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档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
1 范围本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 3792.1一1983 文献著录总则GB 7156一1987 文献保密等级代码GB 9704一1988 国家机关公文格式GB／T 15418一1994 档案分类标引规则GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA／T 1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
《档号编制规则》（DA/T 13-1994）档号编制规则（中华人民共和国档案行业标准DA/T 13-1994，中华人民共和国国家档案局1995年6月12日发布，1995年10月1日起实施）1 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适于档案馆（室）编制档号2 术语2.1 档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号馆（室）藏档案类别的代码。
2.5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2.6 案卷号案卷排列的顺序号。
2.7 文件号案卷内文件的顺序号2.8 页（张）号码案卷内文件每页（张）的顺序号。
2.9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则3.1 唯一性原则档案馆（室）内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构档案号结构分为三种；4.1 第一种结构为：全宗号— 案卷目录号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）4.2 第二种结构为；全宗号－类别号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）4.3 第三种结构为：类别号－项目号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“－”（短横）相隔。
4.5 件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5 档号的编制方法5.1 全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。
《纸质档案数字化技术规范》（DAT 31-2005）《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)(2008-05-07 12:48:46)(中华人民共和国档案行业标准 DA/T 31-2005，中华人民共和国国家档案局2005年4月30日发布，2005年9月1日起实施)1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB,T 17235.1 连续色调静态图像的数字压缩编码T 17235.2 连续色调静态图像的数字压缩编码 GB,GB,T 18894—2002 电子文件归档与管理规范ITU(CCITT)G3 二值图像压缩算法ITU(CCITT)G4 二值图像压缩算法DA,T18—1999 档案著录规则档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[2001]6号3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数字化 Digitization用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。
3.2纸质档案数字化Digitization of Paper—Based Records 对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
3(3数字图像 Digital Image表示景物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3(4黑白二值图像 Binary Image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。
ICS01.140.20A14备案号!9683—2017中华人民共和国档案行业标准DA/T31—2017代替DA/T31—2005纸质档案数字化规范Specification for digitization of paper-based records2017-08-02发布2018-01-01实施国家档案局发布iDA/T31—2017-»z-___1刖目本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。
本标准替代DA/T31—2005《纸质档案数字化技术规范》，与DA/T31—2005相比主要技术变化如下：——标准名称进行了修改；—增强了组织与管理部分的内容，完善了数字化工作中管理的相关要求；——增强了数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求；——增加了数字化过程中元数据采集的要求；——修改了档案扫描部分的参数要求；——修改了图像处理部分的内容，更加强调保持档案原貌的要求；———细化了数字化成果验收的内容；—删除了数据备份和数字化成果管理相关内容。
—本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。
本标准主要起草人：王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。
本标准于2005年首次发布，本次为第一次修订。
3DA/T31—2017引言DA/T31-2005的发布实施，从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求，很好地促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。
由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速，经过十余年的时间，数字化设备、存储、网络 等技术条件都发生了较大变化，同时，纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。
因此，及时对DA/T31-2005进行修订，适时调整相关要求，从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作，具有重要的现实意义。
中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则The arrangement rule of filing documentsDA/T22-2000(国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施)1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模湖或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题))—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
DA/T28标准，即国家档案局科技电子文件归档与管理规范（DA/T28-2018），是一项关于科技电子文件归档与管理的行业标准。
它发布于2018年，取代了原来的DA/T28-2002标准。
该标准适用于国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案管理及竣工档案验收。
标准中详细规定了科技电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用、电子文件的完整性、真实性、可用性和安全性以及电子文件的元数据等内容。
与之类似的标准还有DL/T1363-2014、NB/T32037-2017、DL/T1396-2014、DL/T241-2012、DB32/T2342-2019等，也被广泛引用。
DA/T28-2018标准中具体规定了以下科技电子文件归档与管理要求：1. 文件的收集和整理要求：明确了文件的来源、类型、格式、处理方式和版本等要素，并要求归档文件应完整、准确、无损坏、无伪造。
2. 文件的保存和归档要求：规定了文件的存储介质、存储方式、保存期限、备份要求和利用规则等内容，保证了文件的长期安全和可利用性。
3. 文件的著录和描述要求：对文件的属性、文件内容、文件背景、文件关联等信息进行标准化描述，并提供了统一的信息结构和信息字段，方便了信息的检索和利用。
4. 文件的元数据和格式要求：规定了文件的元数据标准，要求文件具有统一的数据结构和数据格式，方便了文件的交换和共享。
5. 文件的安全和保护要求：对文件的保密性、完整性、可用性、可追溯性等安全要求进行了明确规定，并提供了相应的安全技术和管理措施，保障了文件的安全和隐私。
6. 文件的利用和管理要求：规定了文件的利用规则、权限管理、统计分析、版本管理等管理要求，方便了文件的管理和利用。
通过以上规定，DA/T28-2018标准实现了科技电子文件归档与管理的规范化和标准化，保证了文件的完整性、安全性和可利用性，为科技档案的信息化管理奠定了基础。
ICS 01.140.20A 14备案号：26718—2009中华人民共和国档案行业标准DA/T 42—2009企业档案工作规范Requirements of business records management2009-11-02发布 2010-01-01实施国家档案局发布企业档案工作规范1 范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。
本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 9705 文书档案案卷格式GB／T 11821 照片档案管理规范GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB／T 17678．1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB／T 18894 电子文件归档与管理规范DA／T l 档案工作基本术语DA／T12 全宗卷规范DA／T13 档号编制规则DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范DA／T 22 归档文件整理规则DA／T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA／T 31 纸质档案数字化技术规范DA／T 32 公务电子邮件归档与管理规则DA／T 43 缩微胶片档案数字化技术规范JGJ 25 档案馆建筑设计规范ISO 15489.1 信息与文献——文件管理：通则ISO 15489.2 信息与文献——文件管理：指南3 术语和定义DA／T 1—2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1企业档案 business records企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
全宗指南编制规范（DA/T 14-2012）中华人民共和国档案行业标准DA/T 14-2012代替 DA/T 14-1994全宗指南编制规范2012-11-15发布2013-01-01实施国家档案局发布目次前言引言1 范围2 规范性引用文件3 术语和定义4 全宗指南的结构5 全宗指南名称6 全宗来源背景简介7 档案内容与成分介绍8 检索和查阅注意事项前言本标准由国家档案局档案工作标准化技术委员会提出，国家档案局档案科学技术研究所承担了本标准起草的任务。
本标准由国家档案局1995年6月12日首次发布，1995年10月1日正式实施。
2006年4月国家档案局档案工作标准化技术委员会第14次年会明确了本标准修订的任务。
广东省档案馆承担了本标准修订任务。
从本标准修订后自实施之日起，原标准同时废止。
本标准主要起草人：张彤本标准修订主要起草人：张平安本标准由国家档案局归口。
引言全宗来源的背景、档案内容概要介绍以及其检索和查阅的有关信息，应规范为标准条目信息。
这对于提高档案管理质量，方便对其的利用，有着重要的关系。
为此，制定本标准以规范全宗指南编制的内容和体例，为准确采集和报道有关信息奠定基础。
全宗指南编制规范1 范围本标准规定了全宗指南的编制细则。
本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。
编制介绍非全宗形式档案的指南，参照本编制规范。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 3—92 档案馆指南编制规范DA/T 14—94 档号编制规则3 术语和定义3.1全宗 fonds一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
3.2全宗号 fonds number管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。
全宗卷规范中华人民共和国行业标准DAT 12-94全宗卷规范中华人民共和国行业标准DA/T 12-941 主题内容与适用范围1．1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
1．2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1．3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。
2 引用标准DA/T 1--92 档案工作基本术语GB 9705--88 文书档案案卷格式3 全宗卷编制原则3．1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3．2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3．3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
4 全宗卷的主要内容4．1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。
4．2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。
4．3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4．4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
4．5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
4．6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4．7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
5 全宗卷的整理5．1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
中华人民共和国档案行业标准DA/39--2008会计档案案卷格式1范围本标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求。
本标准适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T9705-88文书档案案卷格式财会字[1998]32号《会计档案管理办法》3会计凭证封面格式3.1会计凭证封面外形尺寸封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245mm×150mm（长×宽）。
封底尺寸同封面尺寸。
3.2会计凭证封面项目封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。
各项目具体位置、尺寸[见附录A图A1（a）、图A1（b）]。
3.3封面项目的填写方法3.3.1单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。
不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。
3.3.2会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。
3.3.3时间：填写本册会计凭证的起止年月日。
3.3.4册数：填写会计凭证的册数。
3.3.5册次：填写本册会计凭证的序号。
3.3.6记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。
3.3.7记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。
ICS01.140.20A14中华人民共和国档案行业标准DA/T22—2015代替DA/T22—2000归档文件整理规则The arrangement rule of archival documents2015-10-25发布2016-06-01实施国家档案局发布前言本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
归档文件整理规则1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
中华人民共和国档案行业著录标准中华人民共和国档案行业著录标准中华人民共和国档案行业标准档案著录规则 DA／T18—1999Bibliographical description for archives1 \范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB／T 3792．1—1983 文献著录总则GB／T 7156—1987 文献保密等级代码GB／T 9704—1988 国家机关公文格式GB／T 15418—1994 档案分类标引规则GB／T 3860—1995 文献叙词标引规则DA／T 1—1992 档案工作基本术语DA／T 19—1999 档案主题标引规则3定义（略）4著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
4．1 题名与责任说明项.包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文字编号、责任者、附件六个单元。
①正题名②并列题名。
③副题名及说明题名文字。
④文件编号⑤责任者⑥附件。
4．2稿本与文种项4．3 密级与保管期限项4．4 时间项4．5载体形态项①载体类型②数量及单位③规格4．6 附注与提要项4．7排检与编号项①分类号②档案馆代号。
③档号④电子文档号⑤缩微号4．7．6 主题词或关键词4．8 4．1～4．7中有“，”号者为选择著录项目或单元(小项)5著录用标识符5．1 为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，添加如下规定的标识符。
．一置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。
中华人民共和国档案行业标准DA／T 31?2005纸质档案数字化技术规范1范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 17235．1?1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南GB／T 17235．2?1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3．3数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样??连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3．4黑白二值图像binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3．5连续色调静态图像continuous?tone 8till image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3．6分辨率resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
《档号编制规则》（DA/T 13-1994）档号编制规则（中华人民共和国档案行业标准DA/T 13-1994，中华人民共和国国家档案局1995年6月12日发布，1995年10月1日起实施）1 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适于档案馆（室）编制档号2 术语2.1 档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号馆（室）藏档案类别的代码。
2.5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2.6 案卷号案卷排列的顺序号。
2.7 文件号案卷内文件的顺序号2.8 页（张）号码案卷内文件每页（张）的顺序号。
2.9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则3.1 唯一性原则档案馆（室）内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构档案号结构分为三种；4.1 第一种结构为：全宗号—案卷目录号－案卷号－件、页（张）号。
4.2 第二种结构为；全宗号－类别号－案卷号－件、页（张）号。
4.3 第三种结构为：类别号－项目号－案卷号－件、页（张）号。
4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“－”（短横）相隔。
4.5 件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5 档号的编制方法5.1 全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。
中华人民共和国档案行业标准DA／T 31?2005纸质档案数字化技术规范1范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 17235．1?1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南GB／T 17235．2?1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3．3数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样??连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3．4黑白二值图像binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3．5连续色调静态图像continuous?tone 8till image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3．6分辨率resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
3．7失真度distortion measure 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
3．8可值度intelligibility 数字图像向人或机器提供信息的能力。
3．9 图像压缩image compression 清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。
4纸质档案数字化基本要求4．1基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
4．2数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
4．2．1符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4．2．2价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
4．3基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4．4过程管理4．4．1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
4．4．2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
5档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
5．1目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
5．2拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
5．3区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
5．4页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。
5．5档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
5．6装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
6档案扫描6．1扫描方式6．1．1根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
6．1．2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
方式以提高工作效率。
6．2扫描色彩模式6．2．1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
通常采用黑白二值。
6．2．2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。
6．2．3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。
6．2．4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
6．3扫描分辨率6．3．1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
6．3．2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。
特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
6．3．3需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。
6．4扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
7图像处理7．1图像数据质量检查7．1．1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
7．1．2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
7．1．3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
7．1-4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
7．1．5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
7．2纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
7．3去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
7．4图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
7．5裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
8图像存储8．1存储格式8．1．1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。
采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。
存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
8．1．2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
8．2图像文件的命名8．2．1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
8．2．2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
9目录建库9．1数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。
所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
9．2档案著录按照《档案著录规则》（DA ／T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。
9．3目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
10数据挂接10．1汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。
通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
10．2数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。
将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
10．3交接登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
11数据验收11．1数据抽检11．1．1以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
11．1．2一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5％。
11．2验收指标11．2．1目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
11．2．2一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95％以上(含95％)时，予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数／抽检文件总数x100％11．3验收审核验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
11．4验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
12数据备份12．1备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。
12．2备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
12．3数据检验备份数据也应进行检验。
备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
12．4备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
