探讨电力档案管理工作中存在的问题与对策

科技情报开发与经济　ＳＣＩ—ＴＥＣＨ　ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ　ＤＥＶＥＬＯＰＭＥＮＴ＆ＥＣＯＮＯＭＹ　２０１０年第２０卷第６期　

文章编号：１００５—６０３３（２０１０）０６—０１７５－０３　收稿日期：２００９—１２—０２　

浅谈电力企业档案管理如何与时俱进　

段虹　

（山西省晋中供电分公司，山西晋中，０３０６００）　

摘要：分析了电力企业档案管理存在的问题，并着重从增强法制观念、实现档案管理　

现代化以及提高档案工作者履职能力３个方面深入阐述了电力企业档案管理应如何　

与时俱进的问题。　关键词：电力企业；档案管理；法制观念；管理现代化；履职能力　

中图分类号：Ｇ２７５　文献标识码：Ａ　

２０世纪９Ｏ年代以来，随着社会的进步和科学技术的发展，　

我国社会的各个领域都发生了翻天覆地的变化。为了适应社会　

的变化，我国的经济体制已由计划经济逐步转变为社会主义市　场经济。与此相应，社会主义现代企业制度也随之建立，电力工　

业改革和发展的步伐也不断加快，电力的生产与经营进入了一　个新的发展时期。电力工业的改革和发展给电力档案工作提供　

了新的发展机遇，也提出了更高的要求。　电力档案是电力工业发展历史的真实记录。随着中国电力　

工业的飞速发展，电力档案所包含的信息也越来越丰富，电力　档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利　

用这一宝贵的信息资源，使之更好地服务于电力工业的科学决　策、生产经营和科学研究，成为电力档案工作面临的一项紧迫　

任务。　

施，并负责受理反馈意见。　

５结语　

成本管理是企业管理的中心环节，企业经济运行的好与坏．　

企业利润的高与低，职工工资收入的多与少，很大程度上与企业　管理密切相关。而企业采购物资的科学管理，是企业成本管理的　

第一道关口，这一关把好了，对企业提高经济效益，增强市场竞　争力有着十分重要的作用。　

参考文献　［１］程凤兰，牛红丽．狠抓物资采购管理降低采购成本［Ｊ］．物资　流通研究。１９９９（３）：２０—２１．　

档案管理存在的问题及对策

档案管理是组织中非常重要的一项工作，它涉及到组织内部信息的整理、保存、利用和传递。良好的档案管理可以提高组织的工作效率和决策质量，但是在实际操作中，档案管理也面临不少问题。本文将围绕档案管理存在的问题及对策展开讨论。

一、问题

1. 档案混乱无序

在一些组织中，档案管理常常存在混乱无序的情况。档案未按规定流程进行整理、分类和归档，导致档案的查找和利用困难，严重影响工作效率。

2. 档案丢失损坏

一些组织在档案管理中存在档案丢失和损坏的情况。这可能是由于未能及时进行备份、不当的保存方式或者管理不善导致的，给组织工作造成严重影响。

3. 档案安全性不足

由于档案涉及机密信息，而一些组织在档案管理中存在安全性不足的情况，档案被盗取或泄露，给组织和个人带来重大损失。

4. 档案数字化不完善

随着信息技术的发展，很多组织开始进行档案数字化管理，但是一些组织在档案数字化方面工作不够完善，导致档案的存储和检索效率不高。

5. 档案管理人员素质不高

档案管理工作需要专业的知识和技能，但是一些组织在档案管理人员的培训和选拔方面存在问题，导致档案管理的质量无法得到保障。

二、对策

1. 建立科学的档案管理制度

组织需要建立科学合理的档案管理制度，明确工作流程和责任分工，规范档案的整理、保存、利用和销毁流程，确保档案管理工作得到规范、有序进行。

3. 完善档案保存设施和技术手段

组织需要完善档案保存设施和技术手段，保障档案的安全和完整性，采用先进的技术手段进行档案数字化管理，提高档案的存储和检索效率。 4. 加强档案安全管理

组织需要加强对档案安全管理的重视，建立健全的安全防范机制，严格控制档案的访问权限，加强对档案的监管和保护，确保档案的安全性。

档案管理工作服务创新面临的问题

及对策建议思考

社会在进步，科技在发展，为了适应社会发展和经济建设的步伐，档案信息服务必须牢固树立大服务、大进步、大跨越、大发展的思想观念，努力探索档案信息服务的创新思路，增强服务理念，拓展服务内容，转变服务机制，改进服务手段，尽力满足各项工作对档案利用的需要。目前，稳定的政治环境和良好的经济环境形成了百业待兴的局面，信息技术的应用和普及，为社会各阶层实现跨越式发展提供了新的机遇，同时也带来了新的挑战。档案工作与其他各项工作一样，必须在创新中求发展，必须突破传统的、落后的管理方式和方法的桎梏，在重视档案自身优势的同时，将档案与制度、机制、环境、手段联系起来，寻找新的发展空间。

一、档案管理工作服务创新的意义 随着现代社会经济建设和文化事业的快速发展，群众以及政府对档案信息的需求也在发生变化，因此，服务创新是当前档案事业发展的必由之路。档案是一个非常重要的窗口,是人们了解党的路线、方针、政策的渠道，是党和政府与人民群众之间密切联系的桥梁。我国的档案事业是在党中央和国务院的高度重视和直接领导下健康发展的。按照新时期的要求，我国社会主义各项事业都在与时俱进，档案工作要想做好服务，必须与时俱进，根据形势发展需要，不断进行服务机制的创新，我们要有紧迫感和责任感。随着我国经济的快速发展和社会的不断进步，社会档案意识逐渐增强，档案和档案工作日益被广大人民群众所认识。特别是随着社会主义民主法制建设的不断推进，社会各界人士出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，对政府出台的政策性、法规性、公益性、服务性文件的需求越来越大，公民利用档案的需求越来越强烈。面对这样的变化，档案部门要及时转变观念，顺应社会发展趋势，采取多种形式，开辟多种渠道，做好为广大人民群众服务的工作，满足人民群众日益增长的档案利用需要。在档案基础业务工作水平已经普遍提高的情况下，档案服务工作应该利用这个条件上一个新的台阶，促进档案事业有一个新的发展。信息化建设必将对档案工作产生深刻的影响，原有的档案工作服务方式、服务内容已不能满足信息化条件下方方面面的需求，我们必须抓住机遇，迎接挑战，

浅析电力工程档案在建设中存在的问题及对策　雷娟　（宁夏电力公司超高压分公司　

摘要：如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源，使之更好地服务于　电力工业的科学决策、生产经营和科学研究，成为电力档案工作面临的一项　紧迫任务。　关键词：电力工程档案建设项目　问题及对策　随着国家电力体制改革的深化和企业市场化的不断推进，电力　生产、经营等进入了一个新的发展阶段。档案的利用价值也越来越被　社会所认识，尤其是电力工程档案建设，如何有效地管理并利用这～　宝贵的信息资源，使之更好地服务于电力工业的科学决策、生产经营　和科学研究，成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。　１电力工程档案建设的重要性　电力工程档案是在电力工程建设活动中形成的具有保存价值的　文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录。它是电力企业基　本面貌和工程建设全过程的综合反映，是工程建设和竣工验收的必　备条件和凭证，也是投产后生产运行、检修、改建和扩建的重要依据。　它的质量直接反映工程建设的全过程和实际情况，具有广泛的科技　资源和特有的知识信息，是电力企业不可估量的宝贵财富。　２电力工程档案建设中存在的突出问题　２．１工程建设档案人员业务素质不高，专业性不强随着我公司　电力工程网架的不断扩大和加强，电压等级的不断升高，输送电力能　源的任务不断加重，档案服务的范围也在不断扩大，档案工作的手段　也更加现代化，可是，却存在着部分工程档案专职人员的业务素质与　时代不相吻合的现象，仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等局　限，缺乏对工程档案相关的政策、规定及相关的专业业务知识的及时　学习；缺乏在每一项建设工程开工与结束之间，与工程项目管理、施　工等部门沟通现象，更很少介入工程建设活动中去实时了解工程建　设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动。缺乏积极主　动地开展工程档案收集工作。　２．２工程档案管理制度不缜密，造成形成的档案质量不高由于　我电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，存在着个别　施工单位归档工作的要求和做法不一致现象。例如　在我公司的　７５０ｋＶ黄河变电站，存在多个施工单位，因此，在收集和编制竣工资　料时，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及　竣工文件编制、交接验收没统一的标准。具体体现在以下几方面：　２＿２＿１前期设计阶段设计阶段处于工程建设的前期阶段，在开　工建设前设计单位已开始产生档案，但由于设计工期紧，设计单位经　常出现未按要求进行工程档案的管理。设计方案变更文件没有使用　统一编号，变更单随意修改、签字不合要求等情况比比皆是，这些都　为档案管理和利用埋下了隐患。　２．２＿２施工阶段工程施工阶段由于施工单位对档案管理工作　的轻视，导致基建档案的施工记录，不够详细、完整，有的技术联系单　没有编码，还有些文件材料和图纸没有注明日期，或有的日期没有印　章。对于临时性更改的文件图纸，无专人进行管理，即使有管理人员，　也会存在因临时更改文件的突发性和不确定性导致图纸文件得不到　更改，最终使得错误文件继续流转下去。　２－２．３验收交接阶段工程验收档案交接阶段，验收交接档案蜂　拥而至，面对大量的工程档案，验收时间紧，任务重，最终导致档案人　员“有章不循”，只是盲目的接收，不追求工程档案的价值性。对于档　案的正确性没有时间核查。对于多人验收时，往往还会出现验收盲　区，导致重要资料没有存档的现象。　２．３部分工程档案只注重文字记载，不注重声像档案收集声像　档案较纸质文献具有生动、形象、提供利用及时并可多人同时利用等　特点，能够准确反映历史事件的原貌。但电力工程项目档案收集时，　档案人员往往只重视整理与收集有关的技术数据与技术资料，而对　于声像资料却容易遗忘。例如，有的部门有积存照片没归档，没记录，　最终导致本来是很珍贵的照片，却由于没归档而失去了其应有的保　存价值和利用价值。有时还存在，工作人员认为上级部门检查的是文　５３　字资料，只要按要求把文字资料整理和保存好，就万事大吉了，而在　电力工程建设活动中形成的照片、录音、录像带、磁盘等不是档案，认　为拍完、录完、上报或交于当事人就算完成任务了，最终导致声像档　案的流失。　３做好力工程建设档案的对策　３．１充分提高专业档案人员素质，保证档案资料收集的完整性随　着电力工程档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，档案工作的　手段更加现代化，要求档案人员必须加强业务培训，提高档案人员的　工作能力和专业水平。因此，在电力工程建设档案管理工作中，首先　要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关　的业务知识，一方面要善于与工程项目管理、施工等部ｆ－］／ｊｕ强沟通，　另一方面要早期介入工程建设活动，实时了解工程建设动态，参与工　程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案要求对工程中所产生　的资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，积极主动地开展　工程档案收集工作。同时，要完善兼职档案人员网络体系，增强企业　员工档案意识，树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各　班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个　渠道收集全面完整的资料。　３－２完善档案管理制度，使工程档案建设工作做到有章可循针　对电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，各施工单位　归档工作的要求和做法存在不一致现象，必须从～开始就建立一整　套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管　理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形　成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验　收等提出具体要求。在工程建设开始，档案室应向各施工单位分发国　家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整　理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及　《电力建设施工、验收及质量验评标；隹汇编》，同时还应发放本企业的　项目文件归档制度说明，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标　准一致、职责分明，从而提高档案的归档质量。　３．３做好电力工程档案与工程同步建设针对电力工程参建单　位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工　时间也有早有迟，客观上给电力工程档案收集工作带来一定难度的　现象时，要加大对工程档案的管理力度，狠抓工程档案管理“三同步”　（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中，　要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要　与一整套合格的竣工档案的验收同步进行）。要确保电力工程档案的　完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把　事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从未端移到前沿，将后续　工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的　全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序　管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导　入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接、互为因果、全　程控制的记录体系。　３．４采取灵活多样的方式对声像档案进行收集管理，使声像档　案工作标准化档案人员要经常深入现场和部室了解情况，及时对有　价值的声像文件材料加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时　将声像文件材料归档，以防日久被人遗忘。在人员允许的情况下，可　考虑让专人参与重要活动的摄录工作，这是声像档案积累的最佳方　法，其作用是：真正掌握电力工程建设的第一手资料，并对工程的主　题、背景、主要人物、时间等有一个深度的印象。在借阅管理方面，充　分认识到声像档案是企业档案的重要组成部分，应该严格借阅手续，　在借阅使用时间到期后，档案管理人员要及时催交收回声像档案。　４结束语　一份真实、完整的工程档案是一个电力建设工程全过程的反映，