EXCEL内部培训教材

第一章 操作界面介绍

在学习EXCEL以前，首先认识一下EXCEL的操作界面，EXCEL操作界面包括以下

元素：标题栏、菜单栏、帮助框、工具栏、编辑栏、名称框、工作表区、工作表标签栏、状态栏和滚动条。

标题栏：左边显示当前工作簿名称，右边三个按钮分别是“最小化”、“还原/最大化”

和“关闭”。

菜单栏：包含Excel全部的菜单操作命令。

帮助框：在帮助框里输入相关的关键字，就可以查到帮助。

工具栏：初始化时只显示“常用”和“格式”两个工具栏。如果想调用其他工具栏的

话，可以从“视图→工具栏”菜单中选择。

在工具栏上任意位置单击鼠标右键也可进行选择。

编辑栏：显示当前单元格中的公式或结果。

名称框：显示当前单元格的地址，也可用作对当前单元格进行命名。只能用字母命名，不能使用汉字。

可以选中多个单元格，再给这些单元格命名。

工作表区：Excel操作界面的主体部分，显示当前工作表。每一张工作表都是由

65536滚动条编辑栏

工作表标签栏标题栏

菜单栏工具栏名称框

工作表

区帮助框行和256列交叉组成的单元格所构成的。

工作表标签栏：显示当前工作簿中所包含的工作表，用于选择工作表及进行工作表的插入、删除、命名等操作。

按住“Ctrl”，再按“PgUp”或“PgDn”可以快速切换工作表。

状态栏：显示有关选定命令和操作的进程的信息。滚动条：用于滚动屏幕以查看更多的信息。

思考题：1、标题栏右边三个按钮分别是“最小化”、“还原/最大化”和“关闭”，与帮助框右边的三个按钮十分相似，它们的作用一样吗？

第二章 单元格的常用操作

单元格是工作表做操中最小的单位，单元格的常用操作包括对单元格格式、复制和移

动、查找和替换等，这些都是日常工作中使用的比较多的操作，是Excel里面最基础的内

容。

第一节 单元格格式

大家平时可能会遇到这么一个问题：我在单元格中希望输入一个身份证号码：

441900198001010011，但是输完以后却显示：4.419E＋17（科学记数法）。这是为什么呢？

一般来说，单元格默认的数字格式是常规，它会自动识别输入的内容，显示为文本或数字。

出现上面的情况，就需要设置单元格的格式。步骤如下：

1.选定要操作的单元格。

2.打开“格式→单元格”菜单（或按右键，选择“设置单元格格式”），弹出“单元

格格式”对话框，如下图。

3.在此对话框中，可以设置单元格的“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“图案”

和“保护”。由于篇幅所限，这里只介绍几种常见的数字格式，如下表：类 型功　能　描　述

常规常规单元格格式不包含任何特定的数字格式

数值数值格式用于一般数字的表示。货币和会计格式则提供货币值计算的专

用格式

货币货币格式用于表示一般货币数值。会计格式可以对一系列数值进行小数

点对齐

会计专用会计格式可对一列数值进行货币符号和小数点对齐

日期日期格式把日期时间系列数显示为日期值，使用时间格式只显示时间部

分

时间时间格式把日期和时间序列数显示为时间值。使用日期格式只显示日期

部分

百分比百分比格式将单元格中数值乘以100，并以百分数形式显示

分数分数格式

科学记数科学记数法格式

文本在文本单元格格式中，数字作为文本处理

特殊特殊格式可用于跟踪数据清单及数据库的值自定义以现有格式为基础，生成自定义的数字格式4.设置完毕后，单击“确定”按钮确认。

利用“格式刷”设置单元格的格式。先设置好一个单元格的格式，选定该单元格，双击，刷子就被选中，可以连续刷多个需要改变格式的单元格，用完以后单击取消。如果单击，只能刷一个单

元格。输入“’＋数字”，可以直接把数字格式变成文本格式。

选定单元格，按“F2”，光标就自动移到单元格的末尾，方便添加内容。

输入字符后，按“Alt＋Enter”，可以在单元格内随意换行。

第二节 复制与移动

复制与移动的操作都是以下四个步骤：

1、选定要复制或移动的对象（可以是多个单元格）。2、单击“复制”或“剪切”按钮。3、选定目的单元格。4、单击“粘贴”按钮。

更快捷的方法：“Ctrl＋C”复制，“Ctrl＋X”剪切，“Ctrl＋V”粘贴。

更简单的方法：选中要复制的对象，按住键盘上的“Ctrl”键，用鼠标左键把对象拖

动至复制的目的地即可。要移动的话，则不用按住“Ctrl”键，直接拖动即可。

使用更简单的方法的时候，你将会发现，如果你需要把

一个数字复制到相邻单元格的时候，选中该单元格，把光标

移到该单元格的右下角，光标会变成“＋”字，按住鼠标左

键，就可以向四个方向复制。

如果你想线性增加该数字的数值，把光标移到该单元格

的右下角，光标会变成“＋”字，同时按住“Ctrl”键和鼠

标左键，光标变成两个“＋”字，就可以向四个方向拖动，

数值将自动加1。上述的两种操作有时候会出现相反的结果，那需要反过来操作。

第三节 选择性粘贴

粘贴只是把复制的内容照搬不误，得到的结果和原来的一模一样的；但选择性粘贴则

不同，它会把复制的内容作出一定的修改后，按指定的格式粘贴、链接或嵌入到当前文件

中。例如：把一个竖表变成一个横表。

→1、选定表格内容，按“Ctrl+C”2、打开“编辑→选择性粘贴”菜单，弹出“选择性粘贴”对话框，如下图。

3、“转置”前面打“√”，按“确定”按钮。选择性粘贴的功能很多，需要灵活运用。

第四节 查找和替换

如果需要查找工作表中某个数据，需要使用查找功能，打开“编辑→查找”，如下图；

输入“查找内容”后，按“查找下一个”或“查找全部”按钮就可以找到相应的单元

格。可能你会遇到这要的问题，你需要查询“A1”，工作表里有“A11”，也会被查找到，

这时候需要在“单元格匹配”前面打“√”。同样，根据你的需要选择是否“区分大小写”

或“区分全/半角”。如果在同一个工作表中把多个相同数值同时更换，就可以使用替换功能。

在使用替换功能的时候要注意，如果不希望把字符串中的部分替换掉，需要在“单元

格匹配”前面打“√”。输入完“查找内容”和“替换值”后，按“全部替换”按钮。

更快捷的方法：“Ctrl＋F”查找，“Ctrl＋H”替换。

思考题：1、如何设置整列的单元格的格式？

2、A1=1，B1=2，C1=A1+B1。A2=3，A4=4，复制C1到C2，请问C2=？

3、在同一个工作表中，怎样把所有的A变成B，把所有的B 变成A?第三章 工作表的常用操作

作为一个Excel的用户，工作表的操作几乎是每天必不可少的操作。所以本章将介绍

一些常用操作，如工作表的插入、删除、重命名、复制、移动和数目的设置。

第一节 工作表的插入、删除和重命名在工作表标签栏上单击右键，出现快捷菜单，如下图。

插入工作表从快捷菜单中选择“插入”选项，弹出“插入”对话框，如下图。

在对话框中双击“工作表”选项即可。更快捷的方法： 打开“插入→工作表”菜单。

删除工作表的操作步骤和插入的相仿，都是从右键弹出的快捷菜单中选择“删除”，在

弹出的“Microsoft Excel”对话框（如下图）中单击“确定”按钮确认即可。注意：删除工作表的操作是不可恢复的操作，一旦误删除了工作表，就无法撤消了，

所以删除时要特别注意。

工作表默认的名字是“sheetN”，一个工作簿里可能已经放了好几个工作表，给不同的

工作表起不同的名字是一个好的习惯和做法，同时也为以后在公式和引用时提供方便。重

命名工作表的操作步骤和插入、删除的类似，都是从右键弹出的快捷菜单中选择“重命名”，工作表的名字就会被选中，，就可以输入新的名字。

更快捷的方法：在工作表标签栏中双击需要命名的工作表标签。

第二节 工作表的复制和移动

对于单元格里的数据的复制和移动，也许你已经很熟悉了。但一般的数据复制不会把

行高和列宽复制过去的，而工作表的复制则不同，它会将整张工作表完整的克隆一份，复

制出来的工作表和原来的工作表是完全一模一样的。

按住键盘上的“Ctrl”键，并用鼠标左键将需要复制的工作表标签拖动到需要复制的

位置即可。

移动工作表的具体操作和工作表的复制基本一样，不同的是移动时无须按住“Ctrl”键。

跨工作簿的复制或移动在工作表标签栏上单击右键，出现快捷菜单，选择“移动或复制工作表”， 在工作簿的下拉框里选择复制或移动的目标工作簿（要已经打开的），也可以新建工作

簿。复制的时候，在“建立副本”前面要打“√”。移动的时候，则不需要。

第三节 工作组的使用

什么叫工作组？我们先举一个简单的例子，假设现在老板让你做一份今年第一季度

的销售报告，要求每个月单独做一个张报表，但格式需要完全一致的。这时候你会怎样做

呢？先做好一张报表的格式，然后再去一张一张的复制吗？很显然这方法是比较笨的，我

们可以尝试用工作组来解决这个问题。

先选择第一张工作表，按住“Shift”键不放，然后选择第三张工作表。这时，这三张

工作表会被同时选中，并且在标题栏上出现“工作组”字样。

在这三张工作表中的任意一张上把所需的内容、格式和公式等设置完毕，你就会看到

刚才所设的东西都出现在这三张工作表上了。

所谓工作组就是指两张或两张以上的工作表同时被选中时所组成的一个临时集合。其

作用是只要在工作组内任意一张工作表上进行操作，其结果将会出现在整个工作组中的每

一张工作表上的相同的位置上。之所以叫它做临时集合，是因为组成工作组的这些工作表

一旦取消组合，它们就不再是一个集体，相互之间就是独立的了。取消工作组的方法是在工作组中的任意一张工作表标签上单击鼠标右键。

然后在出现的快捷菜单上选择“取消成组工作表”选项即可。第四节 数据的保护

当你在Excel里完成了工作以后，也许又为另外一件事情烦恼了。如果别人在查看文

档的时候不小心把里面的数据更改或删除了，那后果可想而知了。有办法能让我们把文件

里面的内容根据不同的需求将它保护起来吗？答案是肯定的，那就是本节将要介绍的数据

保护方面的内容了。

Excel里面的数据保护划分为四大级别，分别是文件整体级，工作表级，工作簿级以及

单元格级。每个级别的保护对象各有不同。我们通过下面的表格来说明一下。级　别对　象功 能

文件整体级整个文档把整个文档保护起来，分成打开权限和修改权限两

种保护形式。

工作表级单个工作表保护当前工作表的所有数据内容。

工作簿级工作簿的结构保护当前工作簿的结构。

单元格级一个或多个单元格保护某些单元格的数据内容。

一、文件整体级的数据保护1.打开“文件→另存为”菜单。

2.在弹出的“另存为”对话框中单击“工具→常规选项”。