1 第1章
岗位说明书编写
1.1岗位说明书的内容
岗位说明书，也称为工作说明书、职位说明书，它是对一个岗位的设置目的、工作范围、职责与考核要求、任职资格等进行的描述.企业已经岗位说明书可以建立一套职位体系，以满足自己在薪酬体系、考核、招聘等人力资源管理方面的各项要求。
一份合格的岗位说明书应可以让员工明确在实际工作中应当做些什么、怎么做、做到什么程度、做到这种程度需要什么能力、工作环境是怎样的、以后的职位通道是什么等。规范的岗位说明书是处理复杂的人力资源管理工作的基础,它包括工作描述和工作范围两部分。
企业一般都会给每个岗位制作岗位说明书,那么岗位说明书在实际工作中的作用主要体现在哪些方面呢？图1—1列示了岗位说明书在企业管理中的6中用途.
１ 为招聘、录用员工提供依据
2 便于对员工进行目标管理
3 为对员工进行教育与培训提供依据
4 为绩效考核提供依据
５ 为企业制度薪酬政策提供依据
6 为员工普升与发展提供依据
图1—１ 岗位说明书的用途
1.1.1 工作描述
工作描述,又称职务描述,是对企业中各类岗位的工作性质、工作职责、工作职务与工作环境所做的规定,用来说明任职者应该做什么、怎么做以及在什么条件下去做。
它主要包括以下两个方面的内容。
1、 岗位基本信息
包括工作名称、部门、隶属关系、工作编号、职务等级等、示列见图１—２。
1 工作名称 ２ 所属部门 3 直接上级职务
4 岗位编号 ５ 工资水平 ６ 工作性质
7 定员人数 8 所辖人数 9 普升放心
图1－2 岗位说明书————岗位基本信息示例
2、 工作说明
工作说明主要包括以下６个方面的内容.
(1）职务概述
又称工作综述,用于描述工作的整体性质。如某企业人力资源部经理的工作概述为:对公司人力资源管理工作进行协调、指导、监督和管理:负责公司的人力资源规划,员工的招聘选拔、培训、绩效考核、薪资管理，员工的激励、开发等工作以及相关制度的制定,保证公司人力自已供给和员工的工作高效率.
岗位说明书编写流程（共5篇）
第一篇：岗位说明书编写流程
如何编制岗位说明书
一、岗位工作分析
岗位工作分析也就是岗位分析，即是指对某工作进行完整的描述或说明，以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信息，从而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源管理的基础性活动。很多企业由于缺乏准确的工作说明而付出了很大的代价，结果导致了很多人力资源工作缺乏针对性，难以开展。那么如何制订岗位工作说明书呢？岗位分析要从以下八个要素开始着手进行分析，即（7W1H）：
WHO：谁从事此项工作，责任人是谁，对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。
WHAT： 在雇员要完成的工作任务当位中，哪些是属于体力劳动的范畴、哪些又是属于智力劳动的范畴呢？
WHOM：为谁做，即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户，也指企业内部的员工，包括与从事该工作的人有直接关系的人：直接上级、下级、同事、客户等。WHY：为什么做，即工作对从事该岗位工作者的意义所在。
WHEN： 工作任务应该被要求在什么时候完成呢？
WHERE：工作的地点、环境等。
What qualificatiaons：从事这项工作的雇员应该具备哪些资质条件呢？
HOW：如何从事或者要求如何从事此项工作，即工作程序、规范以及为从事该工作所需要的权利。
岗位工作分析是一项复杂的系统工程，企业进行岗位工作分析，必须统筹规划，分阶段、按步骤地进行。进行岗位工作分析通常使用的方法有：问卷调查、总结分析、员工记录、直接面谈、观察法等方法。有了岗位工作分析的结果以后，我们就可以着手制定岗位工作说明书了。
二、岗位工作说明书
也称岗位说明书，是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定，而且在编制时，要注意文字简单明了，并使用浅显易懂的文字填写；内容要越具体越好，避免形式化、书面化。
编写职位说明书的注意事项
第一篇：编写职位说明书的注意事项
编写职位说明书的注意事项
在规模很小的时候，企业一般是不需要《职位说明书》的，比如企业只有十几或二十几个人。这个时期，资源紧缺，一切以市场销售为中心，企业要集中一切资源开拓市场以求生存下来。老板只要敬业，认真盯住每个人、每件事就行了。
但是，企业做到了一定规模之后，如果还是没有一套清晰、合理、科学的《职位说明书》，就很难保证公司的高效运转，必然会越来越多地出现推诿扯皮和消极怠工的现象，出现人浮于事和执行不力的现象，企业的绩效管理和薪酬激励系统也很难令人满意。有人把职位说明书比喻为人力资源管理的基石，以表明其在企业管理中的基础性作用与重要性。可想而知，一家企业如果没有了“基石”，或者“基石”不牢固，那么这个企业在人力资源管理方面，如人才的“选、育、用、留”上面的执行效果将可想而知，进而企业的可持续发展将难以得到有效保证。
根据本人多年来的人力资源管理实践与咨询经验，我总结出在编写《职位说明书》时需要注意的几点问题，供大家参考：
1、把重点放在“职责描述”和“任职资格”上
千万不要陷入追求尽善尽美的误区！要始终牢记编写职位说明书的目的，编写的最主要目的在于明确职责和关键工作任务，同时确定每一个职位的基本任职资格条件，对于职位说明书中的一些不是非常必要的内容完全可以精简掉，不要照搬其它企业的职位说明书。
在对工作职责进行描述时，尽可能地将属于同一工作职责的若干工作任务描述清楚，以工作职责作为职位的基本构成单元，将职责变成一个由若干项重要任务组成的类似于计算机上的那种可以“插拔”的独立组件。一旦组织需要将某项工作职责分配给另外一个职位，就只需要将这一职责连同其所属的关键工作任务整体“插拔”到另外一个职位上即可，这样一方面可以适应企业的职责频繁调整需要，另一方面至少还可以做到同一职责内部的关键工作任务不至于因为职责的转移而被分拆得七零八落，从而导致重要工作任务出现缺失。在描述职位所承担的工作职责时要基于现实，不要将在成熟企业中本来应当由某一职位来做，但是现在却做不到的事情也写进去，尽管适当地增加对任职者的职责要求是可以的，但是这种增加必须适度，具有可操作性。
职位分析与职位说明书人力资源中心为什么在这个时候要做职位分析,编制职位说明书?日常工作中常见的困惑不清楚本部门或本职位工作职责难以把握工作重点工作中有推诿、扯皮现象部门工作交叉，协作不畅越级汇报、越级管理管理层级多、职务设置多……日常工作中常见的困惑身为主管:如何适当地评估我的部属?如何有效地激励他们?如何正确引导他们的工作?身为部属:哪些工作对我来说才是最重要的？我的权责范围是什么?我将以哪些指标来被考核?职位分析对组织中某个特定职位的目的、任务、职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析的过程。亦即制定职位说明书的系统过程。为什么要进行职位分析◆组织要求：职能的有效分解，职责的层层落实（不缺项、漏项、无盲区；职责归属合理、分布合理）◆职位要求：任职人明确责任、权力和工作关系（我要干什么？我需要什么条件？我有什么职权？我要与谁合作？）◆主管要求：管理者首先要让下属知道做什么（这些工作谁来做？如何指导与检查？）◆人、事、量匹配（盘点、配置）的要求（分工合理吗？能做吗？需要人员配置和条件支持吗？）Ⅱ职位分析职位评估系统实施人力资源开发与管理战略的基础文件和第一工具；组织高效的保障; 创造竞争优势的土壤职位分析
DEVOTION人员招聘(标尺)薪酬管理(算式)绩效管理（来源）培训与发展（标准）为什么要进行职位分析基本信息——职位全称、等级、部门工作关系——直接上级、直接下属、关联部门、外部影响工作内容——职责项目、职责分解、程序、工具、界限、接口工作标准——职责要求、达成度、流程表达、衡量度职责权限——公司规定、主管授予的权利任职资格——教育程度、知识、技能、经验、素质（生理、综合）工资级别、职位晋升路线设计、工作环境-----职位分析的成果——职位说明书
DEVOTION职位说明书的用途•员工的工作指南和目标导向•企业进行组织结构设计和三定的依据•是进行目标管理和考核的依据•有助于确定招聘不同职位员工的标准•是确定不同职位薪酬标准的基础•是员工职业生涯发展的指南（努力方向）员工的工作指南和目标导向•在组织架构中的位置（上、下级、职位名称）•内外部工作联系、工作隔离关系、制衡关系•岗位职责的详细列举与绩效指标要求•对个人素质或胜任能力的要求•将面临的工作环境和工作条件企业进行组织结构设计依据•完整的职位说明书应包括公司所有职位•能体现每个职位在企业的作用和存在的价值•发现哪些职责存在重叠或空白，进而对职位进行调整和岗位职责的重新设计，也就是定岗•是三定的依据——定岗：职责定编：工作量（需要观察）定员：素质要求，找差距管理者进行目标管理和考核的依据•岗位职责明确了这个职位的任职者应该做什么•工作概要明确这个职位的目标是什么•任职资格明确这个任职者应该具备什么特质（学习和发展）•确定工作的流程和工作关系•考核的标准是质和量，通过职位说明书可以体现确定招聘不同职位员工的标准•职位说明书＝岗位职责＋任职资格•任职资格包括教育背景、从业经验、技能和素质、特殊岗位的特殊要求•任职资格确定招聘某一职位员工的标准•某一职位岗位职责发生变化，任职资格也相应要调整是确定不同职位薪酬标准的基础•职位分析是进行职位评价的基础依据•通过职位评价确定职位对公司的相对价值•职位分析告诉我们要做什么•职位评价告诉我们为什么做•在既定的薪酬标准下根据内部公平性原则确定不同职位的薪酬范围员工职业生涯发展的指南•在岗位描述中找到自己尚未能任胜的工作•在任职资格中找到自己的素质与能力差距•通过了解组织其他岗位的说明书为自己确定更高的发展目标•职业生涯规划要结合企业的职业生涯管理•企业提供的职业通道，内部纵向和横向流动职位说明书的编写职位说明书的结构•职位基本信息•职位概述•任职资格•工作职责岗位名称：所属部门：直接上级：直接下级及人数：当前任职人员：职位基本信息职位说明书的结构•职位基本信息•职位概述•任职资格•工作职责工作概要：本岗位在组织中的工作目标和主要工作职责的概括性描述；职位说明书的结构•职位基本信息•职位概述•任职资格•工作职责最佳/最低学历：是指胜任本岗位目标要求的任职者应具备的最佳/最低受教育水平和专业知识要求执业经验：是指胜任本岗位工作目标要求的任职者应具备的相关工作从业经验、最低工作年限及以前工作过的企业类型；包括该职位所需要的执业证书或资格证书。专业技能与综合素质要求：是指为了完成本岗位工作目标，任职者所必须具备的实际操作技能和管理技能；例如：计算机软件的使用、沟通技能等。其它要求：是指对岗位任职者的身体素质、个人性格特征等其它岗位特殊要求。比如：销售人员要求能够适应长期出差、与产品接触岗位员工无传染病等。职位说明书的结构•职位基本信息•工作概要•任职资格•工作职责职责内容：是对本岗位各项具体工作内容的明确描述；如与其它岗位有类似工作内容，需明确描述区别，不能过分概括；相同岗位不同人员岗位职责内容应完全相同。同样职位只需要一张职位说明书。职责内容的填写方法•以月为周期，以时间顺序列举每项工作；•回想自己最繁忙的一天，以重要性顺序列举；•在较长一段时间内发生的周期性工作；•必须是本职位所要求的职责或直接领导交办的职责；•个人填写本职位的职责内容必须是实际发生的；•上级领导在修订下属职位说明书时重点对其具体职责占用时间百分比和重要性进行审核；权重：是以一个月或一定时期内完成该项工作内容所需要的时间占总工作时间的比例，标准格式用“**%”；以月为单位，每月工作总时间约为160小时，如果某项工作用时为一天，就是5％，如果用时3小时，就约为2％；一个月里占用时间低于3小时的工作内容不能列入。重要性：该项工作在本岗位所有职责内容中的相对重要程度，共分为三个等级，从1至3级重要程度依次递减；1为核心工作，与岗位业绩直接相关的；2为日常工作，例行的常规工作；3为临时性工作或与岗位目标无直接关系的工作；例如：薪酬专员的薪资核算工作在整个岗位工作内容中是最重要的，重要性等级为1级。重要性为1的工作不能超过5项。一、任职者根据本职位实际工作内容填写；（实际是什么）二、上级主管根据岗位设置的目标审订，修正并确认所辖各职位的岗位职责和任职资格；（应该是什么）职位说明书编写程序人力资源部汇总各部门职位说明书初稿后，根据公司定岗定编的原则，综合考虑各岗位设置的合理性，对各部门岗位的设置提出合理化意见，并与各部门负责人共同确定各岗位职位说明书。职位说明书的编写是不是一次性的工作?回顾与总结•什么是职位分析?与职位说明书的关系?•职位说明书与我何干?•职位说明书主要包括哪些内容?•怎么编写职位说明书?•谁来帮我做职位说明书!作业•撰写部门职能(部门第一负责人)•编写各岗位职位说明书(各岗位履职人/部门主管)要求在9月13日以前以电子版形式交至人力资源部谢谢大家！
