资料文件传送记录

二 阶 文 件

文件资料与记录控制程序

文件编号: CYX-QEHP-01

版 次: B/0

页 数: 共13页

制订部门:

制 订 人:

制订日期: 2015-3-1

核准/日期 审核/日期 文件发行章

文件编号 CYX-QEHP-01

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文件资料与记录控制程序 版 / 次 B/0

文件修改记录

序号 修改版次 修改页数 修改内容描述 修改人 核准人 生效日期

1 B/0 ALL 增加OHSAS18001管理体系内容 2015-3-1

文件编号 CYX-QEHP-01

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文件资料与记录控制程序 版 / 次 B/0

1、目的：

1.1通过对本企业所有的文件和资料进行控制和管理，确保在各有关的场所使用有效版本的文件和资料，且能及时撤消及回收作废文件，避免其误用。

1.2对表单记录的生成、发放、标识、流转、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量/HSF/环境/职业健康安全管理体系有效运行的证据，同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量/HSF/环境/职业健康安全管理体系提供有效信息。

2、范围：

适用于本公司制定的所有文件资料和记录，包括策划和运作管理体系所必须的外来文件。记录为任何形式之媒体，包括硬拷贝和电子媒体。

3、定义：

3.1 DCC：Documentation control centre文控。

3.2文件：指信息（有意义的数据或文字）及其承载媒体。

3.3受控文件：指更改、发布均受到控制的文件，受控文件一般具有制修订与分发记录，修订后须重新分发，失效时应及时收回作销毁处理，并应随时保持最新版本，文件每页盖有受控识别印章。

文件回收记录表

单位名称：金山稻壳儿有限公司 编号：WJ-200408-A0

序号 文件名称 文件编号 份数 上交人 上交日期 回收人 回收日期 备注

1 环境保证协议 HJ-20040-A0 1 Kia 20**/12/1 Amy 20**/12/2

2 质量保证协议 ZL-20041-A0 1 Kia 20**/12/1 Amy 20**/12/2

3 供应商管理程序 GY-2042-A0 1 Kia 20**/12/1 Amy 20**/12/2

4 不合格处理程序 BH-2043-A0 1 Kia 20**/12/1 Amy 20**/12/2

5 待处理管理程序 DC-2044-A0 1 Kia 20**/12/1 Amy 20**/12/2

6 追溯管理程序 ZS-2045-A0 1 Kia 20**/12/1 Amy 20**/12/2

7 变更管理程序 BG-2046-A0 1 Kia 20**/12/1 Amy 20**/12/2

8 特采管理程序 TC-2046-A0 1 Kia 20**/12/1 Amy 20**/12/2

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制表人： 审核人：

工程安全来文登记台账制度

为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时确切、避免文件丢失，特制定本制度。本制度中需要做好登记的包括相关部门来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知（以下统称“文件〞）等公文，均由安全资料员负责登记和保管。

台账就是单位各类文件详细资料的一个登记表，以便利管理及查阅本单位文件状况。建立文件管理台帐 建立各类台帐、合理分类保管、全面详尽分析是文件管理的一项基础工作。随着企业组织结构不同、规模不同，台帐的种类要求、类目粗细等都存在比较大的差异。台帐种类的确定与记录必需坚持简明、确切、及时和稳定的原则。

一、适用范围

适用于***工程

二、定义

台账原是指摆放在台上供人翻阅的账簿，故名台账。久而久之，这个名词就固定下来，实际上就是流水账。

三、收文

1、文件登记。 收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进行分类、编号、登记。

2、文件传阅。

文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必需随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。

3、工程要安排专人管理文件收发工作，依照上述规定认证登记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完毕后，要及时返还工程安全科。

4、密级文件、资料，必需根据批示传阅范围由专人传送；密级文件要在当天内阅读，下班前交回专人保管，以确保文件的安全。

五、发文

1、认真做好登记和编号工作，依照发文规定和要求，编订文号，并审查审批程序是否完备。

2、按规定，为公司制发的文件盖章，并保存公文底稿和一份文件存档。

六、规范文件管理 1、认真做好文件的防火、防盗、防窃、防虫、防潮等防护工作；一切密级文件和资料应存放在指定的保密柜。

办公室内勤主要工作内容

1. 文件管理：负责各类文件资料的传送、打印、领取及保存工作，对文件资料进行分类存档，以便及时调用。此外，也需要负责文件的管理和存档工作。

2. 会议安排与记录：参与会议并拟写通知及时传达给相关人员，并可能负责会议安排、记录等工作。

3. 日常事务处理：负责办公室日常事务处理，包括接待来访、引见及接听电话等工作，发现公共设施损坏需及时记录并上报。

4. 数据统计与报表制作：负责编制月度、季度及年度销售统计表，将报表及时传递给销售经理及相关领导。也可能需要负责中心各类数据表格的制定，数据的统计。

5. 印章与介绍信管理：开具行政介绍信和其他证明，妥善保管并合理使用印章。

6. 其他行政工作：可能包括负责公司信息的收集、整理、打印、分发工作，负责公司日常卫生的清洁和管理，负责公司固定资产的定期盘点，以及办公用品的管理和采购等。

总的来说，办公室内勤的工作内容比较繁杂，需要细心、耐心和责任心。不同的公司和机构可能对内勤的工作内容有不同的要求和期待，因此具体工作内容可能会有所不同。