电话服务规范用语及禁语
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电话服务用语规范
目的:规范服务用语;提高服务质量;树立服务品牌。
1、服务用语:完整使用公司统一的规范服务用语,应答时正确使
用礼貌用语。
(1)报问候语时,首句统一采用国语报读:“您好,***工号为您服务,请问有什么可以帮您?”
(2)应答过程中如需客户等待,应讲明原委并征询客户意见,可以说:“请您稍等片刻好吗?”,待客户同意后迅速处理问题,不得使用命令语。原则上,客户
等待的时间不应超过5分钟。
(3)在持续时间较长的通话中,为了礼貌、亲切地称呼客户,可询问客户的姓氏:“请问先生/小姐贵姓?”,若客户表示不愿透露,不能强求,更不能在通话过
程中再次追问。如果客户已告知其姓氏,在电话受理的整个过程中,须适时使
用"X先生/小姐"的称谓与客户进行交流。
(4)对于需客户等待再回应的问题,话务员应尽快处理,处理后立即进入与客户通话的状态,并向客户致歉:"很抱歉,先生/小姐,让您久等了。"(应掌握好
尺度,等待超过7秒以上才需要说)
(5)若对方无声,客户代表应礼貌地表示“您好,和勤客服中心,XX号为您服务,请问有什么可以帮您吗?”稍停3秒后如对方仍没有声,则再说:“您好,和
勤客服中心(稍停),对不起,您的电话没有声音,请您换一个电话再打来,
再见。”后挂线。
(6)如在接听电话时杂音较大,听不清楚时:“对不起,先生/小姐,由于杂音较大,我听不清楚,请您声音大一点好吗?”,等侯3秒后如仍听不清楚,应告知用
户:“对不起,电话的杂音太大,我实在听不清楚,您是否可以换个电话再打
来?”如用户同意,则可以挂线。
(7)用户咨询完一个问题后,在必要的情况下,适当主动向用户提出是否需要帮助,如“请问还有什么可以帮您?”或“请问还有其他吗?”,在用户确认没有问
题下,就可以报结束语“谢谢您的来电,再见!”
(8)通话中应避免口误和疏漏,一旦发生应立即向客户致歉:“对不起,刚才我的
解释有误,请允许我重新解释。”诚恳接受客户批评,不得强辞夺理。
(9)客户提出建议时,要虚心接受,并表示感谢。对于能够及时改进的建议,可回答:“谢谢您的建议,我(们)(会/一定)(加以)改进。”
(10)客户投诉时,应诚恳接受批评,如客户询问工号,必须保持良好的心态,如实相告,不可转移话题或欺骗客户。
(11)客户提出表扬、道谢时,应表示谦虚:“不客气,这是我们应该做的。”做到不骄不躁。
(12)对个别客户的失礼言行,要包容、克制、忍耐,得理让人,用自己的良好言行与涵养感化客户。
(13)在接听电话时,如用户粗言秽语、内容猥琐,客户代表应平静对待,礼貌地回答:“先生/小姐,请您使用文明语言,否则很抱歉,我们将结束这次通话。”
不得与用户对骂,乱摔电话等。
(14)耐心倾听,理解客户的需求;若没听清,可用征询的语气向客户询问:“X先生/小姐,对不起,我没有听清楚您的问题,请您再复述一遍好吗?”
(15)答客户问题时,应思路清楚、条理清晰、表达清楚、简洁易懂。解答完毕后可通过询问的方式确认客户清楚与否,例如:"X先生/小姐,请问您清楚了吗?
",如客户表示尚未完全明白,应再作进一步解释。
(16)客户有屏蔽倾向时,应以适当的方式询问原因,推荐业务,加以挽留,并做记录。
(17)如遇客户要求找领导亲自为其解决问题时“对不起,我们公司每个人都有自己的职责,请您放心,我们会按公司的制度处理的,而您这个问题是属于我的职
责范围内,请您交给我为您处理好吗?”
(18)据客户需要,主动向客户推荐业务,主动向客户宣传新推出的业务或最适合用户的一项业务。
(19)对于有特殊要求的客户,不得不懂装懂、擅作主张或置之不理。若遇到当时无法及时回复客户的问题,应婉言解释:“对不起,您的问题我暂时无法答复,我会记录下来,将尽快答复您。“并尽快查询到答案后回复用户。
(20)能详细、清晰、完整地向客户解释业务使用方法和应用;应考虑业务的完整性与连续性,回答内容要主动,不能“问一句,答一句”。
客服人员服务禁忌
一、服务禁忌
1、客户讲话时轻易打断客户、插话或转移话题
2、客户挂机前主动挂机
3、客户尚未挂机便与同事交谈
4、解答过程中使用过多专业术语
5、精神萎靡,态度懒散
6、与客户发生争执
7、责问、反问、训斥或谩骂客户
8、与客户交谈时态度傲慢
9、与客户闲聊或开玩笑
10、不懂装懂,搪塞、推诿客户
11、频繁使用口头禅、非礼貌性语气助词(如:喽、嘛等)
12、拖腔、语气生硬、顶撞客户
13、通话时打呵欠、吃东西
二、服务禁语
1、直呼客户:
(1)喂!嘿!
(2)喂(嘿),讲话!
2、责问、训斥或反问客户:
(1)你的电话怎么回事?!一会儿大,一会儿小的!
(2)我不是跟你说得很清楚了吗?!
(3)什么意思?
(4)谁告诉您的?!
(5)你不明白!
(6)你听明白了吗?
(7)别人跟你说的?别人怎么知道?!
(8)干嘛还不挂机?!
(9)我怎么知道?!
(10)你怎么这样?!
(11)刚才跟你说过了,怎么还问?!或我刚才不是已解释过了吗?!(12)你问我,我问谁?
(13)怎么现在才说?
(14)你着急什么!
3、态度傲慢、厌烦:
(1)不行就是不行!
(2)你问我,我问谁?!
(3)我就这个态度!
(4)没法查!没办法!
(5)有意见找领导去!
(6)用不起就别用!
(7)有什么了不起!
(8)你到底想怎么样嘛!
(9)现在才说,早干嘛来着?!
(10)明明就是你不对!
(11)你有完没完?!
(12)没有这项业务就是没有!
(13)你要投诉就投诉吧。
4、命令客户:
(1)你小声一点行不行!
(2)叫你旁边的人别说话!
(3)大声点,我听不清!
5、推诿客户: