公文排版制作教程(修订版)
- 格式:doc
- 大小:55.50 KB
- 文档页数:6
公文格式制作教程
说明:以下宋体字为《国家行政机关公文格式》原文,楷体字为实操步骤。
5公文用纸幅面及版面尺寸
5.1公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,尺寸的允许偏差见GB/T 148。
5.2公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm
公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm
版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
设定:选定“纸型”标签,“纸型”选A4,“方向”选“纵向”。然后选定“页边距”标签,根据上述数据要求,可算出页边距尺寸为:“上”设定数值为3.7厘米,“下”设定数值为3.5厘米,“左”设定数值为2.8厘米,“右”设定数值为2.6厘米,“装订线”设定数值为0厘米。
6公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
设定:ctrl+A全选所有文字,点“样式”框选“清除格式”。设定文字颜色为黑色。
7排版规格与印制装订要求
7.1排版规格
正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。
7.3印刷要求
双面印刷;……
8公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
换算:“磅”与“毫米”之间的换算关系是:1磅等于0.35mm。1mm=2.84磅。磅和
字号的关系:五号10.5;小四号12;四号14;小三号15;三号16;小二号18;二号22。
8.1眉首
8.1.4发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
设定:平行文和下行文在版心的第一行输入一个高度为71磅(即25mm)的回车符,并把它的行距也设置成71磅。
对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
设定:上行文在版心的第一行输入一个高度为228磅(即80mm)的回车符。
发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm。
设定:先把“发文机关标识”的字符选中,选择小标宋体,打开“字体”设置对话框,在“字符大小”设置框中输入“62”,把“缩放”比例设置为68%。居中排布。如超出一行可用ctrl+[调整。
联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
设定:选定联合行文机关的名称,选择“格式”-“中文版式”-“双行合一”即可。
8.1.5发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
设定:如果是下行文,发文机关标识下空2行,用3号仿宋输入发文字号,居中。六角符号插入方法:选择“插入”—“符号”—“符号”附签,找到六角符号后,插入即可。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
设定:单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,按住键盘上的Shift 键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”。选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“线型”设置为上粗下细的武文线。选择“大小”附签,“宽度”设置为“15.6cm”。可根据实际情况进行调节。
8.1.6签发人
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
设定:如果是上行文,发文机关标识下空2行,左空1字用3号仿宋输入发文字号,然后右空1字用3号仿宋输入“签发人”加全角冒号,后用3号楷体输入签发人姓名。
8.2主体
8.2.1公文标题
红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
设定:在红色反线下空两行位置用2号小标宋字输入公文标题,选定标题,右击弹出“段落”对话框,“行距:固定值;设置值:40磅”。
8.2.2主送机关
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
设定:标题下空一行位置顶格,用3号仿宋字输入主送机关内容。如果主送机关不止一行则第二行同样顶格。最后用全角冒号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;转发公文的标题不能省去原公文的标题内容,只援引发文字号。
8.2.3公文正文
主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。
设定:选定正文,将正文文字设为3号仿宋字,行距设为28磅。打开“页面设置”对话框,选定“文档网格”标签,选择“指定行网格和字符网格”,“每行个字符”设为28,“每页行”设为22。结构层次序数分级应当为“一、”,“(一)”,“1.”,“(1)”,结构层次序数可越级使用,但不能逆用。规范性公文的结构层次序数,视需要可分为章、条、款、项、目。
8.2.4附件
公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
8.2.5成文时间
用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”;成文时间的标识位置见8.2.6。
设定:选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令,打开“日期和时间”对话框,对话框里有多种时间和日期的表达式,其中便有GB/T 9704—1999所规定的日期表达式,选中后点击“确定”即可。成文时间右空4字。
8.2.6公文生效标识
8.2.6.1单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
8.2.6.3特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
8.2.7附注
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。