预算细分

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预算细分—成本表

当你开始策划活动时,应在成本表上列出你规定的预算,这样你可以清楚地知道哪些项目可以在不超出预算的情况下添加进去。成本表也告诉你应如何使用资金,帮助你看到还有其他可选项目,并看看如何在不超出预算的情况下实施这些项目。例如,在你列出成本表,了解了预算的收支平衡点后,你可能会决定采用饭店所提供的简单蜡烛,而不是使用复杂精美的花饰,以便把省下来的钱用在鸡尾酒招待会上。你的目标是创造一个令人难忘的活动,并使开支不超过预算。你需要确保自己采取了所有可能的措施来达到这个目标。不要等到活动结束时才发现自己已经远远超出了预算。

由于每一次活动都有不同的内容,所以成本表没有固定的公式或模式。当你开始建立成本表时,应该从头到尾预想一下你的活动,并拟定一个大纲,然后再回头逐条填写所需资金。记住,所估算的费用一定要用书面形式表达出来,不要接受口头的东西。人员变动非常复变——他们今天还在这里,明天就可能走了。你需要书面确认哪些项目包括在内,哪些不包括在内,并要求供应商们详细列出每个项目。即使是一些看似不重要的项目,也请他们给出具体详细的说明。例如,小费问题,是否要把小费计算入总成本?还有没有其他内容也应考虑列入成本表,比如小费附加税?这笔钱可以列入成本里,尤其是如果它影响了食品和饮料的价格。同样,对食品和酒所征收的税费可能不同,有时对酒要征收10%的税,食品则是8%。千万不要只靠主观猜想。 弄清楚还有什么额外的费用,一定要将其纳入到预算中。例如,有的会场按你实际所用的电量收费。在这种情况下,为了准确的计算成本,你可以参考最近举行过的同类活动的成本数额,从而估测你所需要的预算。就娱乐项目而言,必须向艺术家支付一定版税。根据项目的添加和删除情况,不断地更新你的预算,并把这些文件存放在不同的档案里,给它们注明日期,编上号码。