档案信息电子化的作用.

2010年第12期吉林省教育学院学报No 112,2010第26卷JO UR N AL O F EDUCAT I O NAL INST ITUTE O F J I L IN PR O V IN C EVo l 126(总252期)Tota l No 1252收稿日期——作者简介李玉梅(—),女,吉林长春人。

本科,长春市图书馆,馆员。

新时期档案信息电子化管理工作的重要性李玉梅(长春市图书馆,吉林长春130000)摘要:当今世界,是一个信息飞速发展的时代,使得档案信息电子化建设工作也日渐深入,实现档案信息资源共享,提高工作效率,是加快档案事业发展的重要手段和基础。

在推进档案信息电子化建设的过程中,信息安全保障体系的建设是档案信息电子化建设中极为重要的组成部分。

关键词:档案;信息电子化中图分类号:G270 文献标识码:A 文章编号:1671—1580(2010)12—0195—02 一、树立良好的网络安全意识,增强档案人员的责任感增强档案人员使用计算机的安全防范意识,定期开展提高网络安全防范意识的培训,加强经常性的安全防范意识宣传教育,全面提高网络安全防范意识。

目前不重视网络安全问题在个别单位和一定范围内还是存在,其原因也是多方面的,但主要还是思想认识问题。

各单位主要责任人的安全意识对网络整体安全具有决定意义,领导干部应将网络安全意识、责任意识和保密意识联系起来,要把网络安全纳入到谁主管,谁负责,谁使用,谁负责的安全管理体制之中,同时要普及网络安全技术知识,用实际案例不断进行网络安全教育,不断强化重视网络安全的氛围。

档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。

这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。

档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。

不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。

对已经破损的档案,要及时抢救。

不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。

当前电子档案优势及问题分析在电子信息技术发达的今天，档案事业需顺应时代发展的变化，必须有效地使用其先进技术。

在我国，档案信息化已不同于传统纸质式的管理，越来越多高效便捷的电子档案出现在人们的面前，不断开拓使用的电子档案资源，致使电子档案的建设势在必行，完全开放取代传统封闭性，提高工作效率及利于保管等诸多优势，一直得到人们的肯定。

电子档案存在着其较多的必要性，但随时代的不断进步，在未来档案建设中，电子档案还是会同纸质档案一并发展。

1.电子档案存在的优势同记录信息介质为纸张的传统纸质档案相比，电子档案则有着明显的优势，它运用电脑技术将档案以代码方式保存在某种介质（如光盘、磁带等）里。

如今，电子档案受欢迎程度越来越高，与其不可取代的明显优势不可分。

1.1降低档案管理者的工作强度，提升了相应的工作效率知识时代的到来，使得如今的归档，在网络体系下不仅能拥有高效便捷的处理方法，且对于使用信息渠道来说，更有其快速性。

避免以往传统档案归档前需立卷，找寻时检索方法上的不便，大大降低管理者的工作强度，缩短检索档案的时间，提升管理档案的品质，并让档案管理者摆脱了传统无趣的手工式工作。

当运用微机处理档案时，能用以“件”替换掉以“卷”来归档档案。

正因达到档案随机管理性，可丢弃以往集中式的立卷，变成如今随时随地处理档案。

如此工作量的分散，不仅增加电子档案立卷量，且满足实时归档的便捷管理，由此提升档案检索的使用率。

1.2电子化管理档案有助于档案的保密性传统档案的查找与阅读，一般都是选择整卷供以查找人员使用，可使用人员仅需其中的一小部分档案文件，便可完全查看到整卷的档案文件，对于档案管理的保密性来说，这是完全不合理的。

而当档案管理电子化后，便能依照使用人员所需来提供其文件内容，这样使用人员便不能完全地查看到文件的其他部分内容，由此实现档案的保密性需求。

1.3电子化管理档案有助于档案文件遗漏补缺以往档案立卷若遇上其档案文件无法搜集齐全或是有遗漏的情况出现，需将装订好的档案重新拆除，并补全后再次立卷归档。

档案数字化管理解决方案
●档案馆电子化管理系统，对于已有的各种载体形式的档案采用数字化处理技术进行加工处理，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。

●由于实施了电子化管理，电子档案存放占用的空间比纸质档案存放占用的空间大幅地减少，并能有效避免资料重复提交。

同时，在网络环境下，档案馆电子化管理系统将纸质档案和电子录像档案紧密关联起来。

通过扫描方式生成电子档案，经过分级授权，不同部门的档案馆人员可在线查阅相关等级的档案信息，缩短档案信息传递时间，提高工作效率。

●利用档案编号对每份档案进行唯一标识，让每个档案都拥有一个属于自己的文档，实现快速编辑、管理、索引的功能。

通过扫描端进行自动识别分类，自动完成同个档案编号下全部档案资料分类的绑定，减少了人工干预。

并强化其他上传通道，保证档案资源的电子数据与录音档案、录像档案等的结合，有效地确保档案原件和数字化档案信息的一致性。

●采用软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。

核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

●同时，档案馆电子化管理系统也同步加强了纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，有效地确保档案原件和数字化档案信息的安全性。

本系统针对纸质档案数字化的各个环节均进行详细的登记，
并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录索引。

office opertions办公室业务·102办公室业务2013·1/【摘要】根据目前的信息发展状况，论述了中国当前档案信息电子化的现状、发展趋势以及其优越性，揭示了档案信息电子化的必要性。

【关键词】档案信息电子化；现状；优越性随着信息技术的飞速发展，电子技术几乎已经渗透到了各行各业,给档案管理也带来翻天覆地的变化。

为了克服传统档案管理的不足和适应社会信息化发展，档案信息电子化应运而生。

档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程,可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。

它可以对各个单位产生的载体档案实施系统和全面的管理,缩短了二次文献信息的加工时间,拓宽档案服务范围,使档案信息顺利地与最新技术接轨，并可以为领导者决策提供可靠的咨询根据,为单位的各项活动和社会提供快捷、优质的资料查询服务,有利用单位档案为社会创造总效益与经济效益。

一、档案信息电子化的现状（一）档案软件普遍缺乏通用性各档案部门所使用的电脑型号不一，规格各异，并且他们各自开发的软件之间无法互相利用，不能实现互调，所以不能通过计算机完成信息管理的工作，从而无法快捷便利地出版信息编辑成果，这严重的制约了档案信息电子化的进程。

（二）不能共享网络建设和档案信息系统我国到目前为止还没有建立一个能实现数据交换的机读目录档案系统，网络建设和档案信息系统实现形式不一，各行其是，而且其共享性、规范性、开发性、服务性较差，无法满足实现档案信息资源共享的要求。

（三）电子档案的归档制度还不完善各阶层档案管理单位应按照电子档案管理规范，同时结合本单位的实际情况，制定出一套切实可行的电子档案管理制度，用于规范电子文件的形成、利用和保存等流程的管理以及明确归档责任、检查鉴定等一系列工作的环节，做到有章可循、有据可依。

但从目前看，许多单位的档案部门还没有制定出一套完善、严密的电子档案制度，无法为档案信息电子化管理工作的实现,提供切实可行的保障。

档案信息化的主要内容和基本原则档案信息化是将传统的纸质档案转变为电子化形式，并以电子化方式管理、存储、检索和利用档案信息。

以下是档案信息化的主要内容和基本原则：主要内容：1. 数字化档案存储：将纸质档案转换为数字格式，通过数字化设备进行存储和管理，包括扫描、数字化录入和图像处理等步骤。

2. 档案管理系统：建立和使用档案管理系统，通过电子化的方式管理档案信息，包括档案的分类、目录、检索、借阅、归档等功能。

3. 档案检索和利用：利用信息技术手段进行档案的快速检索、查询和利用，提供方便和高效的档案服务。

4. 数据备份和恢复：建立档案数据的备份和恢复机制，确保档案信息的安全性和可靠性。

基本原则：1. 法律合规原则：档案信息化需要符合国家和地方相关的法律法规，包括档案法、电子数据管理等法律法规的规定。

2. 安全保密原则：档案信息化需要采取合理的安全措施，确保档案信息的保密性和完整性，防止信息泄露和篡改。

3. 信息整合原则：将部门或单位内不同来源的档案信息进行整合，确保档案信息的一致性和关联性。

4. 可追溯性原则：建立完善的档案信息管理系统，记录和跟踪档案信息的操作过程，保持档案活动的可追溯性。

5. 容易获取原则：档案信息化应确保档案信息的易获取性，提供方便和高效的检索手段，满足用户对档案信息的需求。

6. 持续更新原则：档案信息化需要与时俱进，随着科技的发展不断更新和完善信息技术工具和管理系统，保证档案信息管理的可持续性。

综上所述，档案信息化的主要内容包括数字化存储、档案管理系统、档案检索和利用以及数据备份和恢复等方面；而其基本原则包括法律合规、安全保密、信息整合、可追溯性、容易获取和持续更新等方面。

网络化・电子化・数字化办公室业务・office opertions137办公室业务2012・8文/延边州足球俱乐部俞锦福探讨文书档案管理信息的电子化应用【摘要】文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。

文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平，及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用，但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。

笔者将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。

【关键词】文书档案；电子化目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。

一、文书档案管理信息的电子化的优点首先，使用方便，便于检索，办公效率大大提高。

电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。

计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。

它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。

电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。

因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

第二，信息易于保管。

与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。

电子档案但它最大的有点是存储在DVD 、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。

所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

第三，电子传输，实现资源的共享。

在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。

这在一定程度上造成了资源的浪费。

信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。

建立电子档案的现实意义与科学管理学术园地Xueshuyuandi建立电子档案的现实意义与科学管理范琦(内蒙古气象培训中心)随着计算机技术在社会生活和生产的各个领域的广泛应用以及办公自动化系统建设的发展,电子文件归档,电子档案的建立及管理已成为档案工作的重要内容.对于档案工作者来说进一步认识建立电子档案的现实意义并有效地,科学地进行管理已成为档案工作者须要履行的职责.一,建立电子档案的现实意义(一)有利于提高档案工作的效率和质量电子档案是信息化社会发展的产物.伴随着办公自动化系统的建设与应用,电子文件大量产生.如何及时提出功能需求.规范办公自动化系统中电子文件的归档与管理.确保有保存价值的电子文件真实,完整,有效.使电子文件得以安全保存和有效利用.既是基层档案部门必须要做好的重要工作.也是档案行政管理部门适应数字档案资源管理需要.履行监督和指导职能的重要体现.档案工作的根本目的在于利用,而要提供可利用的档案,就必须有高质量,高水平的文档卷宗.但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷.立卷人根据自己的理解来进行操作.其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一.这必然影响到案卷质量水准,从而给以后的利用工作带来了许多不便.于此同时.归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间,致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的局面.这就制约了管理人员水平的提高.在这种管理模式下的档案利用, 也是被动式的.文书档案管理微机化,档案人员就可以从繁杂琐碎的整理工作中解脱出来,可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来,从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率,使文书档案的管理以及在提供利用服务时,能够发挥出更好的时效价值.f二1有利于文件档案的保密过去查阅档案时是整卷提供利用.利用者只是利用该卷中的一份文件,却要查阅整卷档案内容.这不符合文书档案管理的保密要求.而微机管理就可以解决这样的问题,只将其改为单份文件提供利用.利用者就不必接触其他无关的文件.从而达到了文件保密的要求.仨:)有利于文件档案的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时,补漏增缺,就得拆卷重做.改为微机网络化管理,文档用微机按"件"整理归档.可随时补漏增缺,使文档不形成存积, 这时.只需按一下键盘,修改一下档案目录就可操作完成.微机管理省时省力.可以给工作人员以充分的时间去提高业务技能和工作水平.(四1有利于提高管理工作的时效,减轻管理人员的劳动强度在当今知识经济时代,现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段.而且提供了信息利用的快捷途径,免除了立卷归档,检索查寻的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度.而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来.文书档案管理工作实现微机处理后,就可把按"卷"立卷归档,改为按"件"整理归档.由于实现随机管档,就可将过去的集中立卷.改为平时随时整理立卷.这样,集中的工作量,就变为分散的工作量,提高了立卷管理水平.从而达到档案管理工作及时归档的目的,便于检索利用.二,电子档案的科学管理(一)对于电子文件和电子档案的管理.一方面我们要观念更新,突破传统的思想认识,管理模式,探索电子文件自身运动规律,创造适合于电子文件和档案的管理方法:另一方面应当用发展的观点来看待电子文件.电子文件作为新生的事物,必然有它的不利因素,但这只是次要矛盾.并不决定事物发展的主要方向.而且.作为一种新生事物它也在发展中不断进行自我完善,需要我们置身于高新技术领域不断探索,从而使档案事业在信息时代得到进一步成熟与发展. (二)在电子文件日益发展的今天,培养和造就一批精通电子技术,懂档案管理的人员是当务之急.档案部门要重视和加强对档案管理人员的培养,一方面.要多渠道引进专业技术和管理人员.使用素质高,思想好,责任心强的人员做文书,档案工作;另一方面,要对现有的档案人员进行专业培训,特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训.在加强对电子文件所依赖的计算机软,硬件设施管理上,要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机记录设备,对应归档的电子文件,数据资料采用通用格式的光盘存储.要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传,下载的安全等级和访问权限.在硬件管理上.要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境.强化防磁设施的完善和维护.有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全,稳定.采用通用,统一文件格式,确保电子档案与计算机操作系统及应用软件长期兼容性.在保存电子档案时.把电子档案格式保存为通用,统一的格式,为使现在的电子档案能够更好地被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容.把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式.'及时更新电子档案的文件结构.确保电子档案的长期可读性,当操作系统更新时.及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性,真实性,有效性的前提下.更新电子档案的长期可读.对于一些较为特殊的电子档案,必须以原始形成的格式行还原显示的,可在保存电子档案的同时,保存相应的档案支持软件和整5"-t~作系统,并与电子档案存储在一起,恢复时.连同操作系统一同恢复.使之按本来的面目进行显示. (三)信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要.电子档案上网后必须从人口,传输,使用三个方面采取安全保护措施.目前.为防止档案信息被窃取,删除和修改,防止网络"黑客"的进人.常用的技术方法有签署技术, 加密技术,身份验证,防写,档案备份,专机专用,设置防火墙,安装杀毒软件等.这些技术措施对于证实电子档案内容的真实,可靠.确保电子文件在存储,传输过程中的安全,保密,防范对电子文件的非法访问和随意删改,都具有很好的效果.(四)加强电子文件全过程管理.由于电子文件的特性决定了电子文件收集,积累的方法和要求不同于纸质文件.草稿文件由于不具备正式文件的功能.所以一般情况下可不保留.但是.如果出于保留文件重要修改过程的目的,则应对原稿进行收集和积累.对起辅助作用或正式作用的文件,应及时收集和积累.并与其相应的纸质文件之间建立标识关系.必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或制成微缩品,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失.,白。

浅析城建档案管理信息化建设的意义及对策随着城市建设的不断发展，城建档案管理也日益成为城市管理工作中的重要组成部分。

城建档案管理的信息化建设，对于提升城市管理效率、保障城市建设质量、加强城市文化传承等方面具有重要意义。

本文将就城建档案管理信息化建设的意义及对策进行浅析，以期为相关领域的研究和实践提供一定的借鉴。

一、信息化建设的意义1. 提升城市管理效率。

信息化建设可以实现城建档案的电子化、网络化，使得城市管理者可以方便快捷地获取和处理城建档案信息，从而提高城市管理的效率和精细化水平。

2. 保障城市建设质量。

城建档案是城市建设的重要记录和资料，也是对城市建设质量和历史沿革的重要见证。

信息化建设可以更好地保障城市建设质量，记录城市建设的全过程，维护城市建设的合法权益。

3. 加强城市文化传承。

城建档案中记录了城市历史、文化、传统，信息化建设可以更好地将这些珍贵的历史文化资料传承下来，促进城市文化的传承和发展。

1. 加强城建档案数字化建设。

城建档案信息化建设的首要任务是实现城建档案的数字化，即将纸质档案转换成电子档案。

这需要统一规划，科学设计数字化方案，确保档案数字化的准确性和完整性。

2. 建设城建档案管理信息系统。

建设城建档案管理信息系统是信息化建设的核心工作，该系统应具有存储、检索、共享、保护等功能，能够有效管理城建档案信息，并实现信息的便捷查询和共享。

3. 推动互联网+城建档案管理。

利用互联网+技术，建立城建档案管理与公众的互动平台，开展城市文化宣传教育，增强公众对城市历史文化的了解和认同，提高城市文化传承的广度和深度。

4. 加强安全保障。

作为重要的城市建设资料，城建档案信息的安全保障至关重要。

要加强信息系统安全管理，建立健全的信息安全制度和技术保障措施，确保城建档案信息的安全性和保密性。

5. 健全法律法规和标准体系。

制定和完善相关的城建档案管理法律法规和标准，为城建档案信息化建设提供法律依据和技术支撑，规范和引导城建档案信息化建设。

矿产资源开发利用方案编写内容要求及审查大纲
矿产资源开发利用方案编写内容要求及《矿产资源开发利用方案》审查大纲一、概述
㈠矿区位置、隶属关系和企业性质。

如为改扩建矿山, 应说明矿山现状、
特点及存在的主要问题。

㈡编制依据
(1简述项目前期工作进展情况及与有关方面对项目的意向性协议情况。

(2 列出开发利用方案编制所依据的主要基础性资料的名称。

如经储量管理部门认定的矿区地质勘探报告、选矿试验报告、加工利用试验报告、工程地质初评资料、矿区水文资料和供水资料等。

对改、扩建矿山应有生产实际资料, 如矿山总平面现状图、矿床开拓系统图、采场现状图和主要采选设备清单等。

二、矿产品需求现状和预测
㈠该矿产在国内需求情况和市场供应情况
1、矿产品现状及加工利用趋向。

2、国内近、远期的需求量及主要销向预测。

㈡产品价格分析
1、国内矿产品价格现状。

2、矿产品价格稳定性及变化趋势。

三、矿产资源概况
㈠矿区总体概况
1、矿区总体规划情况。

2、矿区矿产资源概况。

3、该设计与矿区总体开发的关系。

㈡该设计项目的资源概况
1、矿床地质及构造特征。

2、矿床开采技术条件及水文地质条件。

关于企业电子档案的管理和应用【关键词】企业；电子档案；管理0.前言在现今企业的管理与办公中，计算机得到了普遍的运用，许多企业的档案或资料均逐渐利用电子档来对其进行保存。

企业传统的档案存储主要是通过归档立卷的方式进行管理的，这种方式的工作量较大，工复杂，查阅比较麻烦；而电子档案与之相比具有极大的优越性，例如电子档案具有海量的信息存储能力、密度性较高、集成和可用性较高，且能够进行智能化的管理和识读。

笔者将结合质监工作中企业电子档案的管理与应用进行说明。

1.企业电子档案的管理档案信息电子化指的就是将企业生产过程中所出现的档案信息机读或者是纸质形式为主的物质对象，通过微机对档案资料加以收集，且对其进行一定程度的加工处理，使其转变为微机软件形式的二次文献资料，提供给广大人们使用的一个过程[1]。

与传统的纸质档案相对比，电子档案具有一定的优越性，即传送速度较快，简单方便，比纸质图纸的生命力更加强烈，能够保存更长的时间，并且查找、存储、设计等方面都更加的便捷。

因此，企业的各项管理工作当中，电子档案已经逐渐取代了传统的纸质档案。

电子档案将企业的生产建设作为核心，紧抓档案工作作为企业服务的关键点，实现将准确的信息，在恰当的时间、以恰当的方式，传送至正确的对象，以便服务于企业的现代化生产与建设。

档案信息电子化能够确保档案信息和最新的技术顺利相接，网络当中拥有数量极为庞大的电子档案，要求人们对其进行合理、有效的管理，以便于人们的查找与应用。

企业电子档案的管理具有三大特点，即价值性、真实性以及系统性，只有这样方能提供给企业更为全面、周到、人性化的服务。

可见，在企业中实现档案信息的电子化管理是一种必然趋势。

2.企业电子档案的应用2.1确保信息的安全对企业档案进行管理最为主要的目标就是服务于企业的经营与生产。

在目前社会信息快速发展的时代，电子档案的发展与建设已成为档案事业应对快速发展社会的一种必然趋势。

而做好电子档案的基础条件就是加强对电子档案的管理。

事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究目前，事业单位在许多方面都应用了信息技术，但在人事档案管理方面仍然采用传统的管理方法。

这也造成了当前事业单位人事档案管理的诸多缺陷。

在这种情况下，应该很好地应用信息技术，使事业单位在人事管理方面得到更好的发展。

1 信息化档案管理的重要性1）人才发展需求。

人事档案可以理解为关于过去人才发展的一些重要信息，是对过去人员流动的真实反映和客观解释。

随着互联网时代的兴起，人事档案越来越多，很多相关内容已经无法记录。

另外，很多人事档案代表着人才的发展。

没有人事档案管理的科学改革和转型，就没有办法有效满足人才的发展需求。

因此，电子档案具有不可想象的重要性。

2）档案发展需求。

除了人才的发展需求，档案的发展需求也是体现电子档案管理重要性的主要原因。

传统的档案管理模式已经难以处理相关档案。

只有科学的、基于数据的电子管理模式，才能有效地处理当代档案，使所有档案和资料电子化，更容易保存，更具有保密性。

在档案管理过程中，具体的档案会更安全。

可见，信息化电子档案管理的重要性是不可想象的。

2 事业单位人事档案管理存在的问题1）缺乏创新的人事档案管理理念和思维。

目前，我国事业单位在组织开展人事档案管理工作的过程中，仍然遵循传统的管理理念和模式，没有及时创新和优化，没有及时利用当前非常先进的信息理念和大数据理念，同时也没有充分重视现代信息技术和互联网技术发展的优势，并且没有充分利用其在档案管理工作中的主要优势，对人事档案管理流程和环节缺乏优化和创新，使得事业单位人事档案管理工作的整体流程标准僵化，不利于其向动态数据的转化。

传统模式下的事业单位人事档案管理非常陈旧落后，不能满足大数据时代发展的基本要求。

因此，我国事业单位人事档案管理存在传统管理技术、效率低下、整体服务质量差等诸多现实问题，严重阻碍了事业单位人事档案管理的进一步完善和创新发展。

2）档案管理配套设施不完善。

事业单位在组织实施人事档案管理的过程中，没有完善的配套设施，基础设施不完善，无法及时有效地更新档案信息。

文书档案信息的电子化作者：朱燕辉来源：《卷宗》2014年第02期摘要：文书档案在当前社会发展中起着不可忽视的作用，是档案工作的重要组成部分和核心内容。

随着当前社会发展过程中对各种电子信息技术应用的不断增加，在其发展和使用的过程中是主要的管理控制方式。

但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。

笔者将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。

关键词：文书档案；电子化；科学化科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。

文书档案信息的电子化涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

1 文书档案信息电子化的作用1.1 充分利用和发挥计算机的潜能，提高利用率目前大多数单位档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

1.2 提高档案信息的时效性档案信息的电子化，工作人员可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序。

1.3 档案信息可多份复制，拓宽了服务范围。

2 文书档案信息电子化的优点2.1 电子档案能使办公效率大大提高电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。

计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。

它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。

因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

2.2 电子传输，实现资源共享在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。

档案电子化管理工作内容
1档案电子化管理工作
档案电子化管理，是指数字档案管理技术和知识经济领域中计算机技术和网络技术结合而成的一种计算机技术手段和应用技术。

它将信息技术与传统的档案管理技术有机的结合，将大量的图书、书刊、报纸、汇编、文档、档案和其它文本资料数字化处理，从而形成档案文件数据库，实现档案文献有效管理、查询、存取和发布。

档案电子化管理工作主要包括四个方面：
1数据转换
数据转换是指将原有档案信息提取出来，建立数据模型，然后再将原档案信息转换成计算机可以处理的格式。

例如，通过OCR技术（Optical Character Recognition）可以将印刷版本的文献转换成处理的电脑文档。

2数据存储
存储技术是将转换后的信息存储到计算机内，可以利用磁带或者其他可用的存储设备，如存储器，硬盘，光盘等进行数据的存储。

3数据处理
用计算机软件对档案数据进行处理，实现档案信息的查询、检索、统计、分类等工作。

例如，字段及时匹配技术、关键词匹配技术等。

4数据发布
把已存储在数据库中的档案文件通过网络发布出去，使大量档案文件能够高效快速地在国内外相关机构和社会各界得到利用。

档案电子化管理使档案文件可以实现更高效的管理，也使档案管理过程更加便捷，同时为档案文献的研究和利用奠定基础。