文件和资料的编号规则1

2015 年培训资料

档案分类、排列、编号规则

一、文书档案：

2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久

(Y)、 长期（ C ）、短期（ D) ，在每一个保管期限内，按照 XX 单位的《XX 单位机关文件材

料归档范围和文书档案保管期限规定》 进行收集整理。 一年分别按保管期编 3 个流水卷号 ，

即永久（ Y)一个流水号，长期（ C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号

全宗号： 4 位 ，如 “0134”

目录号： 3 位 ，如 “001”

案卷号： 4 位 ，如 “0001”

顺序号： 3 位 ，如 “001”

2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久

（Y)、 30 年（ D30)、 10 年（ D10) ，在每一个保管期限内 ，按照 XX 单位《XX 单位机关文

件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编 3 个流水

卷号，即永久（ Y)一个流水号， 30 年（ D30)一个流水号 ，10 年（ D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号

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2015 年培训资料

全宗号： 4 位 ，如 “0134”

年度： 4 位，如“2013”

保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年 “D30”、定期

10 年“D10”。

机构或问题： 2 位，如无该项内容，则用“ ZZ”表示。

件号： 4 位，如“0001”

二、会计档案：

按 卷“ ”整理 ，有几个项目分几个项目类 ，如财政帐 K1、 事业帐 K2……。分别按年度

排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、 15 年排列，同一年度内按财务报

(完整版)科研机构文件编号规则

摘要

本文旨在规范科研机构文件的编号规则，以提高文件管理的效率和准确性。为了避免混淆和错误，科研机构应该采用一致的编号规则，并注重编号的可追溯性和唯一性。本文提出了一套简单且没有法律复杂性的规则，可适用于各个科研机构。

1. 编号构成

科研机构的文件编号应包括以下几个要素：

- 类别标识：用于区分不同类型的文件，例如研究报告、实验记录、申请书等。

- 年份：表示文件产生的年份，格式为四位数字。

- 序号：用于区分同一类别下不同文件的顺序，一般为两位或三位数字。

编号的构成应符合以下格式：\[类别标识\]\[年份\]-\[序号\]。例如，研究报告的编号为R2022-001。

2. 文件分类

为了更好地管理和检索文件，科研机构应根据文件的性质和用途进行分类。常见的文件分类可以包括研究报告、实验记录、申请书、会议纪要等。对于每个类别，可以分配一个唯一的类别标识，以便于文件编号的确定。

3. 编号管理

科研机构应建立专门的编号管理系统，确保文件编号的一致性和准确性。编号管理系统可以使用电子表格或专业的文档管理软件来实现。每当有新的文件产生时，应在编号管理系统中登记并分配对应的编号。

4. 编号使用注意事项

在使用文件编号时，科研机构应遵循以下原则：

- 确保编号的唯一性：每个文件应该被分配一个唯一的编号，避免重复或混淆。

- 保持编号的连续性：序号在同一类别下应保持连续，方便文件的管理和检索。 - 注重可追溯性：通过编号可以追溯到文件产生的时间和具体信息。

5. 编号的应用

科研机构应在文件的标题、封面、页眉或页脚等位置使用文件编号，以便于文件的识别和查找。同时，文件编号也可以应用于电子文件的命名，使得电子化管理更加方便和高效。

结论

科研机构应遵循统一的文件编号规则，以提高文件管理的效率和准确性。通过建立编号管理系统和遵循相关注意事项，可以实现文件编号的一致性、唯一性和可追溯性。上述规则简单明了，易于实施，并不涉及法律复杂性，可适用于各个科研机构。

A CFC 第一次发布

版本 状态 修订 编制人 审核人 批准人 批准日期

文件编码

文件名称：

部门文件编制格式及编

码规则管理规定

文件类型 文件分类 技密级别 所属专业

发布单位 质量管理部

编制部门 部门内部标识码 适用范围

质量管理部 xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司

版权说明：

此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。 中核动力设备有限公司南京分公司 修 改 页

版本 状态 修 改 章 节

目 录

1. 目的 .................................................................................................................................... 4

2.适用范围 ............................................................................................................................. 4

3.参考文件 ............................................................................................................................. 4

4.程序管理 ............................................................................................................................. 4

5.职责 ..................................................................................................................................... 4

文件编码规则

11-AD03-202102-001

一、目的

加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，达到信息资料可追溯性，保证公司文件体系有效运转。

二、适用范围

适用于公司文件的编号管理和控制。

三、文件编号原则

1.日期表示格式：YYDD

YY年份：用四位数字表示，如2021表示公元2021年。

MM月份：用两位数字表示，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。

DD日期：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

例如: 20210212表示 (2021年02月 12日)

2.文件的编号，其代号组成如下所示:

XX1-XX2XX3-XXX4-XXX5

1:企业代码，由2位阿拉伯数字表示，见代码汇总;

2:部门代码，本公司文件类号见下表

3:文件类号，本公司文件类号见下表

4:文件年份，由6位阿拉伯数字表示，不足月分用0补足;

5:同类别下文件流水号，由三位阿接伯数字成，001；002......;

3.文件编号示例:

重庆禾一电气设备有限公司行政部通知通告类2021年第1号文件

10-AD05-202102-001

文件顺序号

年月份

部门 文件代码 公司代码

四、资料保管的期限、密级的划分

（1）资料保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。

永久：指资料档案需永久保存。

长期：指资料的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期：指资料保存20年以下。

如果工程资料在同一案卷内，同时存在有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管期限以保管期限较长的为准。

（2）资料保管密级的划分

资料保管的密级划分为普通、机密、绝密三种。如果在同一案卷内有不同密级的文件，则应以其中最高的密级作为该卷的密级。

A：“普通”保密内容的一部分，一旦泄密会遭受一定损失。

B：“机密”保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使公司遭受较大危害和较大损失。