原始凭证的基本要素及报销要求

672023年21期 （7月下旬）财务管理摘要：原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。单位取得或填制的原始凭证真实、完整、正确，是确保单位会计核算客观性、正确性的前提条件。如果反映单位会计的经济业务事项的信息失真，将会导致单位经济管理失控，国有资产的安全完整得不到有效的保障，影响了国家宏观经济决策。本文就结合行政事业单位原始凭证审核的重要意义，重点探讨了单位原始凭证的审核重点及规范化管理建议。在经济业务不断变化的当前，做好行政事业单位原始凭证的规范化管理至关重要。关键词：行政事业单位；原始凭证审核；规范化管理一、加强行政事业单位原始凭证审核的重要意义一是加强单位原始凭证的审核，能够展现单位经济业务活动的基本要求。通过对单位经济业务活动的实施时间、实施地点、实施规模、实施程序及实施金额的信息展示，能够比对实施的实际情况与实施信息记载内容是否一致，从而达到账实相符的要求。二是加强单位原始凭证的审核，能够为经济管理提供有用的会计信息。财务管理的核心工作是会计核算，而原始凭证的审核是会计核算工作的关键基础性环节。通过对原始凭证的审核，可以检查单位经济业务的发生与单位财务收支计划的执行是否吻合，以确保经济业务的合理性、合法性和有效性，控制经济业务的发生、发展，据以充分发挥会计管理职能，更好地为经济管理服务。三是加强单位原始凭证的审核，能够保护国有资产的安全与合理使用。通过对各项经济业务的有效监督，比如，验收制度的建立、采购制度的完善、财产保管责任的确立等，可以保护财产物资的安全与完整，财政资金得以有效合理使用。四是加强单位原始凭证的审核，能够规范单位严格执行国家法律法规制度和财经纪律的行为。在对单位原始凭证的审核时，不仅要对单据金额的正确性审核，更重要的是对发票的合规性等技术审核，把好资金支付前的政策执行、制度约束、责任落实等审核关口，对经济业务事项内容、结果要认真对照国家的方针、政策、法律、法规和制度，是否严格执行收支预算和有无铺张浪费行为。五是加强单位原始凭证的审核，能够促使单位加强岗位责任制，提高财务管理水平。通过审核每项经济业务的经办部门和有关人员对经济业务的流程记载、进度记录、内容核定，要求有确定的经办人员、证明人员和审批人员的签字，出具发票单位对经济业务事项的记载要盖章，从而明确了有关部门和人员的经济责任，使相关责任人在其职责范围内各行其责，加强了责任的约束力度，增强了有关部门和人员的责任感，严格按财经制度规定办事。二、单位原始凭证审核的重点一是从单位原始凭证反映的经济业务事项的合法性审核。单位往往采取取得记录发生经济业务与实际经济活动事实不符的原始凭证代替，使不合规支出合法化。比如，编制虚假工程结算原始资料与虚假发票报销违规支出，有的通过规范性招投标程序办理资产采购，由中标单位转移资金，有的以报销办公费、维修费等名义，达到套取现金用作单位福利津贴、挪作他用或私设“小金库”。二是从单位原始凭证反映的经济业务事项的合规性审核。发票不合规即不符合《会计基础工作规范》规定的有关原始凭证的基本要求和操作指引。具体表现为：其一是程序不合规。未按“三重一大”和单位内控制度规定的程序履行报批，对重大经济业务未实行集体决策，单位负责人没有正确行使职权，支配单位资金无计划，不按程序报销原始凭证。其二是手续不合规。无经办人、证明人、领款人签字，有的只有会计、出纳、司机等任意一人签名，证明力不强。有的提供佐证资料不齐全，比如，报销公务接待费的原始凭证无接待公函、接待清单等。其三是内容不合规。一张完整的原始凭证要具有六个要素，即接受单位名称、品名、数量、单价、大小写金额、开票日期，往往是数量单价栏空白，品名笼统，发票内容为某品名一批，无明细清单。有的甚至将接受单位名称是个人或其他单位探讨行政事业单位原始凭证审核重点及规范化管理建议孙兆安　合肥市庐江县冶父山镇财政所

记账凭证的规范要求与注意事项

在日常的会计工作中，记账凭证扮演着重要的角色，它是记录公司经济业务活动的重要依据。因此，规范的凭证填制和正确的注意事项对于保证会计工作的准确性和真实性具有至关重要的作用。本文将介绍记账凭证的规范要求与注意事项，以提高凭证填制的质量和准确性。

一、记账凭证的规范要求

1. 凭证的基本要素

记账凭证是对公司经济业务活动的记录，它包含以下基本要素：

（1）凭证字号：每张凭证都应有独立的凭证字号，用连续的数字或字母表示，以方便凭证的查找与核对。

（2）日期：凭证上的日期应准确无误地反映业务发生的时间，一般使用年月日的格式。

（3）摘要：摘要应准确、简明地概括业务内容，突出业务的主要特征和特点。

（4）科目：凭证上的科目应填写准确，与公司的科目设置一致。

（5）借贷金额：凭证上的借方金额和贷方金额必须相等，符合会计平衡原则。

2. 凭证的填制方法

在填制记账凭证时，要注意以下几个方面： （1）凭证的清晰度：填制凭证时要保证字迹清晰、不可涂改，以防止信息的模糊和篡改。

（2）对账人签字：每张凭证都应有对账人的签字，以确保凭证的真实性和准确性。

（3）杂项事项凭证：对于一些特殊的业务，如固定资产的调换、损益调整等，可以使用杂项事项凭证来记录，但必须注明原始凭证的凭证字号。

3. 凭证的保存与归档

凭证的保存与归档是会计工作的重要环节，具体要求包括：

（1）凭证的编号：按照一定的编号规则对凭证进行编码，以便于查找和管理。

（2）凭证的保存期限：根据国家法律法规的规定，不同类型的凭证保存期限有所不同，必须按照规定的期限进行保存。

（3）凭证的归档：凭证的归档应按照年份、月份或凭证字号进行分类归档，方便查询和复核。

二、记账凭证的注意事项

1. 权责清晰

在填制凭证时，要明确填写借方和贷方的科目，避免模糊和错误。同时，对于某些特殊的业务，如预收款、预付款等，要仔细核对金额和科目，确保凭证的准确性和真实性。 2. 遵循会计原则

会计凭证、会计账簿与账务处理程序

会计凭证，是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。

会计凭证按照填制程序和用途可分为原始凭证和记账凭证。

种类 含义

原始凭证 又称单据，是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据，是编制记账凭证的依据。

记账凭证 又称记账凭单，是指会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后填制的会计凭证，作为登记账簿的直接依据。

知识点：原始凭证（★★）

1.原始凭证的种类

分类标准 类别 举例

按取得来源 自制原始凭证 如领料单、产品入库单、借款单、折旧计算表、工资费用分配表等。

外来原始凭证 如购买原材料取得的增值税专用发票、职工出差报销的飞机票、火车票和餐饮费发票等。

【提示】对于增值税发票，对于开具方来讲属于自制，对于接受方来讲属于外来。

按格式 通用凭证 某省（市）印制的在该省（市）通用的发票、收据等；由中国人民银行制作的在全国通用的银行转账结算凭证、由国家税务总局统一印制的全国通用的增值税专用发票等。

专用凭证 如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。

【提示】专用凭证属于自制原始凭证。

按填制的手续和内容 一次凭证 如收据、收料单、发货票、银行结算凭证等。

累计凭证 如限额领料单。

汇总凭证 如发料凭证汇总表。

专用凭证 通用凭证（联式）

通用凭证（卷式）

累计凭证，是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务且多次有效的原始凭证。其特点是在一张凭证内连续登记，随时结出累计数和结余数，按限额进行控制。

累计凭证

汇总凭证，是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。其合并了同类型经济业务，简化了记账工作。 发料凭证汇总表

年 月

借方科目

材料 生产成本 制造费用 管理费用 销售费用 合计

合计

财务工作基础规范

一、书写必须清晰、工整、不得潦草。

具体要求

（一）阿拉伯数字的书写要求

阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写，特别在连着写几个“0”时，一定要单个 地写，不能将几个“0”连在一起一笔写完。

根据习惯，阿拉伯数字在书写时应有一定的斜度。此外，阿拉伯数字的书写还应有高度标准，一般要求数字的高度占横格高度的1/2为宜。书写时还要注意紧靠横格底线，使上方能留出一定空位，以便需要进行更正时可以再次书写。

例如：1 2 3 4 5 6

（二）货币符号的书写要求

数字前面应当书写货币币种符号，币种符号与阿拉伯金额数字之前不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。如：￥99.99不能写成￥99.99元

（三）大写数字的书写要求

汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替。

举例：伍佰元整写成五佰元整

大写金额数字到元或者角为止的，在„元‟或者„角‟字之后应当写„整‟字或„正‟字；大写金额数字有分的，分后面不写„整‟字或者„正‟字。

如：￥19.10 大写金额为人民币壹拾玖元壹角整，再如￥1234.56应当写成“人民币壹仟贰佰叁拾肆元伍角陆分”，不能写成 “人民币壹仟贰佰叁拾肆元伍角陆分整”。

（四）货币名称的书写要求

大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白，如￥180000.00，应当写成“人民币壹拾捌万元整”，不能分开写成“人民币 壹拾捌万元整”

（五）“零”的写法

阿拉伯数字中间有„0‟时，汉字大写金额要写„零‟字；阿拉伯数字金额中间连续有几个„0‟时，汉字大写金额中可以只写一个„零‟字；阿拉伯金额数字元位是„0‟，或者数字中间连续有几个„0‟、元位也是„0‟，但角位不是„0‟时，汉字大写金额可以只写一个„零‟字，也可以不写„零‟字。”，如￥1000.56应当写成“人民币壹仟元零伍角陆分”，或“人民币壹仟元伍角陆分”。