企业电子档案管理平台建设方案
大连恒智科技发展有限公司
目录
一、建设背景 (3)
二、建设目标及内容 (3)
三、建设方案 (4)
（一）企业电子档案管理系统建设方案 (4)
第一节系统管理 (4)
第二节档案收集 (6)
第三节档案整理 (8)
第四节档案管理 (10)
第五节档案利用 (10)
第六节档案借阅 (11)
第七节审批流管理 (12)
（二）企业档案数据资源建设方案 (12)
第一节工作内容 (12)
第二节工作标准 (13)
（三）应用及存储体系建设方案 (15)
一、建设背景
什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。
我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。
2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。
二、建设目标及内容
（一）建设目标
通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。
（二）建设内容
1、建设企业电子档案管理平台系统
企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。
2、建设企业档案数据资源库
通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。
3、建设应用及存储体系
企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应
用软件等基础设施来实现。因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺少的一环。
三、建设方案
（一）企业电子档案管理系统建设方案
第一节系统管理
一）系统登录
1.用户名和密码登录
为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统对用户进行身份验证，系统使用用户密码验证。如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。系统针对用户的密码实行加密。
2.角色界面划分
登陆后显示的个人门户，根据用户角色不同，显示不同。
3.登录痕迹
系统对用户的每次登录的时间和IP都会有记录。
二）用户管理
用户信息支持与用友NC系统用户信息同步，需提供接口规范。
用户是档案的最终管理、使用与利用者，因此有效的管理用户对档案的安全起到了关键的作用。系统提供了角色/用户的管理方式。系统支持新建系统用户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用户角色等。
1.角色
拥有一定数量的权限，可以包含用户(以实现权限的继承)，角色内用户继承角色的权限。即一个用户属于角色之中，一个角色可以包括多个用户。其权限级别低于用户具体权限。
2.用户
权限的拥有者或主体
系统提供一个默认角色：超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角色。通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加灵活方便的设置。
三）角色功能管理
因为档案是具有保密性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，又要保证相关密级的档案受到访问限制。权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管用户档案利用权限。
权限根据用户与角色来分配。分为四个权限体系：
1.功能权限
功能权限完成档案员档案业务权限设置。例如录入、删除、统计等功能权限。
2.档案权限
档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的著录项/条目/原文的查看权限。条目/原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文，同时也可以定义具体的著录项权限。
受控文件，用户设置档案文件状态为受控，此类文件将不参加权限体系，任何用户都必须通过借阅/审批机制进行浏览。
开放文件，用户设置档案文件状态为开放，此类文件将不参加权限体系，任何用户都能直接进行浏览。
记录集/原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限控制。
3.文件权限
文件权限是赋予用户档案文件的操作权限。
4.网站权限
网站权限是赋予用户利用平台栏目的访问权限。
四）部门管理
提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列顺序。
五）岗位管理
可自定义岗位名称，为用户设置相应岗位。
六）个人桌面
包含：
公告通知板块
代办事项板块
系统消息提醒板块
系统设置板块
七）公告管理
1、可添加公司公告，并可以有指定人自行编辑公告内容。
2、可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。
第二节档案收集
一）档案目录
用户可以根据档案的不同类型自定义无限层级树形目录结构，实现档案集中存储。
1.档案库管理体系
提供灵活的档案库管理体系，用户可以自定义多级档案室管理体系与自定义多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更新。
（1）多级档案管理方式
可将档案管理分散到各档案室管理，集中控制，也可以合成一级，完全根据实际情况而定。
（2）多级多层次的档案类别管理
可以根据需要对档案类别进行定制，形成多级别错层次的档案类别。完全根据实际情况实行可维护的档案库类别管理。
2.可维护的档案库管理方式
（1）多种模版供选择
系统在初期需要构筑档案的著录项集、报表等，需要花费大量时间，为此系统提供多种模版供选择，用户可以选择与自己行业相关的模版直接利用或者根据需要调整后利用。这种在模版基础上做简单修改的管理方式，将大大缩短了用户时间与缩小了难度。
（2）著录项可灵活定制
对于已有的模版或用户自己定制的档案库，根据用户使用习惯，档案库著录
项的使用程度，可对著录项灵活定制，进行增加、修改、删除、移位管理。用户所需要常用的著录项可意动到醒目与常用位置，方便用户操作。
（3）多种数据展现方式可供选择
用户在处理档案数据的时候，查看调整数据是最常用到的，因此系统提供多种数据展现方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。对于条目列表有4种模式供用户选择，他们是全部、不展现任何记录、最新记录展现方式、分页展现方式。这样用户就能很好的对档案条目进行快速定位和处理。
（4）灵活定义关联档案库
档案库与档案库之间的关系很重要，如案卷关联到案卷下的卷内文件，这对管理档案起到直接有效的管理。系统提供灵活定义关联档案库，根据需要定义自己的档案库之间关联。实现档案之间关系的灵活性。
二）目录权限控制
可限制用户对不同级别档案的权限，档案级别包括：公开、秘密、机密以及绝密；可控制对不同所属人的档案的权限，包括：可以编辑所有，只能编辑属于我的，可以看所有，只能看属于我的和只能看属于我部门的。
三）档案数据建立
录入是档案员最基本常用的操作，增加录入的灵活性与方便性能提高档案管理人员工作效率。为此提供了灵活的数据录入方式：列表式多行录入，卡片式录入及录入控制功能。
录入的条目的位置与大小，下拉选择等也是影响档案工作效率的，因此，系统提供了自定义录入框的位置和大小，可以自定义录入参照，使常用的字段无须录入，只需从数据字典选择定义好的值即可，如保管期限等。系统提供用户保管期限与实体分类的维护功能。
在录入的过程中有时候会造成与上条记录的重复，因此系统又提供了录入携带功能，方便用户在录入下一个条目时候，把不需要录入的重复的值直接携带过来，以减少录入时间(上一条、下一条功能)。
由于档案的有些字段为必录的项目，如果忘记录入，会造成数据的不完整。为此，系统提供了可以控制录入的功能，将关键录入项目设置为必录的，这样用户就不会遗漏所录入的项目了。系统通过格式化录入编码的功能保证用户输入内
容规范化，一旦用户没有录入或录入错了，系统会友好提示用户重新输入正确的。
为了更好的方便用户录入，系统对录入的项目做了革新，可以自定义录入项目缺省值，自定义数据增长方式以方便用户以后可能增长的数据录入项，可以定义约束著录保证录入数据的规范。
对于档案条目列表系统提供EXCEL的操作方式，用户可以任意选择多个单元格复制或剪切其内容到其他单元格中。并且可以将选中的单元格内容另存为其他格式的外部文件。
个性化的分组定义提供用户自定义多层次的分组查看方式。
系统提供七种批量处理功能：按字符位置替换、按字符内容替换、插入字符、合并著录项、批量添加记录、替换为序列、字符格式化。
四）档案电子化
可以将扫描的原始档案文件上传至系统中，实现纸质档案电子化，电子化的档案文件直接上传到档案管理系统对应的目录中。
五）电子文件档案收集
1、支持电子文件上传到档案系统。
2、支持OA、NC系统内word、pdf等格式文件数据及时流转入档案系统。六）音视频文件档案收集
1、建立视音频条目，并将原文件收录到系统、对重要的视频内容进行关键词著录。
2、支持导入音频MP
3、MP4主流格式文件。
3、支持导入视频MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。
4、支持对导入文件进行关键词设置。
七）档案收集进度监控
1、档案担当可实时监控和督导各部门的档案收集情况，确保档案的完整性。
2、支持下达邮件提醒，催促档案收集进度情况。
第三节档案整理
一）档案整理
1.对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。
档案经过收集进入系统后，要对形成的各档案进行整理归档。档案整理分两
种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。
（1）归档文件整理
对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。归档时可根据要求自己定义档号规则，自动生成档号。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。
（2）一文一件文件整理
对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、撤件、调整件号。
（3）传统立卷
按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记录，用户可以自定义档号生成规则。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。
（4）传统立卷档案调整
对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷调整及文件整理、文件撤件、文件调整、文件移卷、页数转页号。
2.支持单文件操作，支持多文件批量操作。
二）档案保管
1、针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号。
2、支持档案类型设定
3、支持档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系
4、支持分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系
三）档案统计
通过多种统计模式进行档案数据统计，并以图形进行展现打印。
图形化统计，支持EXCEL表导出及打印。
可以按规定要求制作并打印出各种的档案统计报表，档案利用情况统计。
1、档案分类别统计
按照单位名称、年度、档案类别、目录、统计出一个保存档案单位、一个类别一个目录一年年度的档案统计项目、单位、年度、档案全宗号、类别号、目录号、案卷号、年度累计，也可以一个类别累计。
2、一个单位档案统计
按照单位名称、档案类别、统计出一个保存档案单位的全部档案统计项目单位、档案类别。本年增加、本年减少、实有数、逐年累计数。
3、全档案统计
统计出计算存储的全档案数，按照档案保存单位类别年度统计出每个年度的档案数，及逐年累计的档案数，形成年度档案统计报表。
第四节档案管理
一）档案利用统计
对档案利用者、档案利用时间、利用次数、利用目的进行利用统计，利用人、利用时间、利用次数、利用目的等等。
档案利用情况统计。
按照年度查阅档案保存单位，统计出年度档案利用情况统计，统计项目：查档次数(查档单位数)、查阅档案数、利用效果(利用目的、工作调研等)，数字统计。以上各项目由档案查询和借阅登记自动累计产生，不必单独录入信息。二）档案库房管理
图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放情况，支持仓库布局及档案柜基础数据维护。
三）档案关键词管理
在系统录入时自动生成关键词，能够全面地反映档案内容，支持关键词规则设定。
第五节档案利用
一）档案检索
（1）OCR识别：
检索是用户经常查询，浏览档案所必须的要求，快速方便的检索有助于提高用户的效率，为此系统提供了多样方便的检索方式，以方便用户在庞大的档案里快速检索到需要的档案。
（2）复合检索
由于档案条目的项目多，类型不一，检索起来麻烦，用户要根据多种条件来
查询档案条目。复合检索就是这样一个好的检索方式，用户可以选择多个录入项目，并设置条件来查询。要检索的项目不固定，可以任意从档案条目中提取，检索的条件也是多样的，包括：大于、小于、等于、不等于、包含、不包含、左（右）包含、空、非空等高级检索条件。这样用户就能准确从档案中检索到需要的档案。
（3）跨库检索
由于档案库类别很多，有文书档案，科技档案等，检索的时候常需要从不同库里同时检索，为此跨库检索为用户方便的从各个档案库中快速检索提供了方便。用户输入想要的条件，可选择一个或多个库查询，或者直接检索，系统自动从所有的档案库里检索出用户需要的档案。
（4）目录检索
用户在利用档案的时候，常需要快速准确的从网上找档案，系统提供了目录检索的方式让利用档案的人快速找到需要的档案。用户可以输入将要查找内容的关键字后，系统便会自动从档案库里找出相匹配的所有档案来。这样就给用户查找档案缩小了范围，检索档案也准确。系统支持多关键字检索。
二）档案文件浏览
在系统中集成office、音频和视频播放器等插件，提供在线浏览档案文件的功能。
三）档案授权
1、电子档案的“浏览”、“下载”、“打印”分离授权。
2、支持角色分配，支持功能权限分配。
四）档案发布
档案信息发布，支持信息发布，支持消息分发。
五）档案签批
签字审批可提前在档案管理系统中申请，支持配置审批流程，支持邮件审批和系统界面审批。
第六节档案借阅
一）档案借阅申请
在系统中提出档案借阅的申请，包括借阅用途，借阅的档案类型（电子、实体），借阅时间、是否打印或下载等要求。
管理员记录每次的借阅人姓名、借阅文件的有关信息、借阅时间以及设置借阅人的借阅期限。另一方面，还能用归还管理对已借出的文档进行归还管理，利用催还管理检索到期未归还的文档，利用借阅统计查看所有借阅已归还和未归还的文档情况。工作人员不需要再像以往那样手工整理大量借阅卡，而是在计算机上指定应归还日期，便可检索出所有当日应归还的文件的信息和借阅人的情况，因此，通过借阅功能，将大大提高了工作人员的效率。
对于实体借阅的登记表和效果簿用户可以自定义报表。同时可以根据借阅目的对利用次数进行统计，用户可以自定义打印的统计表。
二）档案借阅审批
根据审批流的节点，进行档案借阅的审批，审批人可对借阅人的需求进行修改，包括借阅的时间，打印和下载等需求。
三）档案收回
电子档案借阅到期后，自动收回，实体档案借阅到期后，系统以消息方式进行提醒归还。
四）实体档案借出和归还
实体档案借出和归还时都通过条码扫描的方式进行。
第七节审批流管理
一）自定义审批流程
系统支持用户根据自身需要，自定义业务流，流程的数量和节点可由用户自由制定。
二）消息提醒
业务流进入节点后，系统自动发送即时消息给节点的响应办理人。
（二）企业档案数据资源建设方案
第一节工作内容
1、完成纸质档案的整理归档
2、纸质档案转化成电子档案，在电脑中方便管理，检索、查阅及打印利用。
3、数据备份
4、工作完成后，出一套适合本公司的档案管理办法及规定
第二节工作标准
一）纸质档案整理方案
按照国家档案法和国家档案局整理的10号令《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）等相关规定，为方便档案的提供利用，对于各部门及下属单位行政收、发文、业务档案按照规范组合、调整。
1.原文件的请示与批复是分开保管，现按规范将同一事件的请示、批复合
为一件整理。
2.原文件未分年代、部门、保管期限保管，现按照规范将文件的年代、部
门、保管期限进行整理。
3.原文件未加盖归档章，未袪除钉。现按照规范将文件进行袪钉，将一件
文件用不锈钢钉固定，加盖归档章并填写相关内容。
4.原文件未进行编码，现按照规范将一件文件按自然顺序用黑色碳素笔进
行编码。
5.原文件未装入正规的档案盒内，不利于档案保护和提供利用，现按照规
范将整理后的档案装入档案专用档案盒中，并填写档案盒信息（全宗号、
年度、保管期限、类目名称、件号、盒号等）。
二）电子档案转化方案
电子档案转化需要完成检索信息录入、原文件扫描处理。
1、档案录入
在档案数字化加工项目中，数据录入依据《档案著录规则》中著录项要求，利用系统中的“数据录入”功能参照档案实体以盒为单位逐盒、逐件进行档案目录信息的录入。
（1）著录时应尊重原文，不随便添加修改一个字符。
（2）数据字段中在著录内容时不要随意增加空格。
（3）标点符号统一使用半角空心符号。
2、档案扫描
扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文件的扫描质量，采用彩色扫描，分辨率采用≧200dqi，格式采用JPEG.。
（1）根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，具体对不同扫描操作员对将整理好的档案资料纸档案扫描的处理工艺如下：
普通纸张：采用高速扫描仪进行连续高速扫描。
破损纸张：如破损严重，且极不平整，则采用平板扫描仪完成。
字迹较浅（如铅笔字）：彩色扫描应调节扫描亮度、对比度。
（2）扫描图像必须完整、不偏斜、不能出现扫描的图片缺少页码或字迹不清晰等。清晰度且与原件一致，不得漏扫、多扫。
（3）扫描完成每份材料后统一保存图片格式为JPEG。
（4）图像文字清晰，便于清楚阅读。
（5）图像正文区影响可懂度的杂质和非正文区应去除，不留文字版面外的暗影，无干扰信息，但应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌。
（6）图像尺寸应以实际尺寸为准。
（7）对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，数字图像整体的偏斜度不得超过0.5度，不得出现图像的部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象，
如原始材料存在部分倾斜，以页面中标题纠正为准。
（8）处理后的图像内容必须完整，与纸质档案一致，图像居中、整洁、美观。
（9）最后成品图像的页数必须与材料页数一致。
（10）材料必须按照分类编码原有顺序摆放，不可反方、倒放
（11）图片不可裁剪过重，保证原有尺寸比例。
（12）扫描时候，材料必须摆放整齐，不可折边扫描，不可压边扫描。
（13）图片看不清的时候，适当的调节亮度与对比度。
（14）图象文件的命名：第一层文件夹以档号命名为全宗号-年度-保管期限-类目名称，第二层文件夹以件号命名，件号文件夹内存储本件扫描图
片，扫描图片以自然顺序命名。
三）数据备份方案
1、将通过验收的以下成品数据进行备份，保证数据安全，备份载体的选择刻录光盘，一式两套进行备份.
2、备份数据内容为扫描原件，及挂接后成品
3、数据备份后在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
四）档案管理规定及办法
在工作中根据实际工作需要，从档案安全及规范角度，在电子档案完成后为本公司制作档案管理办法如：档案收集、归档、使用借阅、数据存储等。（三）应用及存储体系建设方案
系统硬件设施选型首先考虑用户的实际应用环境及应用需求，其次考虑作为平台的硬件产品的功能和性能，第三要考虑国际国内发展的主要流行趋势，第四要考虑可能采取的策略和技术手段，最后还要考虑项目投资概算及专业技术人员的技术支持水平。应遵循以下原则进行系统硬件选型：
1.网络环境的构建要保证系统和数据的安全、可用，数据传输的畅通；
2.扫描设备的选择要考虑功能和技术参数的先进和操作的简单、高效；
3.服务器选择要考虑系统和数据的安全可用，运行的高速稳定；
4.存储设备的选择要考虑备份策略的完整和未来数据增量的扩容；
5.考虑对现有的投资的保护，在充分考虑以上设计原则的基础上，还需着重考虑已有设备的投资；
6.在品牌方面要考虑现有主流品牌的可用性以及未来国产品牌的替换性，保证系统和数据的可移植性，推荐使用国产品牌。
一）网络环境选择
系统应建立在独立、安全、畅通的网络上，整套系统都在统一的网络机房安全防护内，中心机房内应部署有防火墙、防病毒网关、入侵检测设备等网络安全设备，网络的访问也应配备相应的安全防护系统，保证系统和数据安全。
二）影像扫描设备
影像扫描设备是支撑系统进行电子档案采集的硬件设备，应满足以下要求： 工作状态下，单页采集时间不超过10s
连续扫描速度应不低于每分钟15页
分辨率不低于200dpi
支持SCSI、USB或IEEE 1394等接口
支持JPEG图片输出格式
参数型号见表1：
表1 三）应用及存储选择
1、参数型号
参数型号见表2：
表2
2、硬盘容量选型依据
存储容量的选择根据未来档案电子化加工量的多少来定义，基本计算方法如下：
库存档案X份，每年新增档案Y份，每份档案按Z页计算，电子化扫描按照彩色jpg格式300dpi的参数，扫描图片大小为900KB/页。
硬盘容量=XxZx900KB/页+n年xYxZx900KB/页
磁盘阵列的RAID主流选型为RAID5和RAID10，RAID5是一种存储性能、数据安全和存储成本兼顾的存储解决方案，RAID磁盘空间利用率高，存储成本相对较低，是目前运用较多的一种解决方案，RAID5在磁盘的利用率为（N-1）/N，N为阵列硬盘的数量。而RAID10则是一种高安全性和高投入的存储解决方案，其高性能和高安全性是最大的优势，但是相应的硬盘容量的利用率较低，CPU使用率较高，容量的利用率只有50%，另外50%作为镜像备份提供数据的恢复。用户可以根据自身实际需要来决定RAID的选型，在这里我们推荐使用高性价比的RIAD5作为存储解决方案。
综上，在存储硬盘容量的选择上要考虑库存档案和未来增量档案的电子化以及所选择RAID技术的硬盘消耗。
1 范围 本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。 本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。 2 引用标准(略) 3 定义 本标准采用下列定义。 3.1 电子文件Electronic Records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。 3.2 电子档案Electronic Archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据 3.3 逻辑归档Logical Filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 3.4 物理归档Physical Filing 指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。? 4 总则 4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。 4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。 4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。 4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度 和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。 4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件 的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文 件或缩微品一并归档。? 5 电子文件的收集与积累 5.1 收集范围 电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。 5.2 收集积累要求 5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作， 则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或 需要,确定是否保留。 5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。 5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的 安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。 5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
施工企业档案管理制度 1.档案管理目的 为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规规定，制定本公司的档案管理制度。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工、经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。
盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。
方案概述 1.1总体规划 本方案是针对进行电子交易管理的电子商务平台解决方案。电子商务系统，是以服务于产品销售为目标，拓宽业务种类，实现以蚂蚁儿童服装、蚂蚁陶瓷、蚂蚁返利、蚂蚁种分、蚂蚁日化、蚂蚁科技、蚂蚁新闻等多类产品为主，拉动蚂蚁家园销售量，以电商平台销售方式迅速占领、扩大蚂蚁家园市场占有率。辅以完善、人性化的客户服务，全面提升的公众认知度与美誉度。 1.2项目特点 实现网络交易 电子商务通过更新管理思想、优化业务流程、降低管理成本，实现对销售体系更全面、更及时、更有效的监控、分析和利用。直接向厂家购买可减少中间流通环节，以最短的供应链、最快的反应速度、最低的成本、个性化的产品选配销售方案与服务，提高客户满意度，有效降低渠道成本，提高销售量。 建立完整的交易体系 本平台的电商化，从客户第一次登陆网站，围绕咨询、选购产品、下定单、配送、交付等各个业务环节，进行有效的管理，保障业务流程的准确、顺畅。 加强客户关系的管理 收集最终客户和厂家的基本信息和完整的业务流程信息，定期分析，为客户提供完整的全过程服务以及售后服务。 1.3市场优势 公司有丰富的产品资源，为网站平台的产品来源提供强有力的保证；同时提供简易和具有亲和力的网站使用操作界面，完善用户网站使用帮助功能。 建设和丰富网站栏目，简化操作流程，力求满足大众化用户的实用功能需求，并逐步增加用户虚拟交互体验。 栏目的选择和内容的整合，始终围绕网站的总体规划和长远战略需求。发展合作伙伴，提高网站宣传渠道和方式。 第二章网站框架 2.1网站栏目结构
根据用户浏览的方便性与习惯性，网站还设有蚂蚁儿童服装、蚂蚁陶瓷、蚂蚁返利、蚂蚁种分、蚂蚁日化、蚂蚁科技、蚂蚁新闻等栏目。 网站一级栏目结构图如下： 2.2会员系统 为了给用户提供个性化服务，以及更为完善的售后服务，网站订购业务仅对会员开放。从会员第一次登陆网站开始，后台自动为该会员建立健全的个人档案，包括会员基本信息、订购信息，反馈信息。客服人员可根据会员资料，为不同的会员提供不同业务介绍及推荐，延伸售后服务的深度及宽度，满足不同层次会员的需求，并带动传统业务的扩展。 2.2.1会员注册流程： （1）在网站首页点击“免费注册” （2）页面显示新会员注册页面，根据提示填写基本信息，包括：会员名、密码、邮箱等信息。 填写要求: 会员名一经注册不能更改，推荐使用中文会员名。会员名由5-20个字符(包括小写字母、数字、下划线、中文)组成，一个汉字为两个字符。
公司工程档案管理实施细则
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公司 工程档案管理实施细则 第一章总则 第一条为规范股份公司工程档案的归档及管理工作，根据国家档案局《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》（DA/T28-2002）、北京市建设委员会、北京市规划委员会联合发布《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DBJ01-71-2003）及《公司档案管理办法》，结合股份公司实际，制定本细则。 第二条本细则适用于股份公司各单位。托管企业执行本办法，参股企业按投资管理关系实行管理。 第二章管理职责 第三条股份公司总经理办公室统一管理股份公司的工程档案，并对下属各单位工程档案归档情况进行指导与检查。 第四条二层级单位综合办公室负责所属各项目工程竣工档案的收集、整理、立卷与移交工作，并与工程管理部门、三层级单位有关部门配合，随时对工程资料制作情况进行指导、监督与检查。 第五条竣工档案预验收作为竣工备案的重要环节之一，各单位必须高度重视。竣工备案前，二层级单位要组织施工单位、监理单位对竣
工档案完成情况进行检查，保证预验收工作的顺利进行。 第三章归档要求 第六条股份公司各单位所有开发建设项目（包括改扩建工程），均由二层级单位负责项目工程档案的收集、整理、立卷、归档工作，并按要求向股份公司档案室移交一套齐全、完整的工程竣工档案。 第七条各单位与监理单位、施工单位在签订监理合同、施工合同时，应对监理文件、施工文件的编制和移交期限做出明确规定。 第八条二层级单位在工程施工期间应定期抽查工程资料的情况。工程竣工前，二层级单位应组织、督促监理单位、施工单位检查工程技术资料的质量，不符合要求的，应限期整改，直至达到要求。 第九条所有工程竣工档案均应在预验收前完成分部验收与资料汇总工作，其中规程中D表5、D表6要全部完成，所有工程档案要按规定整理、组卷；在取得预验收合格证和竣工备案表六个月内，所有竣工档案要按规定完成移交工作。 第十条工程竣工档案须移交股份公司档案室一套，移交物业管理单位一套。对城建档案馆要求归档的项目需加做一套，并向其移交。 第十一条工程竣工档案必须真实地反映工程建设过程及竣工后的实际情况，文件材料必须完整、准确、齐全，签字盖章手续齐全，文件字迹清楚。 第十二条工程竣工档案要使用原件，因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位的公章，注明原件存放处，并有经办人
电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
第一章方案概述 1.1总体规划 本方案是针对进行电子交易管理的电子商务平台解决方案。电子商务系统，是以服务于产品销售为目标，拓宽业务种类，实现以化学合成原料药、制剂、医药中间体、化工原料、化工防腐、香精香料、食品添加剂等多类产品为主，拉动化工产品销售量，以电商平台销售方式迅速占领、扩大化工产品市场占有率。辅以完善、人性化的客户服务，全面提升的公众认知度与美誉度。 1.2项目特点 实现网络交易 电子商务通过更新管理思想、优化业务流程、降低管理成本，实现对销售体系更全面、更及时、更有效的监控、分析和利用。直接向厂家购买可减少中间流通环节，以最短的供应链、最快的反应速度、最低的成本、个性化的产品选配销售方案与服务，提高客户满意度，有效降低渠道成本，提高销售量。 建立完整的交易体系 本平台的电商化，从客户第一次登陆网站，围绕咨询、选购产品、下定单、配送、交付等各个业务环节，进行有效的管理，保障业务流程的准确、顺畅。 加强客户关系的管理 收集最终客户和厂家的基本信息和完整的业务流程信息，定期分析，为客户提供完整的全过程服务以及售后服务。 1.3市场定位及特点 本网站属于B2C电子商务网站，作为电子商务行业，在中国属于新兴行业，而在网上购物的群体，能够接受与尝试新鲜事物，并且大部分拥有网上银行，这
就为电子商务的结算提供了保证，并且习惯于刷卡消费，消费群体自身所持有的特点与电子商务的消费方式相吻合。 1.4市场优势 公司有丰富的化工产品资源，为网站平台的产品来源提供强有力的保证；同时提供简易和具有亲和力的网站使用操作界面，完善用户网站使用帮助功能。 建设和丰富网站栏目，简化操作流程，力求满足大众化用户的实用功能需求，并逐步增加用户虚拟交互体验。 栏目的选择和内容的整合，始终围绕网站的总体规划和长远战略需求。发展合作伙伴，提高网站宣传渠道和方式。 第二章网站框架 2.1网站栏目结构 根据用户浏览的方便性与习惯性，网站还设有原料药、制剂、医药中间体、化工原料、化工防腐、香精香料、食品添加剂等栏目。 网站一级栏目结构图如下： 2.2会员系统 为了给用户提供个性化服务，以及更为完善的售后服务，网站订购业务仅对
针对项目开发公司工程资料管理制度 第一条：为了规范公司工程档案管理工作，充分发挥工程档案、技术文档在整个工程建设质量及成本控制方面起到积极的作用，制定本管理制度 第二条：工程资料管理员职责 2.1负责项目建设工程技术资料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 2.2、坚持平时整理。根据工程项目的不同阶段所形成的资料文件，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 第三条：工程资料归档管理范围 凡是工程项目建设过程中所形成的资料，包括以下几方面 3.1工程项目前期立项报建批文 3.2各专业设计施工图、设计修改变更图纸或通知单 3.2工程施工图预算、招投标资料 3.4工程建设过程中形成的工程签证、涉及质量及变更的工程管理函3.5各专业工程施工合同、协议 3.6相关的会议纪要及内部联系单 3.7各专业工程竣工图、竣工资料 3.8各项目工程竣工验收资料，各种政府部门验收批文 第四条：工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度做好工程文件的提供利用，特制定本条规定。 4.1 工程文件接收 4.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料员统一接收 4.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的具有保存价值的工程文件，一律交档案资料员。 4.1.3档案资料员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知移交单位补发。 4.1.4档案资料员对接收工程文件应及时建立工程文件接收登记帐4.1.5登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。 4.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 4.2 工程文件资料发放 4.2.1关于工程文件资料发放，由档案资料员根据上级领导审定的资料分发表进行发放，如对外单位，则根据相关合同规定的份数分发，如施工单位，不足部份由施工单位委托资料员向设计单位提出增加施工图供应数量，费用由施工单位自理。 4.2.2分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
电子档案管理制度 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3 4、学习资料：读书 三 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资
料交管理负责人进行归档储存。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。
?电子商务网站建设方案 一、概述 电子商务，Electronic Commerce,简称EC。电子商务通常是在因特网开放的网络环境下，基于浏临览器、服务器应用方式，买卖双方不谋面地进行各种商贸活动，实现消费者的网上购物、网上交易和在线电子支付以及各种商务活动、交易活动、金融活动和相关的综合服务活动的一种新型的商业运营模式。而网站是实现电子商务的基础和平台，它同时服务于顾客、商家以及第三方企业三个方面，并将三者有机的联系在一起，以权威、高效、新颖、丰富、有趣、及时的电商务处理手段，全方位提升商家和发展商的服务水准，提升品牌形象，从而通过Internet的渠道建立一个全新的交互服务和管理平台。 二、建站目标 1．为顾客、商家、以及第三方提供本公司产品或服务的信息； 2．为顾客提供网络购买和网络服务的经历； 3．加强第三方企业与商家的交互管理； 4．拓展市场宣传、提升品牌形象 三、建站语言 我公司为您提供：多钟语言服务，目前为简体中文。 四、网站规划 根据电子商务特点、服务理念、服务内容形式的不同，规划建设不同的网页表达方式，在设计和创意方面既体现企业的服务特色，又兼顾行业拓展的方向。做到既量身定做、又兼容并蓄。 1．设计风格 以网站平台所属企业CI系统为基础，以不同浏览者阅读习惯为标准； 网站属性：垂直型网站； 多语种网站将按不同语言浏览者的浏览习惯来设计。例如，中文页面则按照华人的浏览习惯设计，英文页面则按照英语国家浏览者的习惯进行设计。 2．界面创意 确立UI规范： 网站CI设计、系统页面风格； 标准的图标风格设计，统一的构图布局，统一的色调、对比度、色阶； 图片风格； 导航/结构设计；
工程资料管理规定 第一章总则 第一条工程资料是工程施工的记录与总结，是工程验收、使用、维护的重要依据。为确保工程资料的真实完整性，根据北京市地方标准《市政基础设施工程资料管理规程》（DBJ01-71-2003）（以下简称规程）、北京市城建档案馆及上级有关规定，结合我公司的实际情况，特制定本规定。 第二条本公司在北京地区从事的市政基础设施工程的资料管理应遵照本规定执行。外埠工程、业主及监理有特殊要求的工程，除应符合本规定外，还应满足相应要求。 第二章资料管理体系与职责 第三条在总工程师的领导下，公司技术质量部负责工程资料编制的综合管理工作，对我公司承担施工的市政基础设施工程施工、竣工资料实施指导、检查、监督、审核及移交工作。 第四条各项目经理部（分公司）的项目经理、项目总工为工程资料的第一责任人，资料员、质量员、试验员、材料员、测量员、工程技术人员为相关责任人。 各项目经理部（分公司）必须设1名专职资料员，并经培训取得上岗证。其职责是： 1、负责施工组织设计中资料目标设计的编写工作。 2、在施工过程中，随工程进度按资料目标设计内容督促相关专业人员及时提供有关技术资料，经核实后按类别妥善保管，发现问题，责成相关人员及时修正。 3、工程竣工后，汇同资料管理相关责任人负责竣工资料的整理、组卷、报公司技术质量部验收及向相关方移交工作。 第五条实行总承包（或设指挥部）的工程项目完工后，由总承包（指挥部）负责组织、汇集、组卷和移交工作。 第六条市场营销部门及有关单位与业主签订施工合同时，应对工程资料的编制责任、编制份数、移交期限做出明确规定。 第七条为保持技术资料的完整和工作的连续性，未报经劳人部与技术质量部协商同意，各单位不得随意变更资料员的工作，确需调出时，应在项目总工的主持下办理书面移交手续。
企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司
目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)
一、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应
公司档案管理制度 修订记录
目录 第一章总则 ............................................................................................................................. - 3 – 一、目的 .................................................................................................................................... - 3 – 二、释义 .................................................................................................................................... - 3 – 三、管理原则 ............................................................................................................................. - 3 – 四、适用围 ............................................................................................................................ - 3 – 五、管理职责 ........................................................................................................................... - 3 –第二章工作程序 ...................................................................................................................... - 4 – 一、档案资料的收集 ................................................................................................................. - 4 – 二、档案资料的标识： ............................................................................................................... - 5 –
电子商务平台建设方案 一、项目背景 1、中国电子商务发展趋势 国互联网络信息中心最新数据显示，目前我国网民总数已达4.85 亿，2011年年底将超过5 亿，互联网普及率达到36.2%。中国2009 年电子商务电子商务交易额达到了3.8 万亿元人民币，中国2010 年已经达到了4.5 万亿元；到2011年上半年是2.95 万亿，而据预计，全年达6.8 万亿（来源中国电子商务研究中心https://www.doczj.com/doc/324207590.html,/）。从以上数据不难看出，电子商务的发展非常迅猛，将成为未来最重要的商务形式。有远见的企业已经意识到“电子商务”是未来新的盈利点和重要突破口。很多企业甚至提出了“要么电子商务，要么无商可务”的口号。 2、政策背景 应十七届三中全会关于加快发展电子商务以及国务院办公厅《关于加快电子商务发展的若干意见》的要求，落实国家发改委和国务院信息办《电子商务发展“十二五”规划》的细则的具体实践，对推进某区电子商务这种现代服务业的发展，搭建企业与消费者、企业与企业、企业与政府之间快速沟通的新桥梁，加强产业链上下游的协同，实现新的资源整合，形成新的经济增长模式具有重要的意义，从而实现以商贸电子商务为龙头，带动某区电子商务发展，促进某区经济科学和可持续发展的战略目的。 同时，2005年4月1日起实施的《中华人民共和国电子签名法》为我国电
子商务领域奠定了网络支付和网络身份认证的法律基础，为 从事电子交易双方提供可信赖的信用保障。其他的一些电子商务法案也在酝酿之中，电子商务的法律环境正在逐步成熟。无论是国家法律还是国家政策和发展规划都无不在积极引导和支持全国电子商务的发展。建设立足某区商贸电子商务平台的时机已显现成熟。 3、该区商贸流通业发展电子商务的基础 该区市信息化基础设施发展较快，已经成为城市信息枢纽之一， 企业及市民接受电子商务的程度较高，发展潜力巨大。 二、项目定位 目标是建立服务于某某区市批发、零售企业和全国消费者的B2B 与B2C集成的BBC模式的综合电子商务服务平台，为某区供应商、批发、零售行 业的企业和个人提供第三方的综合电子商务服务平台，通过平台提供整条商务链中所包含的信息发布、查询、洽谈、订货、付款、配送等各环节的综合服务，支持最终消费者在网上消费商品，实现全程电子商务管理。平台将可为企业提供供求信息发布、商品网上展示、商机搜索、网上洽谈、网上采购、网上销售、电子支付以及企业内部业务管理，支持企业从采购、运输、库存、加工制造、分销直到最终消费者手中的全过程的信息协同，从而建立从供应商、批发商、零售商到消费者的信息流、资金流和物流的一体化、一站式的管理体系，即全程电子商务。在该平台上，基于相同的工作流引擎，企业内部、企业之间可以实现无差别的信息共享和信息传递，形成网状
档案管理制度1.目的 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。 ?2.档案管理范围 ? 2.1?此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。? 2.2?本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和 管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 ?3.档案管理机构及职责 ?3.1?公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司总经理办公室的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情况进行 巡查。 ?3.2?行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进行管理，各部门根据部门内部档案管理的流程制度，对档案的形成、 整理、积累、存档进行管理。? 3.2.1?公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公 司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关
规章制度。 ?3.2.2?行政人事部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。? 3.2.3?统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、整理、 保管、鉴定和收发使用工作。? 3.3?各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管 本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。? 3.3.1?坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定 案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。? 3.3.2?负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证 归档文件材料完整、准确、系统。? 3.3.3?归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标 题简明扼要。? 3.3.4?保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。? 3.3.5?接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。? 3.4?档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、 保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 ?3.5?档案管理人员变动时，行政人事部要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。 ? 3.6会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。
电子档案管理系统 二○一六年十月
第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对