浅谈电子公文系统开发和应用问题

；　；科技与经济２００６生第１５期　避　沁　囊　

浅谈电子公文系统开发和应用问题　

李　森，张　霖　（郑州航空工业管理学院，河南郑州４５００１５）　

摘要：电子政府建设的重要组成部分是依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理。是　关系到电子政府建设全局的基础性工程。电子公文应用作为我国各级政府政务工作的基本业务。是实　施政务信息化建设的突破口。公文处理电子化、网络化已经成为现实。本文重点就电子公文系统的开　发和应用中存在的问题谈点看法和对策。　关键词：电子公文；信息化　中图分类号：Ｄ６３０．１：ＴＰ３９９　文献标识码：Ａ　文章编号：１００７—６９２１（２００６）１５—００９８—０３　

公文是政府机关处理公务和行政管理的重要工　具．在各级机关、单位中．“办公”的一个重要内容就　是办理和制发文件。即“办文”，办文是每个机关、单　位大量的。日常的工作。依靠网络信息技术对公文　进行高效有序的电子化处理，是电子政府建设的重　要组成部分。是关系到电子政府建设全局的基础性　工程。　自从国家信息化领导小组决定将电子政务作为　我国信息化建设近期的工作重点以来。全国各地纷　纷掀起了电子政务建设新高潮。大力促进了政府电　子系统政务建设工作。而电子公文应用作为我国各　级政府政务工作的基本业务．成为最早利用现代化　技术提高政府政务工作效率的应用之一，也是实施　政务信息化建设的突破口。　随着计算机技术和信息技术、网络技术的广泛　应用与发展．公文处理电子化、网络化已经成为现　实。本文重点就电子公文系统的开发和应用中存在　的问题谈点看法和对策。　１电子公文系统的概念及特点　电子公文也称数字化公文，是运用计算机系统　和现代信息管理技术制发的全数字化形式的公文。　目前在国务院办公厅正式颁发的＜电子公文传输管　理办法＞中给出了一个电子公文的定义：电子公文是　指国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理　后形成的具有规范格式的公文的电子数据。该＜办　法＞因为首次明确规定了电子公文与相同内容的纸　质公文具有同等法定效力而显得十分重要。而在等　待审批的＜基于ＸＭＬ的电子公文格式规范＞标准第　１部分＜总则＞中，又将电子公文定义为“以数字形式　存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅　读、处理并可在通信网络上传输的公文”。前者是国　家行政管理机关根据＜国家行政机关公文处理办法＞　这一行政法规的授权制定的有强制约束力的管理办　法。在＜电子签名法＞颁布实施后还拥有来自法律的　直接授权。制定目的也是在政令传达过程中以电子　公文取代纸质公文，比较注重法律的有效性。而后者　是标准化组织制定的为解决各电子政务系统之间互　联互通、信息共享、业务协同的问题制定的国家推荐　标准，注重的是信息系统之间的可交换性。　１．１　电子公文系统的构成　１．１．１　电子公文需要处理的内容。既包括党政机　关、企事业单位、群众团体等组织在办理公务中形成　

南、上海、福建、河南、河北、山东、山西、陕西、江西、　浙江、广东、辽宁、甘肃、重庆、云南，覆盖大陆　６６．６７％区域。这一覆盖率还是较高的。湖北、北　京、江苏、安徽、天津共发基金论文６７篇，占基金论　文总数５５．８３％，这几个地区是该刊基金论文来源　的核心区域。　８结论与建议　２００１～２００５年＜情报理论与实践＞的平均基金　论文率为１３．３９％；吸纳国家级基金论文占基金论　文总数的３３．１９％；研究热点集中在信息系统、竞争　情报、信息政策法规与信息法、信息组织等八个方　面；综合、归纳、综述等定性研究方法占６０．８３％；合　著率为６１．６７％；合作度为每篇１．８３人；发文机构　集中在综合性大学、师范大学；所有基金论文来自我　国大陆６６．６７％区域。由此可知，＜情报理论与实　践＞吸纳资助基金论文能力较强，始终引导情报学理　论与实践研究的新潮流，具有专业性、实用性、新颖　性、指导性，为我国情报学学科建设做出很大贡献。　是我国情报学专业重要的学术期刊，是情报学研究　者与教育教学工作者进行学术研究的重要信息源。　根据上述定量分析，笔者建议贵刊：　８．１对于各级各类基金论文的刊发给于一定的优　惠政策。这样能够吸纳更多的基金资助论文。　８．２刊发基金资助论文可适当向至今无基金论文　

收稿日期：２００６—０３—１０　・　９８　・　在贵刊发表的省份倾斜，使基金论文在全国的覆盖　比例更大些，可提高贵刊在全国的影响力。　８．３可设立基金项目论文专栏。并可就某一基金资　助课题进行组稿刊发，使之具有很好的连续性。　８．４注意刊发关于情报学基础理论研究的基金论　文，如情报学的哲学基础、方法论等方面的基金论　文，就情报学整体研究状况来看，这几个方面的研究　显得有些欠缺，这种欠缺将会影响我国情报学学科　的建设，贵刊若能在这方面有所突破。必将大大提高　刊物学术水平和地位。　［参考文献】　［１］　高凡，王惠翔．我国图书馆学情报学基金论文　产出力调查研究与定量分析．图书情报工作。　２００４，（１０）：１２—１６．　［２］　相东升．十七种图书情报学期刊基金资助论文　统计分析．情报杂志。２００６待发．　［３］　相东升．＜中国图书馆学报＞十年基金论文统计　分析研究．现代情报，２００５，（８）：１４５—１４９．　［４］　彭靖里．国外竞争情报研究发展综述．情报科　学，１９９８，（３）：２６８—２７１．　［５］　朱烨．我国信息政策研究（１９９４～２００３）综述．　图书馆建设，２００５，（３）：２７—３０．　［６］　相东升．＜中国图书馆学报＞十年基金论文统计　分析研究．现代情报，２００５，（８）：１４５—１４９．

　维普资讯 http://www.cqvip.com 薹　

和使用的通用公文，也包含军事类、司法类、涉外类　等专用公文，既有人们日常所称的党政机关“红头文　件”．还有信息类、简报类、信函类、礼仪类和讲话类　等非规范性公文。　１．１．２从所需的系统软件来看。公文交换、收文办　理、发文办理系统和文档一体化管理系统环环紧扣；　系统控制、安全防范软件系统和电子版式及电子印　章软件系统缺一不可。　１．１．３公文处理人员和相应的工作环节必须配置　必要的计算机及打印、扫描、复印等办公设备。并具　备键盘、语音、手写、扫描输入和网上直接下载、复　制、粘贴等功能。机关内部的ｏＡ网和外部的传输　网络应当互联互通。　１．１．４电子公文处理建立规范的收文、发文、交换　和文档一体化等管理制度，并要针对电子公文的特　点，制定相应的制作排版、电子用印、网络传输、加密　控制、流程控制、权限控制和备份等技术规范。文秘　人员和审核签发公文的领导不但需要熟悉公文处理　的基础知识，还需要掌握基本的计算机操作技能和　打印、复印、扫描、发送等技能，并应了解相应的网　络、传输和安全保密等知识；开发、管理和维护等技　术人员不但要懂技术，还应了解相应的公文种类、行　文规则、收文、发文程序、方法和要求等公文处理基　础知识。　１．２电子公文系统的特点　１．２．１　系统与网络支撑。电子公文采用数字代码　记录．需要借助计算机及其程序才可能完成。电子　公文的传输、查询和共享．也要依靠计算机通信网络　及其硬件平台作支撑。目前，电子公文已经从单机　公文管理时期和局域网、广域网办公自动化时期向　信息高速公路时期发展，公文处理软件系统和电子　版式、数字化印章等技术日趋成熟。安全型电子公文　正在取代普通电子邮件公文。多媒体信息一体化、公　文格式标准化、安全认证规范化、阅读设备智能化．　多层次、大范围“无纸化”公文处理的基础条件已经　具备。　１．２．２大容量与智能化。随着现代信息存储技术　的运用。电子公文已经实现高密度、大容量和文字、　图形、数据、图像、语音等各种信息的有机组合和一　体化处理。便于存放、检索、复制和传输．为公文的智　能化处理提供了可能。现代信息管理技术的广泛运　用．能够实现材料采集、文字图像输入、版式生成、要　素标识、审核流程、数字印章、传递发送、整理归档、　限时办理、来文提示、退文警示多节点、全过程的智　能化自动处理。　１．２．３便捷式与高效率。电子公文处理界面的一　道程序、一次点击就能够完成纸质公文多道程序、多　个人次才能完成的工作量。文字、表格、图像、数据　可以手写、语音等多种方式输入、编辑和输出．方便　具有不同计算机操作能力的人员使用。秘书部门通　过计算机能对多个工作环节自动进行显示、排序、查　询和流程跟踪；办文部门通过计算机可以完成多道　程序，并对办文过程进行流程跟踪监控；发文部门可　以利用网络实现全方位、远距离高速传送；文档管理　部门可以采用数据库和检索技术．实现归档公文的　自动编号和比对查询，在档案信息库中多条件高速　检索，迅捷、准确地获取归档公文信息。　１　２．４集成与互联共享。通过计算机系统和信息　技术．有效地把文字、数据、图表、图像和语音等图文　信息、音频信息和视频信息等集成在同一个电子文　档中．实现多种信息在同一公文中的数字化处理。　同时．计算机网络系统可以对公文的全过程进行自　：　科技与经济２００６生墓１５期　皿　时　砸　

动化、日常化管理。依赖现代计算机技术系统和信　息网络以及有线、移动通信技术，上可联中央、国家　机关，下可联地方党委、政府；党委、政府、人大、政协　及其组成部门、直属单位联结为一体；机关内部．人　员、单位、上下级之间，收文、办文、核稿、送审、签发、　发文、归档等各个环节同处一个系统。随着信息技　术的发展，人们既能在固定场所处理公文．又能在运　动中从事公文处理，真正实现“无纸化”和“无址化”。　通过公文数据库系统和计算机检索技术以及相应的　权限，文秘人员能够在同一时间、同一地点或不同时　间、不同地点共同检索、阅读和使用电子公文信息。　办文时的征求意见、会签公文和联合行文变得简便　易行，公文处理的效率明显提高。　电子公文系统包括收文、办文、发文（传输）办理　和存档等环节。在电子政务ｏＡ平台中充分利用计　算机和网络技术、复印、扫描和刻录等技术。逐步实　现电子公文业务处理的网络化、智能化、规范化和　“无纸化”管理。是开发设计和操作应用应当努力达　到的目标。　电子公文系统建设是一个动态的过程。由于对　电子公文认知程度和计算机操作水平的差异、以及　市场利益驱动等原因，在电子公文的开发应用中很　容易造成人力、财力、物力的浪费。以下就电子公文　系统的开发和应用中存在的问题谈点看法和对策。　２电子公文系统开发中存在的问题和对策　２．１需求与技术的问题　当前，一些单位存在着技术牵着需求走的现象．　往往是技术部门先立项招标、应用部门后提出实际　需求，导致需求与技术的脱节，电子公文的开发应用　具有很大的盲目性。对电子公文的开发和利用还缺　乏正确的认识，重硬件、轻软件。重建设、轻应用，重　网络、轻信息的现象仍然比较突出。长期以来政府　信息部门的大量建设资金投入到硬件设备上。应用　部门缺乏信息收集、更新、深加工的专项资金和技　术。　公文处理电子化要求对传统的公文处理业务规　范化、数字化，这需要做大量基础性的工作。如规范　办文流程，对现有的一些公文处理格式化、标准化．　制定系统代码、系统分类等。而目前。管理者、应用　者、技术人员三者之间缺乏业务的沟通、协调和融　合．以至于出现有些系统开发出来后从来就没有被　应用过的现象。因此，应当先由应用部门提出实际　需求，技术部门根据需求进行立项和招标，软件公司　根据需求和招标要求进行具体开发。需求和技术的　结合。一定要从实际需要出发，既要适应基本环节的　高效便捷操作。也应满足各类个性化的服务要求。还　要防止盲目采购、不切实际地安装现成的商业软件　和应用系统的现象。　２　２功能和流程的问题　电子公文处理系统就是利用电脑网络功能．实　现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归　档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管　理。在办公自动化系统中．公文处理是较为复杂的　一个子系统．其复杂程度体现在两个方面：首先公文　系统是一个纵向、横向交错的综合结构的系统．从纵　向看．公文系统被多级组织共同使用，从横向看。公　文系统被同级的多个职能部门共同使用．不同组织　级别的公文系统具有不同特点；其次公文处理流程　具有多样化特性，一般来说．不同组织级别的公文处　理流程不同．由于受到多方面因素的影响而变得复　杂多样。　目前电子公文处理系统设计方案还没有完全走　・９９　・