建筑工程档案分类编号规范

建设、施工单位 长期 建设单位、供应商
长期
短期
勘察合同 合
A4-6 建设、勘察单位 长期
长期
√
设计合同 同
A4-7 建设、设计单位 长期
长期
√
监理合同 文
A4-8 建设、监理单位 长期
长期
√
施工合同 件
A4-9 建设、施工单位 长期 长期
短期
√
材料、设备采购合同
A4-10 建设单位、供应商 长期
A5 建设工程竣工档案责任书
建设项目选址意见书 A2 规划线测图(航测图) 建
建设项目用地定位通知书 设
建设用地规划许可证及附图 规
建设用地预审 划
征(占)用地的批准文件和使用 用
国有土地的批准意见 地
建设用地批准书 文
土地使用证 件
拆迁安置方案及有关协议
资料 编号
提供单位
建设 单位
建设单位文件资料(A 类文件资料)
A1-1
建设单位
√
施工图审查合格证书
A3-9
审查机构
永久
长期 短期
√
勘察招标文件及中标通知书
A4-1 建设、勘察单位 长期
长期
A4 设计招投标文件及中标通知书 A4-2 建设、设计单位 长期
长期
招 监理招投标文件及中标通知书 A4-3 建设、监理单位 长期
长期
投 施工招投标及中标通知书
标 设备、材料招投标文件
、
A4-4 A4-5
建筑工程档案分类编号规范
为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化， 进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规 定。 一、档案编号的原则
档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编 号。 二、档案编号的方法
1、一级类目 一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2 位）相结合的方
式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个 项目。 2、二级类目
二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体Fra Baidu bibliotek称拼音首字母缩写形式 来编写。
3、三级类目 三级类目为文件名称，归档文件主要分为 A、B、C、D 四类文件以及综合类文件。 A 类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘
四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表 2《分
部工程代码表》。 5、顺序代号
对于某一类资料，会根据时间节点形成多份不同的资料，多出现在施工资料、监理资料 中，对此类资料，应以资料形成的先后时间顺序进项区分编写。顺序代码采用三位数编写。 例如：001，002.
三、说明 1、该编号方法作为工程档案分类编号的一般方法，具有普遍适用性，但是，对于不包
A6-1 A6-2
建设单位 建设单位
短期 短期
长期
短期
短期
文 工程结、决算 件
A6-3
合同双方
短期 长期
长期
A7 建设工程竣工档案预验收意见 A7-1
城建档案馆
永久
√
工 规划、消防、环保等部门出具
程 的认可文件 竣 或准许使用文件
A7-2
主管部门
永久 长期 长期 长期
√
工 房屋建筑工程质量保修书 验 单位工程竣工验收备案表 收
察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程 竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。
B 类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、 监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。
C 类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施 工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测 资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。
含以上所有类目的文件进行编号时应灵活运用。例如：产证文件并不涉及分部工程或某一 单体，则编号中只需包含一级类目、二级类目和三级类目，其它类目省略。设计文件中不 涉及分部工程的，对于此类目的编写也同样省略。其它类文件的编号以此类推。
2、此编号方法为通用方法，但并非完善，并不能实现设计、采购、成控等部门的一些 详细文件的完整编号。要求各部门在应用此方法编号的基础上，对各自部门的详细文件自 行编号，并形成下一级类目。
四、根据以上文件编号规范，举例说明;
附表 1 资料清单及编号表
类 归档文件资料名称
别
发改部门批准的立项文件
项目建议书
立项会议纪要
A1 项目建议书的批复文件 立 可行性研究报告及附件
项 项目评估研究资料
文 可行性研究报告的批复文件
件 初步设计审批文件
专家对项目的有关建议文件
年度计划审批文件或年度计划
备案材料
C2-01-1
施工单位
长期 长期
施工组织设计审批表
C2-01-2
施工单位
长期 长期
施工组织设计修改审批表
C2-01-3
施工单位
长期 长期
施工方法与技术措施
C2-01-4
施工单位
长期 长期
暂设工程、设施计划
C2-01-5
施工单位
短期 长期 长期
施工准备工作计划
C2-01-6
施工单位
长期 长期 长期
工程量一览表
D 类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、 专业竣工图（D3）。
综合类文件主要为不包含在 ABCD 四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的 文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档 在综合类文件中。
各类文件的具体分类细目及编号详见附表 1《资料清单及编号表》。 4、四级类目
控
制 工程暂停令 资
B3-05
监理单位
长期 短期
长期
料
B4 ——工程进度(结算)款报审表 B4-01
施工单位
长期 短期
长期
监 工程变更费用报审表
B4-02
施工单位
长期 短期
长期
理 费用索赔报审表
B4-03
施工单位
长期 短期
长期
造 临时签证报审表 价
B4-04
施工单位
长期 短期
长期
控
制 工程款支付报审表 资
C2-07
施工单位
长期 长期
长期
√
技术联系(通知单)
C2-08
施工单位
长期 长期
长期
√
C3 材料、构配件进场检验记录
C3-01
施工单位
长期 长期
√
施 ——设备开箱检验记录 工 试样委托单 物
C3-02 C3-03
施工单位 施工单位
长期 长期
长期
长期
√
√
资 ——质量证明文件粘贴表
资
C3-04
施工单位
长期
档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程 代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如 下：
XX — XX — XX — XX — XX
一级类目 — 二级类目 — 三级类目 — 四级类目 — 顺序代号
分公司名称—项目单体名称— 文件名称 — 分部工程 — 顺序代号
A7-3 建设、施工单位 永久 长期
A7-4
建设单位
永久 长期 长期 长期
√
及
备 单位工程竣工验收报告
案
A7-5
建设单位
永久 长期 长期 长期
√
文
件
A8 建设工程概况表
A8-1
建设单位
永久
√
其 工程竣工总结
A8-2
建设单位
永久
√
他 工程开工前、施工过程中、竣
A8-3
建设单位
永久 长期 长期
√
文 工时的录像及照片
A2-6
地方政府
永久
A2-7 A2-8 A2-9
国土部门 国土部门 有关部门
永久 永久 长期
保存单位和保管期限
施工 设计 监理 城建档案
单位 单位 单位
馆
√
√
√
√
√
短期
√
√
长期
√
长期
√
短期
√
√
永久
√
永久
√
√
√
√ √ √
工程地质(水文)勘察报告
A3-1
勘察单位
永久 长期 永久 长期
√
验线合格文件
A3 设计方案(报批图)
分部(子分部)工程施工质量验 验
收记录 收 记 录 C9 工程概况 单 工程质量事故调(勘)查记录 位 工程质量事故报告 ( 单位工程验收申请报告 子 单位(子单位)工程施工质量竣 单 工验收记录 位 单位(子单位)工程施工质量控 ) 制资料核查记录
C4-01
C5-01
C6-01
C7-01 C7-02 C7-03 C7-04 C7-05 C8-01 C8-02
料
C4 施 工 测 ——安装抄测记录 量 记 录 C5 施 工 交接检查验收记录 记 录 C6 隐 检 验 ——隐蔽工程检查验收记录 收 记 录 C7 现场检测委托单 施 混凝土、砂浆机委托单 工 ——施工检测记录 检 ——设备单机试运转记录 测 资 ——系统调试、试运行记录 料 C8 检验批施工质量验收记录 施 分项工程施工质量验收记录 工 质 量
永久
A1-2
建设单位
永久
A1-3
组织单位
永久
A1-4
主管部门
永久
A1-5
咨询单位
永久
A1-6
建设单位
永久
A1-7
发改部门
永久
A1-8
发改部门
长期
A1-9
建设单位
永久
A1-10
建设单位
永久
A2-1 A2-2 A2-3 A2-4 A2-5
建设单位 规划部门 规划部门 规划部门 国土部门
永久 永久 永久 永久 永久
长期
长期
长期
√
质量事故处理资料
B2-10
监理单位
长期 长期
长期
√
B3 工程开/复工报审表 监 施工进度计划报审表 理 ()月工、料、机动态表 进 工程延期报审表 度
B3-01 B3-02 B3-03 B3-04
施工单位 施工单位 施工单位 施工单位
长期 长期
长期
短期 短期 短期 短期
长期 长期 短期 短期
A5-1
城建档案馆
长期
√
工 年度施工任务批准文件
A5-2 建设、施工单位 长期 长期
程 工程质量监督手续
A5-3
质监部门
长期 短期
短期
√
开 建设工程规划许可证、附件及 工 附图
A3-4
规划部门
永久 短期 长期 短期
√
文
建设工程施工许可证
A5-5
建管部门
永久 短期
√
件
A6 工程设计概算 商 施工图预算 务
长期
工程变更单
B1-12
提出单位
长期 长期
长期
竣工移交证书
B1-13
监理单位
长期 长期
长期
施工测量放线报验表
B2-01
施工单位
长期 长期
长期
工程物资进场报验表
B2 分部(子分部)工程施工质量验 监
收报验表
理 监理抽检记录
质 不合格项处置记录
量 旁站监理记录
控 单位(子单位)工程施工质量竣
制 工预验收报验表
C2-01-7
施工单位
短期 长期 长期
C2 施工进度计划 施 主要资料计划
C2-01-8 C2-01-9
施工单位 施工单位
长期 长期
长期 长期
工 主要机具设备计划
C2-01-10
施工单位
长期 长期
技 成品、半成品、构件加工计划 C2-01-11
术 劳动力需要量计划
C2-01-12
资 施工现场平面布置图(基础、 料 主题、装饰阶段)
B4-05
施工单位
长期 短期
长期
料
施工单位文件资料(C 类文件资料)通用部分
C1 施工现场质量管理检查记录
C1-01
施工单位
短期
短期
施 建设工程特殊工种上岗证审 工 查表
C1-02
施工单位
短期
短期
管 施工日志 理
C1-03
施工单位
短期
资 工程停、复工报告 料
C1-04
施工单位
长期 长期
长期
单位工程施工组织设计
资 监理通知
料
监理通知回复单
B1-04 B1-05
B1-06
B1-07 B1-08 B1-09 B1-10
监理单位 监理单位
监理单位
施工单位 施工单位 监理单位 施工单位
长期 短期
长期
长期 长期 长期 长期
长期 长期 长期 长期
长期 短期
长期
长期 短期 长期 长期
工作联系单
B1-11
提出单位
长期 长期
件 住宅使用说明书
A8-4
施工单位
长期
监理单位文件资料(B 类文件资料)
监理规划
B1-01
监理单位
长期
短期
√
监理实施细则
B1-02
监理单位
长期 短期
短期
监理月报
B1-03
监理单位
长期
长期
监理会议纪要
B1 监理工作日志
监 监理工作总结(专题、阶段和竣
理 工)
管 工程技术文件报审表
理 分包单位资格报审表
C2-01-13
施工单位 施工单位
施工单位
长期 长期
长期 长期
长期 长期
施工方案
C2-02
施工单位
长期 长期
技术、质量交底记录
C2-03
施工单位
短期 长期
设计交底记录
C2-04
设计单位
长期
长期
√
图纸会审记录
C2-05
施工单位
长期 长期
长期
√
设计变更通知单
C2-06
设计单位
长期 长期
长期
√
工程洽商记录
资
见证取样和送检见证人备案书 料
工程质量评估报告
B2-02
B2-03
B2-04 B2-05 B2-06
B2-07
B2-08 B2-09
施工单位
施工单位
监理单位 监理单位 监理单位
施工单位
监理单位 监理单位
长期 长期
长期 长期
长期 长期
短期 长期 短期
永久 长期
长期 长期
长期 长期
短期
长期
长期 长期 长期
勘 审定设计方案(报批图)的审查
察 意见
设 初步设计图及说明
计 施工图设计及说明
文
设计计算书 件
消防设计审核意见
A3-2 A3-3
A3-4
A3-5 A3-6 A3-7 A3-8
规划部门 规划部门
有关部门
设计单位 设计单位 设计单位 消防部门
永久 长期
长期
√
永久
长期
√
长期
长期
√
长期 长期 长期 永久
长期 长期 短期 长期