电子文件对档案管理工作的影响及其解决对策
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电子文件对档案管理工作的影响及其解决对策
[摘要]所谓电子文件，简要来说是指人们在计算机上，使用一定的处理方式所形成的信息组合。说得更具体一点，则是指在计算机或数字设备中形成的，具有一定格式的，且必须依赖计算机或者其他数字数码设备才能进行阅览、处理的文件，就叫做电子文件。目前，电子文件在档案管理工作中的应用极为广泛，它作为档案文件的主要表现形式，所具有的价值与意义也很是重要。本文主要论述了电子文件对档案管理工作的影响，并针对其影响提出了相应的解决对策。
【关键词】电子文件；档案管理；影响
国民经济的增长与信息技术的进步促进了我国企事业单位业务的不断拓展，其产生的档案材料内容便越来越丰富，档案数量也开始不断增多，传统的纸质档案保存工作实施的难度越来越大。纸质档案数量的增多导致找不到足够的空间保存，质量低劣的纸张材料保存难度系数偏高……为了更好的解决这些问题，相关部门借用了现有的科学手段，将档案管理工作与计算机网络技术有机的结合起来，利用信息化的管理手段为档案事业提供了良好的发展平台。
一、电子文件的概述
电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。
电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
二、电子文件的分类
以“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软盘驱动器识读.磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通过一定的设备和技术，将这一载体上的文件移植到那一载体上去。
以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。
三、电子文件对档案管理工作的影响
1、当电子文件代替传统的纸质文件，广泛应用到档案管理工作中，挑起信息传递与共享的大梁时，文件与档案之间的界限便逐渐变得模糊起来。在传统的档案管理工作中，其信息传递的主要载体是纸质文件，这样的文件在形成之后，都要由相关部门对其进行整理，同类型或相关的文件要进行归档立卷。某些机关单位内所说的“卷宗”指的便是这样的档案。而电子文件产生后，由于其具有的独特的属性，使得它的归档工作变得极为复杂。我们知道，电子文件要依靠计算机或其他电子设备才可对其进行阅览、共享的，它一般只能存储于计算机磁盘或其他设备磁盘、光盘当中，当我们在计算机上对一个电子文件进行更改以后，它可以在计算机中很快储存，但却不能就只有进行归档。电子文件如果要进行归档，就必须要将其存贮在磁盘、光盘中，以磁盘、光盘的形式进行移交。另外，电子文件的归档范围和纸质文件的归档也有所不同，后者范围只包括具有保存价值的文件，而前者除了文件以外，还包括该文件的读取系统和操作系统。
2、由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系。这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序。不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对子文件进行自由组合分类。
3、一般来说，如果我们要判断一个电子文件是否具有保存价值时，一方面要从文件本身的价值判断，另一方面则需要从其读取系统和操作系统上判断。归档完毕后的电子文件，在判断其保存价值时，要考虑分析的范围将比纸质文件要大很多。这是因为电子文件所能保存与提供的的信息资料比一般的纸质资料要广泛、丰富很多，在判断其价值时也应该扩大范围进行判断。另外，电子文件保管期限的划定也是档案管理工作中遇到的一个难题，为了满足用户的更多需要，在电子文件形成的过程中，工作人员会不断地发现新信息与新数据，并将其修改、补充到电子文件中，因此很难对电子文件的保管期限进行划定。
四、可采取的决策
1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了
一项档案信息载体内容。就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
3、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。先进技术的引进与先进设备的配置为档案事业的发展夯实了基础，但这个基础仅仅只是硬件上的，其缺少的软件部分还得由档案管理人员来负责充实。社会在不断的进步，新技术与新设备的引进同时也意味着使用该设备、该技术的工作人员要提高其专业的技术能力，只有自身的技术水平提高了，对其引进的设备熟悉了，引进的技术掌握了，才能更好的利用其技术与设备为档案事业做贡献。因此，我国在引进国外先进技术与先进设备的同时，还要注意提高档案人员的知识和技能，组织培养档案人员对国外档案管理工作中的先进技术进行学习与掌握，加快其知识结构的变革。
五、结束语
计算机的出现使得传统的纸质档案管理模式逐渐被信息化档案管理模式所取代，传统的纸质文件也逐渐被电子文件所代替。在现在的档案管理工作中，虽然纸质文件并没有被完全淘汰，但在实际生活中，我们对其的使用率还是大大地降低了。电子文件代替纸质文件成为了新的信息载体，为档案事业的发展做出了不小的贡献。但是，任何事物都是有利也有弊的，电子文件也是一样。一方面，它为档案事业提供了更广阔的发展空间，另一方面，它也对档案管理工作产生了一定程度上的负面影响。因此，我们应该正确的、客观的认识与评价电子文件以及信息化技术的引进，对我国档案事业发展所带来的影响，切不可以偏概全。
