请填写《回执》
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人员管理流程图：

1、《员工登记表》管理流程图
1.1. 填写《员工登记表》
1.2. 整理身份证、学历证书、职称证书复印件
1.3. 每月5日前邮寄至 MSD
2、人员出勤管理流程图
2.1. 行政助理每日填写《办事处人员出勤表》
2.2. 行政助理每月填写《办事处考勤表》
2.3. 每月5日前将《考勤表》邮寄至 MSD
3、特别说明
3.1. 所有纸张请选用A4型
3.2. 所有文字请选用打字机打字
3.3. 所有传真请选用公司统一版本
3.4. 所有对外信函请选用公司统一信纸

销售提成管理流程图：
1、推广专员销售提成
1.1. 按规定时限填写《推广专员销售提成表》
1.2. 每月5日前邮寄至 MSD
2、销售主管销售提成
2.1. 按规定时限填写《销售主管销售提成表》
2.2. 每月5日前邮寄至 MSD
3、办事处主任销售提成
3.1. 按规定时限填写《办事处主任销售提成表》
3.2. 每月5日前邮寄至 MSD

二、办事处上报文件、表格一览表
发生时间 序号 文件/表格名称 收件部门 上报途径 备 注

每月5日前 01 《销售合同》公司存联 市场营销部 EMS
02 《客户资信调查表》 市场营销部
03 《 月销售对帐单》***** 商务部
04 《月移库对帐单》***** 物流中心
05 《库存登记表》***** 市场营销部
06 《办事处考勤表》 市场营销部
07 《费用报销单》 财务部
08 《差旅费报销单》 财务部
09 《办事处月费用统计表》 财务部
11 《医院重要人物资料》 市场营销部
12 《市场信息反馈表》 市场营销部
13 《推广专员月考核表》 市场营销部
14 《办事处主任月工作总结》 市场营销部
15 《办事处推广专员月工作总结》 市场营销部
16 《员工登记表》 行政部
17 《推广专员销售提成表》 市场营销部
18 《销售主管销售提成表》 市场营销部
19 《办事处主任销售提成表》 市场营销部

销售环节即时发送 10 《目标医院基本情况登记表》 市场营销部 传真 20 《发货申请表》 市场营销部 21 《开票申请表》 商务部
22 《外设库入库签收单》 物流中心
23 《出库（收货）签收单》 物流中心

亚销售环节即时发送 24 《采购申请表》 市场营销部 传真
25 《外设库调配指令单》 物流中心
26 《退换货申请表》 物流中心
27 《退换货签收单》 物流中心

资料环节即时发送 28 《名片申请表》 市场营销部 传真
29 《资料（礼品）申请表》 市场营销部

财务环节即时发送 30 《 费用申请表》 财务部 传真