秘书事务期末复习资料

绪论

秘书目前在我国仍然是一种职务的名称。

秘书的两种理解：（1）狭义的秘书是指有秘书头衔的职务秘书。

（2）广义的秘书就是通常所说的秘书工作人员，除了职务秘书外，还包括那些虽无秘书头衔但实际从事秘书工作的人

秘书的基本职能：参谋助手

督促监督

协调综合

秘书机构的工作就是三办：办文、办会、办事

秘书机构承担的工作

1. 秘书常规业务：包括文字工作、文档管理、会务工作、信访工作、谈判事务、督察工作等。

2. 为领导决策提供服务：主要包括调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、督查工作等。

3. 办公室日常事务：包括时间管理、领导日程安排、差旅服务、值班工作、通信联络、印信管理、后勤服务、保密工作、公务接待、常规礼仪活动等。

秘书工作的基本原则和一般要求

1. 秘书工作的基本原则

（1）遵纪守法

（2）求真务实

（3）超前服务

（4）团结协作

（5）联系群众

2. 秘书工作的一般要求：秘书工作的一般要求可以用八个字来概括：主动、高效、准确、保密。这四项要求普遍适用于秘书机构具体工作。

秘书工作的作用

1. 助手 2.参谋 3.协调 4.信息枢纽 5.公共关系

秘书的职业道德

1. 热爱工作，甘于平凡

2. 自尊自受，克己奉公

3. 谦虚谨慎，平等待人

4. 严守秘密，秉公办事

根据调查研究涉及对象的范围进行的分类

1. 普查 2.抽样调查 3.典型调查 4.个案调查

问卷调查

（一）调查问卷的基本结构 1. 卷首信（封面信）

卷首信是调查者写给调查对象的短信。

2. 指导语（答卷说明）

指导语是用来帮助调查对象正确回答问卷的简短说明，其作用类似产品说明书，通常列在卷首信之后。

3. 问题和回答方式

这是问卷的主体部分。问题和备选答案的设计是否合理，是问卷调查能否获取高质量信息的关键。

4. 编码和其他资料。

（二）调查问卷的世纪

1. 调查问卷设计的原则

必要性原则、可行性原则和自愿性原则

2. 调查问卷中问题的类型和形式

第一类是有关调查对象个人基本情况的背景性问题，如年龄、性别、文化程度、职业、婚姻状况、家庭收入。

第二类是有关已发生和正在发生的各种事实和行为的客观性问题。

第三类是有关态度、情感、愿望、评价等方面的主观性问题。

根据信息价值的高低进行划分，信息可分为初级信息和高层次信息

1. 初级信息是指零散的、粗浅的原始信息，是尚未经过深度开发和处理的信息。它是对工作、生活中的信息的初加工，如新闻报道、情况报告、统计报表等。其特点是生动、具体，是对信息作进一步精加工的基础；但不成熟、不稳定、不系统、不完善、缺乏针对性。

2. 高层次信息是指经过对零散的，粗浅的初级信息的深度开发和处理后形成的信息，如调查报告、可行性研究报告等。其特点是真实、系统、完整，而且有情况、有分析、有对策建议，参谋咨询价值更大。高层次信息还可以分为三类：一是经验型高层次信息。其特点是做法具体、经验典型、可操作性强。二是问题型高层次信息。其特点是所反映的问题具有普遍性和典型性。三是建议型高层次信息。它是针对某些人所公知的热点，难点问题而提出的解决方案。

信息工作的基本要求

（一）准确完整

（二）及时高效

（三）适用适量

信息真伪的鉴别

第一，信息内容与已掌握的可靠数据是否有明显冲突。如果有，对该信息就要进一步调查核实。

第二，一条信息内容是否有自相矛盾的地方，若干条信息之间有无互相矛盾的地方。如果存在矛盾，则其中必有不真实的内容，必须加以核实。

第三，信息来源是否可靠。一般来说，正式文件、正规媒体、亲自调查观察得到的信息比较可靠，而道听途说、口头汇报以及一些非正式的书面材料得到的信息则应该慎重对待。

第四，信息传输的环节是否可靠。传输的环节越多，信息就越容易失真。信息源直接输送到信息中心的信息比较可靠，而经过多次中转的信息可靠程度就要打折扣。 信息价值的鉴定

信息价值的鉴定是指评估信息价值的大小。

完全无价值的信息主要是以下几种：一是已经失去失效的的陈旧信息；二是虽然并不陈旧但此前已经掌握的信息；三是同时收集到的内容相同的信息中的重复信息；四是与本地区，本单位工作没有关系的信息。

信息价值大小的评估没有固定标准，因为不同性质的单位对信息的需求有很大差别。企业单位与事业单位有别，企业单位与党政机关更明显不同。就党政机关而言，下列几种信息属于价值较高的信息：

第一，对制定政策和调整政策有较大参考作用的信息。

第二，对本地区现实工作有指导意义的信息。

第三，可能给社会生活造成重大影响或使人民生命财产受到重大损失的，已经发生或可能发生的灾害事故的信息。

第四，带有苗头性、倾向性的信息。

所谓高层次信息，是指反映事物全面貌、揭示事物本质和规律并能预测事物发展的趋势的信息。它应具备三个要素：一是全面典型、明确简洁的情况概括，二是有理有据、细致深刻的因果分析，三是切实可行、富有创见的对策建议。以上三个要素简称“三有”-——有情况、有分析、有建议。

参谋咨询是秘书工作的重要内容

1. 就秘书的职权范围而言，由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事物，因而秘书具备为领导提供参谋咨询服务的主观条件：一是熟悉领导的责权范围、工作内容、组织交流，对于各个工作渠道和各方面信息了如指掌；二是熟悉领导的工作习惯、思想脉络和各个时期的工作重点；三是熟悉所在组织具体情况，对上级部门的政策、理念和下级部门的工作情况都有所把握。

2. 就秘书和领导的关系而言，由于秘书经常和领导一起工作，因而具有更多提供参谋咨询服务的机会。

关于秘书参谋咨询作用的两个误区

1. 过分夸大秘书机构参谋咨询作用

2. 认为秘书都应“争当领导的参谋”

参谋咨询工作的方法

一是预测性参谋咨询。

二是持续性参谋咨询。

三是建议性参谋咨询。

四是信息性参谋咨询。

领导决策过程中的参谋咨询（p116）

一、发现存在问题中的参谋咨询

二、拟定备选方案中的参谋咨询

三、选择决策方案中的参谋咨询

一、调查研究中和信息工作中的参谋咨询 （一）调查研究中的参谋咨询

在领导的调查研究中，秘书机构的参谋咨询主要体现在以下几个环节：

一是在领导确定调查对象和范围时，秘书机构要为领导提供初步信息，并提出具体建议。

二是事先为领导拟定调查提纲，向领导提出关于计划的初步建议，供领导参考。

三是在领导调查过程中，协助领导对调查材料进行初步分析，向领导提供新的调查线索。

四是在领导调查基本完成后，协助领导对调查材料进行系统的整理分析，并帮助领导整理调查报告的初步提纲。

会务工作和信访工作中的参谋咨询

（二）信访工作中的参谋咨询

信访是领导机关联系群众的重要纽带，是了解民情的重要渠道，也是秘书机构的一项常规业务。在信访工作中秘书机构可以在以下环节上为领导提供参谋咨询服务：

一是对于领导如何开展信访接待工作，以及那些重要来访者可以引见领导、那些重要人民来信应该直接转给领导等，提出自己的意见供领导参考。

二是对于群众来信来访中所反映的重大问题，以专报形式向领导报告。

三是对信访信息进行综合研究。

日程安排和突发事件处理中的参谋咨询

（一）日程安排中的参谋咨询

领导日程安排是秘书机构一项重要的事务性工作，通常由秘书机构负责人或有经验的秘书来承担。

督查工作的特点

（1）综合性

（2）间接性

（3）时效性

（4）权威性

协调工作的种类（p129）

（1）纵向协调和横向协调

（2）内部协调和外部协调

协调工作的特点

（1）主动性

（2）约束性

（3）灵活性

（4）时效性

督察工作的内容

督查工作要求紧紧围绕组织在各个时期的中心工作进行，贯穿狠抓落实的全过程。因为组织所处时期、区域、行业、层级不同，督查工作事项和重点也千差万别，但是其主要内容一般都包括以下六个方面；

一是上级或本级组织的重大决策、决定，重要文件和重要工作部署，明确要求报告贯彻落实情况的事项；

二是上级组织或领导对本地区、本部门的批示督办事项，本级领导批示和交办的事项

三是上级或本级组织重要会议精神的贯彻落实情况；

四是领导关切、媒体关注、群众关心的热点、难度和焦点问题，批评建议的答复与处理；

五是各级各部门上报材料中反映或提出的重点问题的办理情况

六是秘书在日常工作中发现和了解、提议列入专项督查，并经批准的重要事项等

概括起来，主要是两个方面的任务——决策督查和专项督查。

专项督查

专项督查是督查机构或秘书人员围绕领导人针对某一特定事项的批示指示或以其他方式交办的重要事项开展的督促检查工作。

根据督查立项信息的来源和方向，我们又可以进一步将其区分为“批示交办类”督查和“批评建议类”督查。

督查工作的原则

1. 领导负责、秘书协办的原则

2. 实事求是、尊重客观的原则

3. 归口管理、分级负责的原则

4. 注重实效、讲求时效的原则

关系协调

1. 上下级关系协调

2. 左右关系协调

3. 领导集体间关系的协调

4. 人际关系的协调

协调工作的原则

1. 调查研究原则

2. 服从全局原则

3. 统一协调原则

4. 分级负责原则

5. 平等协商原则

协调工作的方法

1. 个别沟通方法（p145）

2. 文件会签法

3. 会议座谈法

4. 信息交流法

5. 机构协调法

什么是会议

会议的概念应表述为：根据事先约定，有组织，有目的的聚众议事的一种社会活动方式。

会议有广义和狭义之分。（p151）