无纸化会议系统解决方案

网动无纸化会议系统Active Meeting PLS解决方案北京网动网络科技股份有限公司2013年1月目录第1章. 北京网动网络科技股份有限公司简介 (1)第2章. 背景介绍 (1)第3章. 产品方案 (2)3.1 需求分析 (2)3.2 拓扑图 (4)3.3 方案描述 (4)3.4 系统部署 (6)3.5 设计原则 (6)第4章. 网动无纸化会议系统产品介绍 (7)4.1 产品主界面 (8)4.2 产品功能 (9)4.2.1 管理与设置 (9)4.2.2 资料查阅 (9)4.2.3 会议议程 (10)4.2.4 会议投票 (10)4.2.5 便捷的信息传送 (11)4.2.6 会议存档 (12)4.2.7 会议服务 (12)第5章. 方案优势 (12)5.1 会议功能全面 (12)5.2 高保密性管理 (13)5.3 多平台操作 (13)5.4 易学易用性 (13)5.5 绿色环保低碳 (13)5.6 提高工作效率 (13)第6章. 服务承诺 (14)6.1 定制开发 (14)6.2 项目实施 (14)6.3 技术培训 (14)6.4 售后服务 (14)第1章.北京网动网络科技股份有限公司简介北京网动网络科技股份有限公司，是全球领先的云视讯解决方案及服务提供商。

公司总部位于北京中关村科技园区上地信息产业基地，在华南、华东、西南、东北、华中等地建立了十几家服务网点，为客户提供及时优质的服务。

北京网动网络科技股份有限公司，旗下拥有专业而完善的云视讯产品线，主要产品包括：网动多媒体视频会议系统®（Active Meeting®）、网动远程交互培训系统®（Active Class ®）、网动在线学习管理系统®（Active e-Learning®）、网动多媒体课件录编系统®（Active Producer®）、网动全自动跟踪系统®（Active Tracer®）、网动全自动多媒体录播系统（Active Recorder®）、网动统一通信平台（Active UC®）、网动远程视频监控系统™(Active Eyes™)等。

公司推出的Live UC®云视讯服务品牌，可通过互联网为客户提供统一通信的云计算服务。

作为专业从事云视讯解决方案及服务提供商，我们拥有一支由高素质专业人才组成的员工团队。

具备强大的数字化、网络化视讯产品研发能力及专业的服务体系，确保客户解决方案从设计实施到使用的每一个细节都能体验到最好的服务。

未来，我们将一直秉承以客户需求为第一要务的理念，致力于创造出超越客户期望的产品和解决方案。

为能够向客户提供最优质的服务继续努力！第2章.背景介绍我们都知道纸是我们中国人引以为傲的四大发明之一，千百年来，我们享受着纸带给我们的便捷，可是大家没有注意到，近年来纸的浪费现象也十分严重的。

在我们日常工作中，打印资料或文件，有部分资料，只是多打或是少打了一个字或标点，就将整份资料重新打印；有些同志习惯了单面使用打印纸；有些同志为方便阅读或个人习惯而经常打印文件或者未经排版就打印等等，这些不经意的习惯，都造成了办公用纸的浪费。

纸张是高资源耗费品，在生产过程中会消耗宝贵的森林、煤炭和水资源，还会排放大量的污水和有害气体。

节约纸张虽然没有节约水、电那样被人们重视，可如果浪费纸张，就会破坏生态环境。

资料显示，制造一吨纸，需砍伐约20棵树龄在20年至40年的树木。

目前，全球办公用纸正以每年4%-7%的速度增北京网动网络科技股份有限公司地址：北京市海淀区上地东路35号颐泉汇大厦525# 邮编：100085长，从1992年至2002年，全球纸张和卡纸的消耗量从2.5亿吨上升到3.25亿吨。

另外，在文件印制过程中除了电、墨资源的消耗外，复印机还要排放有毒气体。

保护环境资源，减少使用办公用纸已经刻不容缓。

近年来，国家按照建设节约型社会的要求，积极倡导“节约用纸、绿色低碳”的纸张消费观，要求各政府部门，积极推进数字化办公，减少办公环节纸制品的消耗。

办公用纸中，会议用纸占用很大比例。

政府机构作为国家信息传递、规范管理的重要机构，每天的工作十分繁忙，在政府机关、科研部门等机构，每年各种会议较多，会议材料用纸量较大，印制等各种费用较高，人力及时间消耗较多，不仅增加财政成本，而且也不适应信息化时代的发展。

政府机关及社会各界对保密工作日益关注，如何做好保密工作也成为各界人士普遍关注度问题。

在传统的纸张会议文件的传送中，由于每次会议的召开，需要会议组织人员将会议的议题和内容编辑打印，如果不在打印输出的前一秒守在打印机旁边，第一个看到文件的人可能就会是其他人，于是，机密会议文件就可以从打印机开始在部门间传播；另外，会议文件的装订，往往需要多位工作人员来完成，装订一份会议文件不自觉地看到了文件的内容，知晓文件反映的问题，必然会造成文件失密、泄密现象，不利于会议文件的安全和保密。

源于传统会议的大量用纸、各方面资源的消耗、单一的表现形式以及安全保密隐患等诸多问题，在倡导全民节能，有效、合理地利用能源的今天，逐渐不敷现代会议室使用，无纸化会议系统正是这种激烈竞争环境下产生的新型科技成果。

无纸化会议不仅能大大提高工作效率、确保会议内容安全性，对环保节能也具有深远的意义。

从这个意义上来说，无纸化会议不仅是节约型社会的需要，更是生态的需要、环境的需要、生存的需要，归根结底还是构建和谐社会的需要。

第3章.产品方案3.1 需求分析在日常的政务办公中，会议的召开，是我国各级政府机关的重要部分，特别是四套班子工作的重要部分，代表会、换届会、常委会、培训会、总结会等等，可谓文山会海。

目前，各级组织召开的诸多会议上，通常都是将会议材料和文件发给每个参会者，与会者人手一份，这就需要复印大量的会议材料，耗费大量的纸张；同时，与会者为了传达会议精神，又把上级部门的会议材料和文件复印后下发基层各级单位，如北京网动网络科技股份有限公司地址：北京市海淀区上地东路35号颐泉汇大厦525# 邮编：100085此反复，往往举行一次会议，向下级部门传达会议内容和精神，也需要印制大量的会议材料和文件，耗费大量的物力和人力资源。

综合来说目前会议文件用纸有如下几个特点：1. 用纸量大。

类似代表会议、换届会议等，由于开幕式、大会报告、小组讨论（出简报）、大会发言、决议、闭幕式等程序，每次开会都产生许多文件资料。

2. 用纸浪费。

印有议程、出席人员等的一些会议文件，在会后无实际作用，无故增加了用纸量。

而且开会过程中分发的各种会议材料，大都单面印刷，人手一份，这些资料的印刷会消耗大量的纸张，而生产纸张的代价，是大量来自原始森林的木材、甚至上百年的老树被砍伐。

3. 文件回收问题。

会后许多与会者将文件丢弃在会场，带走文件的同志也不知事后如何处理。

文件回收问题得不到很好的解决。

4. 保密隐患问题。

由于机关内部在文件清退、销毁环节存在一定疏忽，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。

这些问题，是前进中的问题、发展中的问题，我们必须高度重视，采取有效措施切实加以解决。

网动无纸化会议系统的出现，有效解决了传统纸张会议中所遇到的问题。

网动无纸化会议系统是运行在PC、平板电脑上的新一代数字化会议系统，本系统采用全新的会议模式，将政府部门传统会议过程中的各个环节虚拟化、主体信息和承载介质数字化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部“搬”上iOS、安卓平台，管理者在更短时间内完成多于以往的任务。

网动无纸化会议系统提供考勤管理、会议议程、会议投票、分组讨论、资料查阅等多种功能，为政府单位以及企业提供一个极为实用的会议平台。

通过这个平台，各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。

实现新型会议的全程无纸化概念。

本方案将重点描述平板电脑上的网动无纸化会议系统的应用模式，为无纸化会议探索先进而便捷的应用模式，开启Pad会议新模式，探索新途径。

北京网动网络科技股份有限公司地址：北京市海淀区上地东路35号颐泉汇大厦525# 邮编：1000853.2 拓扑图图3-1无纸化会议系统拓扑图3.3 方案描述网动无纸化会议系统，由服务器系统、会议管理端软件以及Pad端软件组成。

服务器系统：无纸化会议服务器负责会议室管理、用户管理、权限管理，以及会议进行时数据等信息的转发。

会议管理端：一般由会议秘书或者会议助理操作，用于控制会议的各项功能，例如：上传会议资料、拟写会议议程、组织会议投票、录制会议等。

Pad端：Pad端通过加密无线网络接入无纸化会议系统，主要供参会人员使用，参会者使用Pad进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料，对会议进行圈点批注等操作，是代替了纸质文件的电子化会议工具。

北京网动网络科技股份有限公司地址：北京市海淀区上地东路35号颐泉汇大厦525# 邮编：100085➢会前准备会议开始前，由会议助理根据会议主题、与会者名单等，创建会议室、填写会议主题、系统公告、座位排布等会议信息。

会议助理使用管理端电脑上传此次会议用到的会议资料，会议资料上传后，会议助理可以将会议资料推送给全体参会者，参会者使用平板电脑，即可自由查看、标注会议资料。

会议助理设置Pad端相应的参会者姓名，设置完成后可将全体参会者的座次显示到大屏幕，方便参会者对号入座；同时设置摄像机预置位，使得在会议过程中，此位参会者发言时，摄像机可以准确拍摄到发言人的视频画面。

➢签到参会者进入会场后，根据大屏幕提示寻找对应座位，每个座位的Pad界面显示此座位的参会者姓名，点击界面中的签到按键，Pad端将签到信息发送给管理端电脑，实现会议签到。

会议结束后可以将签到信息导出为excel表格。

➢会议开始会议开始后，Pad端自动加入到对应的会议室，显示当前会议的主题、与会人员、会议资料、议程、公告等信息，参会人员有权限查阅此会议授权的所有文档。

另外，会议助理设置某位参会者为当前发言人，发言人可以将自己对文档的操作同步给全体人员。

➢会议进行全体参会者可以在本地Pad界面或者是会议室大屏幕中看到当前会议资料，同时展开讨论，讨论时可以根据实际需要进行分组。

会议过程中可以由会议助理发起投票，全体参会者通过Pad终端参与投票。

同时，会议助理可以将会议中的视频、声音、会议议程、资料文档、投票表决、会议考勤等全部内容，统一录制为一个文件，录制好的文件可以作为会议资料进行存档保管。

有紧急事件需要请示领导时，可以在不中断会议的情况下，单独向领导发送消息，做到紧急事件及时处理，工作会议顺利进行。