DA-T 75—2019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范

档案数据化管理制度1. 引言随着科技的发展，传统的纸质档案管理方式已经无法满足现代组织的需求。

为了提高档案管理的效率和准确性，本制度旨在规范档案数据化管理流程，确保档案信息的安全性和可靠性。

2. 定义- 档案数据化管理：将纸质档案数字化，并通过电子系统进行存储、检索、传输和分享的方式进行管理。

- 档案数据化管理系统：用于支持档案数据化管理流程的电子系统，包括硬件设备和软件应用。

3. 档案数据化管理流程3.1 档案数字化- 将纸质档案进行扫描，并使用光学字符识别（OCR）技术转换为可编辑的电子文档。

- 对扫描后的电子文档进行质量检查，确保图像清晰、文字准确。

- 将电子文档按照一定的结构和分类规则进行命名和归档。

3.2 档案存储和备份- 将电子文档存储在安全可靠的服务器或云存储中。

- 建立定期备份机制，确保档案信息的安全性和可恢复性。

3.3 档案检索与共享- 设计和实施用户友好的档案检索界面，方便用户根据关键词、日期等进行查询和检索。

- 控制档案访问权限，确保只有授权人员可以进行访问和修改。

- 支持档案信息的分享和传输，方便不同部门或合作伙伴之间的合作和协作。

4. 安全与风险管理- 设立专门的档案数据安全管理团队，负责制定安全措施和监督执行。

- 加密存储和传输档案信息，防止数据被未经授权的人员窃取或篡改。

- 建立灾难恢复计划，以应对自然灾害、系统故障等意外情况。

5. 档案数据化管理的优势- 提高档案管理的效率和准确性，节约人力和空间资源。

- 加强档案信息的安全性和可靠性，防止纸质档案遗失或损坏。

- 方便档案的检索、共享和传输，促进组织内部和外部的合作和协作。

6. 总结本制度旨在规范档案数据化管理流程，提高档案管理效率和准确性。

通过合理的档案数字化、存储和共享方式，可以提高档案信息的安全性和可靠性，促进组织内部和外部的合作和协作。

企业档案工作规范（DAT42-2022）中华人民共和国档案行业标准DA/T42—2022企业档案工作规范（IS家档案局2022年11月2日发布，2022年1月1日实施）1范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

本标准合用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。

2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或者修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。

GB/T9705文书档案案卷格式GB/Tl1821照片档案管理规范GB/Tl1822科学技术档案案卷构成的普通要求GB∕T17678.ICAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1档案工作基本术语DA/T12全宗卷规范DA/T13档号编制规DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T22归档文件整理规则DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T32公务电子邮件归档与管理规则DA/T43缩微胶片档案数字化技术规范JGJ25档案馆建造设计规范IS015489.1信息与文献一文件管理：通则IS015489.2信息与文献一文件管理：指南3术语和定义DA/T1-2000确立的以及下列术语和定义合用于本标准。

3.1企业档案buinerecord企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

3.2 电子档案electronicrecord具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。

3.4 档案信息化archivalinformationization运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。

（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)(代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。

国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。

国家档案局2015年10月25日）前????言本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。

?《归档文件整理规则》1?范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

2?规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

档案室数据保护规范一、目的为了加强档案室数据的管理和保护，确保档案数据的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国数据安全法》等相关法律法规，制定本规范。

二、适用范围本规范适用于公司档案室的数据保护管理工作，包括档案的收集、整理、存储、利用、销毁等各个环节。

三、数据保护原则1. 合法性原则：档案数据的收集、处理和使用应当符合法律法规的规定，不得侵犯国家利益、社会公共利益和他人合法权益。

2. 正当性原则：档案数据的收集、处理和使用应当符合正当目的，不得滥用。

3. 必要性原则：档案数据的收集、处理和使用应当限制在实现合法目的所必需的范围内，不得过度收集。

4. 保密性原则：档案数据应当保密，防止泄露、篡改、丢失等风险。

四、数据保护措施1. 物理保护：档案室应当配备必要的物理保护设施，如消防器材、监控设备、防盗门等，确保档案室的安全。

2. 数据备份：定期对档案数据进行备份，备份数据应当存储在安全可靠的存储设备上，并定期检查备份数据的完整性和可用性。

3. 数据加密：对敏感的档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。

4. 访问控制：建立档案数据的访问控制机制，限制无关人员对档案数据的访问，确保数据的安全。

5. 身份验证：对访问档案数据的用户进行身份验证，确保只有授权用户才能访问档案数据。

6. 审计日志：建立审计日志，记录对档案数据的访问、修改、删除等操作，以便追踪和审计。

7. 数据共享：档案数据在共享时，应当明确共享的范围、目的和期限，并采取相应的保护措施。

8. 数据销毁：对不再需要的档案数据，应当按照规定进行销毁，确保数据无法被恢复。

五、违规处理违反本规范的，公司将依法追究相关责任人的法律责任，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。

六、附则本规范自发布之日起生效，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充。

本规范的解释权归公司所有。