会议执行计划书

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会议策划项目具体说明
会议策划人 会议时间 2011年 月 日
会议讲师 会议预算
项目执行负责人 会议规模 25-30人
项目执行成员
会议目标
内容规划

客户到场要求
购买意向客户 升级意向客户 榜样客户
到场 家 到场 家 到场 家

筹备进程 负责人

场地确定
1:空调测试(一定要够舒服,这是决定会场气氛的一重要环节)
2:投影仪字体测试(从各个角度检测字体清晰度)
3:麦克测试(声音调节适中,不要太杂,太高或太低,影响讲师语言魅力)
4:位置摆放(密度适当、空间不要太压抑即可)
邀请函准备 见邀请函附件

目标客户邀请要求 1:不是老板、财务经理不邀请 2:没有任何想法者不邀请 3:老用户抱怨者不邀请

邀请任务分配
榜样客户邀请2-3位
要求:关系好、愿讲、能讲 (这也是宣传自己的机会) 邀请人:代理商老板 榜样客户要亲自上门沟通和确认

购买意向客户邀请1 XXX X家
购买意向客户邀请2 XXX X家
升级意向客户邀请1 xxx X家
升级意向客户邀请2 xxx X家

会议邀请流程及要求
以到场30家客户来为例:
·第一轮:提前7-10天邀请客户,客户邀请应在60家以上;
·第二轮:邀请函回执应在40家左右;
·第三轮:会议召开前一天,确认到来,应该在35家;
·第四轮:会议当天上午再次电话提醒,确认30家左右;

邀请过程检视 1:阐述会议,重点讲能给受邀请客户带来的好处 如:专业人士分享先进的管理理念、成功客户经验分享、现场一对一咨询、现场礼品等
2:告知受邀单位回执后,会有专业人士做会议方向沟通
3:负责邀请客户的人员,每人每天完成有效回执单X家
4:按照会前客户需求调研表填写和客户沟通后的记录和客户需求
5:每日结束作出当天客户邀请分析,和遇到的一些问题,便于调整话术

提醒和短信 1:第一次电话邀请沟通 2:答应受邀者,立刻发送传真或电子邮件 3:迟迟未收到回执单的,下班前进行电话确认,并告知为合理安排座位,请尽快回执
4:会议开始前1天进行第一次短信提醒(日期,地址,时间等)
5:会议当天早上进行电话回访,再次确认和提醒下午的时间,让对方合理安排
6:如会议开始前半小时,还有客户未到,再次进行电话询问

会议物资准备
1:任我行软件宣传片及调动
气氛的音乐下载 2
2:签到薄(可用表格形式)1
3:手提袋 35
4:X展架 4
5:投影仪 1 6:数码相机 1 8:笔记本电脑(演示) 1 9.演示电脑 至少2台 10:横幅(台前) 1 11:茶水 (外加讲师矿泉瓶装水) 35 统筹日期: X日 完成日期: Y日 负责人:
XXX

会议需要打印准备
1:邀请函
2:邀请记录表
3:重点意向表
4:签到表 5:客户入场调研表 6:合同 7:收据 统筹日期: X日 完成日期: Y日 负责人:
XXX

现场布置 按照前面要求布置(横幅 展架 讲台等) 会议当天上午—下午1点前
负责人:
XXX

会议现场管理 具体说明 开始时间 完成时间 负责人
会议主持

迎宾及签到 客户签到 领取会议填写资料 引进
演示设备 设备调试
会前、会中交流安排 会议开始前后与客户的互动
会议开始后时间管理 具体说明 开始时间 完成时间 负责人
会议开始 主持人上台主持(调动气氛,
调节现场)
讲师演讲 1:会场如有人出去,门口有人开门,门外有人跟进,控制客户走掉 2:会场如有人接电话,女同事上前提醒,询问有什么需要帮助的 3:观察整场客户聆听满意度,如有反应很好的客户记录下来,做会后跟进
5:我们工作人员绝对不要随意走动影响会场
6:我们工作人员起到带头调动气氛作用(如鼓掌和回应等)

演讲完毕
1:主持人上台散讲几句引入促销环节并介绍促销方案宣布人
2:建议促销宣布人必须是代理老总或者经理

促销环节
促销人要求,自信地、热情地宣布促销环节,不要有所拘束

签单环节 1:会场有人走就正常了,甚至会走掉5分之4的人,这部分人只要工作人员做好沟通记录,并送到电梯门口即可。判定为会后跟进客户 2:留下的人是我们主要签单对象,一定要留有实力的人进行沟通
3:如对方还有疑问,可在下面做一对一沟通
4:准备好签单工具,合同 、收据等,快速签单收取定金
会后跟进 具体说明 开始时间 完成时间 负责人

整理客户 1:已签 2:到场未签有意向的 3:到场未签不需要的 4:未到场的

会后72小时跟进 1:全部电话回访一遍进一步筛选 2:安排3天走访工作
整场总结 合并数据、总结经验教训