Excel数据库在期刊稿件管理流程中的应用

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第38卷第2期2010年4月浙江工业大学学报JOURNALOFZHEJIANGUNIVERSITYOFTECHNOLOGYVol.38No.2Apr.2010

收稿日期:2009󰀁01󰀁06基金项目:中国高等学校自然科学学报研究会基金委员会科技期刊学研究项目(GBJXC0941)作者简介:刘󰀁岩(1965󰀂),女,新疆乌鲁木齐人,副编审,主要从事数据库应用技术、管理信息系统和编辑学研究,E󰀁mail:liuyan@zjut.edu.cn.Excel数据库在期刊稿件管理流程中的应用刘󰀁岩,陈石平(浙江工业大学学报编辑部,浙江杭州310032)摘要:编辑部在处理稿件流程中,过去一直采用手工的方式,编辑囿于烦琐的事务性劳动之中.为了提高编辑部处理稿件的工作效率,及时掌握稿件的来源及审稿与发表的进展情况,利用Excel数据库实现了编辑部稿件的日常处理流程管理工作,极大地方便了编辑部对稿件的管理,提高了编辑部的工作效率,也在很大程度上改变了传统工作中存在的烦琐、低效、速度慢的状况,使编辑部的管理更加简练、高效、快速.关键词:Excel数据库;编辑部;稿件管理;工作簿中图分类号:TP311.138;G231󰀁󰀁󰀁文献标识码:A文章编号:1006󰀁4303(2010)02󰀁0202󰀁05TheapplicationofExceldatabaseinthemanagementofjournalmanuscriptsprocessingflowLIUYan,CHENShi󰀁ping(EditorialDepartmentofJournal,ZhejiangUniversityofTechnology,Hangzhou310032,China)Abstract:Intheprocessofdealingwiththemanuscripts,amanualmethodwasusedtobeadoptedineditorialdepartmentinthepast.Thismakeseditorstobeconfinedintotrivialservicework.Inordertoimprovetheeffectivenessofdealingwiththemanuscriptsineditorialdepartment,theExceldatabasetechnologyisusedtomanagethedailyprocessingflowofmanuscripts.Usingthismanagementmethod,editorscanholdtheresourseofmanuscriptsintimeandhavethesituationofreviewandpublicationofmanuscriptinhand.Thismethodgreatlyfacilitatesthemanagementoftheeditorialdepartmentinthemanuscriptsprocessingflowanditchangestheexistingtrivial,inefficient,andlumberlysituationinthetraditionalworkmethod.Thismanagementmethodmakesmanagementineditorialdepartmentmoreconcise,efficient,andfast.Keywords:Exceldatabase;editorialdepartment;manuscriptsmanagement;book󰀁󰀁随着网络的普及和网络技术的飞速发展,计算机网络技术在期刊管理和编辑出版中的应用日益广泛[1],通过数据库进行稿件的管理已成为期刊管理的趋势和重要途径.由于Excel[2]具有强大的电子表格制作、管理和数据分析功能以及与其他软件很强的兼容性,且储存和累积的稿件信息量大,在期刊编辑部的稿件管理中得到了广泛应用[3].长期以来,浙江工业大学学报编辑部编辑在稿件管理流程中一直采用的是手工方式进行对稿件的登记、查询、专家审稿、修改稿件、发退稿函等,十分繁琐,编辑囿于繁琐的事务性劳动之中.为此,笔者以自己编辑部工作流程为蓝图,利用Excel开发出自己编辑部稿件处理流程的管理数据库系统进行稿件的管理工作,更有效地提高了编辑部的工作效率,方便编辑登记稿件、稿件审稿和稿件查询等工序,为编辑部今后收集、整理、统计分析大量的稿件数据提供了强有力的支持依据.同时,Excel软件使用方便、简单易学.1󰀁Excel数据库的构建Excel稿件管理数据库的构建主要是依托编辑部原有的稿件登记本中的数据,根据需求详细添加了编辑管理流程中各环节的信息,可供编辑部管理人员随时输入各项信息,构成可随时动态刷新的信息完整的数据库[4],实现了编辑部内稿件管理数据库的资源共享.稿件管理数据库的内容主要包括:稿件登记信息、作者信息、专家审稿情况信息和经费登记信息4大部分.首要的工作是创建数据库稿件管理流程结构设计,这将关系到以后能否真正地利用这一手段对期刊稿件的情况进行有效的管理和分析,根据编辑部日常事务中稿件管理工作的情况,做了稿件处理流程设计,见图1所示.

图1󰀁期刊稿件处理流程数据库设计图Fig.1󰀁Dealingwithflowdesignchartofdatabaseinmagazinemanuscript1.1󰀁创建工作簿1.1.1󰀁来稿登记工作簿编辑部收到作者来稿,经初审符合条件后,进行输入各项信息,形成稿件的原始信息.设立的字段有:稿件编号,收稿日期,论文题目,作者姓名,出生年月,职称和学位,作者单位和邮政编码,从事的研究方向,基金项目,联系电话和E󰀁mail.1.1.2󰀁审稿登记工作簿利用已建好的审稿专家数据库,可以准确、快捷、方便地选择合适的审稿人,一般外审专家为两人.设立的字段有:稿件初审,送审日期,审稿专家详细地址,专家基本情况(包括:性别,年龄,职称,学位),审稿专家的审稿方向,联系电话,E󰀁mail,审回日期,审稿评价,催审稿件通知单.1.1.3󰀁刊发情况登记工作簿经审稿专家审定,并通过编辑加工处理后的稿件,进入到发稿管理程序.设立的字段有:反馈处理意见(包括退修和退稿),答复修改意见,编辑加工,终审定稿,确定入编卷(期),排版校对(三校),终校,送印刷厂(付印),寄发作者和交流学报.1.1.4󰀁经费登记工作簿工作簿主要是记录审稿通过的稿件,并显示所刊登稿件所需要的各种费用.各个字段的设置与来稿登记工作簿的设置完全相同,方便编辑部内部的财务管理.编辑每天可以打开数据库按时间排序进行浏览,对到款后的稿件进行编辑流程加工.设立的字段有:收取版面费和审稿费,发放稿酬和专家审稿费,支付印刷费. 203 第2期刘󰀁岩,等:Excel数据库在期刊稿件管理流程中的应用1.2󰀁工作簿在局域网上的应用建立编辑部局域网.把建好的4个工作簿同时放在服务器上,可供编辑部共享,每个编辑均可同时打开工作簿对稿件进行查询和浏览,帮助作者查找稿件信息,并且可以在自己的电脑上单独对4个工作簿中的部分数据进行修改,但是不能同时进行.在收费登记工作簿中管理员分别设置了不同编辑的收费登记表,操作步骤:点击工作表标签,打开菜单中的!插入∀,点击!插入工作表∀命令,插入了一个新的工作表,在新的工作表中再打开菜单中的!格式∀,点击工作表下的!重命名∀命令,在表的最下方指令输入编辑的姓名,重复以上步骤,可以完成每个编辑的收费登记表.管理员对收费登记表进行了密码保护,每个编辑对自己工作表内的数据可以进行任意修改,但修改后的数据必须由指定的管理人员对各个编辑工作表的内容进行复制,然后剪贴到收费登记表中,对收费表中的内容编辑只能进行查寻但是不能够修改.步骤:在文件菜单下点击!另存为∀选项,然后在对话框中点击!工具∀按钮,再点击!常规选项∀命令,在这些选项下可以设置!打开权限密码∀和!修改权限密码∀中键入密码,点击!确定∀就可以了.值得注意的是:其他编辑可以根据自己的需求对数据进行任意操作,但是对修改过的内容不能保存.这样有助于编辑们既方便了回复作者对稿件的查询,又对工作表中的数据进行了一定的保护.2󰀁数据库主要功能的实现2.1󰀁稿件查询功能主要完成对数据库的查询,可供作者查询已投稿件的基本信息和处理结果,编辑还可对数据库中的某些信息通过查询进行插入、修改和删除等操作.步骤:点击!编辑∀菜单,在分类字段下拉列表框中选择!查找∀命令,在对话框中输入需要查找的字段名内容,比如输入某位作者的姓名或稿件编号,然后点击!查找全部∀或!查找下一个∀按钮,系统就会自动查找到符合要求的记录.2.2󰀁分类汇总功能编辑部年底需要对稿件进行各类类别的统计分析,这就需要使用!分类汇总∀来完成.当插入分类汇总时,Excel将分级显示列表,以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行.若要插入分类汇总,首先应该按需要统计的字段排序,才能将要进行分类汇总的行组合到一起.然后,为包含数字的列计算分类汇总.如果数据不是以列表的形式来组织的,或者只需单个的汇总,则可使用!自动求和∀按钮,而不是使用自动分类汇总.比如,统计每位编辑全年审稿的数据,首先打开!数据∀菜单,在分类字段下拉列表框中选择!排序∀,在对话框中选择初审字段,之后打开!数据∀菜单下!分类汇总∀命令,在!分类∀字段中选择初审项,在!汇总方式∀中选择计数项,在!选择汇总项∀中选择初审字段,点击!确定∀按钮,表中就会分别显示出每位编辑一年审稿的总数量.编辑部如果想知道每完成一期总的版面费的收入情况,也可以按照以上操作步骤进行,那么每一期的版面费总收入情况就可以一目了然,年底每期的收入还可以自动生成统计报表,供编辑部财务审核.2.3󰀁分类筛选功能Excel中提供了两种筛选操作,即!自动筛选∀和!高级筛选∀.!自动筛选∀一般用于简单的条件筛选,筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来,只显示符合条件的数据.!高级筛选∀一般用于条件较复杂的筛选操作,其筛选的结果可显示在原数据表格中,不符合条件的纪录被隐藏起来.也可以在新的位置显示筛选结果,不符合条件的纪录同时保留在数据中而不会被隐藏起来,这样就更加便于进行数据的对比了.例如,对作者层次进行调查分类,欲统计作者中具有副教授职称的人数数据.步骤:打开!数据∀菜单中!筛选∀子菜单中的!自动筛选∀命令,这时在标题行的所有单元格中都出现一个下拉箭头,单击!职称∀列的下拉箭头,选择!副教授∀项,表中就自动只列有符合条件的作者为副教授的记录.如果想继续统计具有博士学位的副教授人数数据,直接可在已有的副教授记录中,点击!学历∀列的下拉箭头,选择!博士∀项,即可以得到满足符合条件的副教授和博士的记录.如果需要筛选多个条件是!或∀的关系,或需要筛选的结果在新的位置显示出来,就只有使用!高级筛选∀来实现了[5].一般情况下,!自动筛选∀能完成的操作用!高级筛选∀完全可以实现,但有的操作则不宜用!高级筛选∀,这样反而会使问题复杂化了,如筛选最大或最小的前几项纪录.2.4󰀁图表显示功能为了更直观地将工作表中的数据结果用图形表示出来,以第一个分类汇总为例,将分类结果的第二个级数据采用多选的形式进行复制(仅仅复制有计数结果的一条)并粘贴到需要的位置,点击!插入∀菜 204 浙江工业大学学报第38卷单中!图表∀按钮,进入图表向导,在对话框中的!图表内型∀中(有条形、线条、柱形、切片、点及其他形状)选择!柱形图∀,再选择!子图表类型∀中的某种类型,单击!下一步∀,将出现另一个对话框,根据要求选择一个数据区域来作图.步骤:点击Delete或Backspace键,删除方框中原有显示的区域,然后单击方框右侧的区域按钮,这时图表向导就会缩小成一个横框显示在屏幕的上端,用鼠标标记要制表的区域,选择之后,再点击区域按钮,会自动生成图表,点击!下一步∀出现图题对话框、横轴和纵轴对话框、点击!下一步∀,再点击!下一步∀,图表就顺利插入,这样就可以直观地用柱状图显示出每位编辑全年的审稿数据.2.5󰀁超级链接功能为保证专家信息的真实有效,必须对专家信息实行动态管理[6].专家审稿就可以使用Excel中的!超级链接∀功能,例如,选择!审稿专家∀列中的任一专家,打开!插入∀菜单中的!超链接∀命令,将出现一个!插入超链接∀对话框,在查找范围!显示文字∀输入框中显示的就是单元格中的文字;选择!浏览目录∀中的!文件∀按钮,在!链接到文件∀对话框中选择预先构建好的Excel审稿专家数据库,点击!确定∀就设置好了该链接,再单击该专家姓名,就可以直接转到审稿专家数据库中查阅该专家的具体情况.根据需要,也可以与其他的文件或电子函件地址相链接.完整统一的稿件数据库应涵盖了稿件的所有相关信息,可以随时增加信息项而无须修改数据库结构.利用Excel强大的统计和计算功能能够对各类数据进行分类统计,如录用稿件数量,退稿数量,某一期稿件的信息、稿源分布情况(包括各学院年龄、职称、基金项目等)、发表费和审稿费的收取情况、稿费和专家审稿费的支付情况等等,可根据分类统计数据绘制成图表,直观地说明数据分析的结果,极大地提高了编辑部事务处理的效率,有利于期刊的全面管理和决策.3󰀁数据库权限的设置与保护管理权限通过设置若干密码来实现.为了保护数据库的真实、准确,预防其他编辑环节的误操作,造成数据库的丢失,应对4个工作簿随时进行备份,一个星期最好两次,这项工作应由编辑管理员来完成对设定数据库的!保护∀和!共享∀区域,管理和随时更新数据库.这样就能使全体成员分工协作、各行其职,共同做好编辑部的管理工作.Excel保护数据的方法有三种:一种是隐藏方式,将数据直接隐藏起来;第二种是保护方式,在!工具∀项中输入密码,用口令将工作表保护起来;第三种是保护单元方式,可以使用!锁定∀命令,将数据锁定,不让其他人员随时修改[6].我们采用的方法是选定在数据库中允许其他编辑改动的单元格.步骤:单击!格式∀菜单中的!单元格∀命令,出现一个!单元格格式∀对话框,再单击!保护∀选项卡,点击!锁定∀复选框,锁定被清除,点击!确定∀按钮.再点击!工具∀选单中的!保护∀选项下的!保护工作表∀命令,在!保护工作表∀对话框界面中!允许此工作表的所有用户进行∀选择内容中有选择的点击复选框后,设定密码并重新输入密码,最后点击!确定∀.按照以上步骤对数据库实施保护后,没有取消锁定的单元格将处于保护状态而不能改动,管理员只有输入密码,在!工具∀选单的!保护∀选项中!撤销工作表保护∀后,才能修改被保护单元格的内容.Excel使用方便,功能强大,但它的许多操作都是在工作表上进行,如进行!筛选∀操作后,原工作表被隐藏,而形成经过筛选的新工作表,便于查询、对比、打印,这些操作之后,必须点击!自动筛选∀前的!#∀键进行工作表的恢复,否则会破坏原工作表数据,鉴于以上原因,建立数据库之后,必须进行拷贝备份,以防止数据丢失破坏.4󰀁数据库在使用中发现的问题及解决的方法󰀁󰀁(1)工作簿的条目项创建不够细.作者信息不全,如省、市、单位、学科、职称、职务等,多作者没有第二位和第三位作者的信息;审稿人的记录不够详细,如职务、从事的主要研究工作和所取得的主要成果,是否承担研究课题等.对考虑不周的信息,我们在使用中逐步增加了信息条目项,根据需要,可以随时增减信息条目项中的内容.(2)!超级链接∀项目层次不全.如缺少稿件、作者Emil地址和专家Emil地址等的链接.针对这种情况,我们将原有的数据库进行了改进,实现了通过Email邮件寄稿形式来代替传统的信函寄稿.这样 205 第2期刘󰀁岩,等:Excel数据库在期刊稿件管理流程中的应用