质保金管理规定
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质保金管理规定
文件编号 版本/修改 A/0 共8 页
1 目的
为了规范质保金的使用和支付,控制和防范法律风险,确保项目建设及各项工作顺利进行,制定本
规定。
2 适用范围
本规定适用于以公司名义对外签订的合同,其中工程建设合同、设备采购合同必须约定质保金条款,
其他合同视情况需要约定质保金条款。
本规定主要规定了质保金条款的必备内容、质量争议的处理程序、质保金的支付审批和支付等方面
的内容。
本规定所称“质保金”是指质量保证金(质量保修金),在合同条款中如需区分质量保证金和质量
保修金的,则需要对质量保证金和质量保修金分别定义,明确各自的内容。若无需区分的,则统称为“质
量保证金(质量保修金)(以下简称“质保金”)。”
3 职责
3.1 企管部负责制(修)订质保金管理规定。
3.2 合同主办单位负责在合同订立过程中明确质保金条款,牵头负责质量争议的处理、质保金的使用
和办理质保金的支付。
4 流程
4.1 合同主办单位应当在合同订立时,规范质保金条款的内容,明确双方的权利义务:
4.1.1 质保金期限。质保金期限一般为验收之日起一年,其中工程建设合同为办理工程中间交接手
续之日起一年后,采购合同为到货后12个月或正常运行后6个月(两者以先到者为准)。因特殊原因
需要更长质保期限的,需在合同中约定。
4.1.2 质保金数量。质保金数量一般为合同标的额的5%,合同主办单位亦可根据实际情况进行调整。
4.1.3 约定质保金的合同,在文本中必须有以下约定(以下表述以甲方为我单位,乙方为签约对方为
例,各单位可根据实际情况更换):
“质保金于 支付。在质保期满前,乙方应及时负责缺陷修理及不合格文档整改等,
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直至甲方满意为止,如乙方在收到甲方通知后未及时修理整改或未能满足甲方要求,甲方则另请其它单
位返修,发生费用在质保金内扣除,不足部分由乙方另行支付。质保金不计利息。质保金返还后,并不
相应解除乙方质量责任,其质量责任按照 规定执行。”
4.2 质量问题的处理
4.2.1 任何单位或部门发现质量问题要立即通知合同主办单位,由合同主办单位牵头负责就该质量问
题与合同对方沟通。若出现发生或可能发生以公司为当事人的法律纠纷时,应立即通知企管部。
4.2.2 合同主办单位要立即就质量问题的性质、内容、严重程度、拟处理意见、回复期限等通知对方
单位,就争议处理与对方协商以争取达成一致意见,并按规定办理相关手续。若双方不能达成一致意见
的或对方处理意见不能令我方满意的,合同主办单位应向合同对方提出书面意见,并要收到对方当事人
的书面确认,若对方单位不予确认的,则要通过公证送达、特快专递等形式送达对方,以固定证据材料。
4.2.3 合同主办单位要做好质量问题的证据保存工作,特别是对方当事人不予确认、不予回复的质量
问题必须留有第三方对质量问题的确认和处理意见。
4.2.4 工程建设中发生的质量问题,涉及第三方检维修的,三方应对检维修及费用支付等情况友好协
商达成一致意见,一般情况下,检维修费用应由合同对方先行支付,我方待质保期满后退还质保金,否
则应争取由合同双方及第三方就检维修事宜签署三方合同,明确各自的权利义务及费用支付。
4.2.5 若质量问题的维修主材需由我公司提供的,所涉材料应以销售形式卖给维修单位。
4.3 质保金的支付审批:
4.3.1 质保金支付由合同主办单位填写《质保金支付审批表》(见附件),按规定履行相应审批流程,
其中:
4.3.1.1 工程建设类合同质保金支付需经基建部、供应部、安全环保部、生产部联合确认。
4.3.1.2 其他物资采购类合同需经供应部、使用单位确认。
4.3.1.3 质保金支付需经总经理审批后方可生效。
4.3.1.4总经理及各部门意见必须是“同意支付”的意见,若有不同意见,财务不予付款。
4.4 质保金的支付。
4.4.1 对于工程建设类合同及设备采购合同,财务部门凭项目文件验收证书和《质保金支付审批表》
予以付款,其余项目财务部门凭《质保金支付审批表》予以付款。
涉及第三方维修且需从质保金中支付维修费用的,如未签署三方合同且原合同条款中也未明确第
三方维修事项的,合同主办单位还需提供监理、施工单位或质监等第三方对质量问题的确认和意见。
4.4.2 涉及第三方维修且需要从质保金中支付维修费用的,则:
4.4.2.1如已签署三方合同或在原合同条款中明确第三方维修事项的,待与第三方结算付款后,根据结
算额的大小,首先冲减原合同对方的质保金;不够冲减的,经总经理审批后财务再予以支付,列支在原
工程项目成本中。
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4.4.2.2如未签署三方合同且原合同条款中也未明确第三方维修事项的,合同主办单位必须与第三方签
订维修合同并按照合同条款的规定办理结算,其费用支付渠道由合同主办单位提出处理意见,报总经理
审批。
4.5 质保金支付流程:
合同主办单位
经办人员
核实具有质保金物资的到货期、使用期,征求用户
单位意见,并组织填写《质保金支付审批表》
审批单中确认单
位负责人
出具书面证明
合同主办单位经办人员与用户单位、相关责任单位等共同拿出处理意见
并通知合同对方
合同主办单位
经办人员
监督合同对方限期整改
审批单中确认单
位负责人
对整改进行确认
有质量异议
无质量异议
合同主办单位经
办人员
将相关付款资料交财务付款
5 附加说明
本规定由企管部提出并归档。
本规定起草部门:企管部
本规定起草人:
本规定审核人:
本规定批准人:
本规定解释权归企管部。
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工程质保金支付审批表
项目名称 项目号
项目完工日期 质保金到期日期
资料图纸接收情况 质量状况
合同编号 质保金金额
合同对方单位
申请提出单位:
负责人:
年 月 日
监理公司 : 负责人: 年 月 日 供应部: 负责人: 年 月 日 安全环保部: 负责人: 年 月 日: 生产部:
负责人:
年 月 日
基建部负责人
签名: 年 月 日
总经理
批准意见
签名: 年 月 日
注:1、合同主办部门可根据项目实际情况及合同的性质、种类、关联程度等确定审批单位。
2、质保金支付需要经过总经理批准。
3、如需要外部单位确认的,需加盖外部单位公章。
4、总经理及各部门意见必须是“同意支付”的意见,若有不同意见,财务不予付款。
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质保金支付审批表(通用)
项目名称 项目号
项目完工日期 质保金到期日期
资料图纸接收情况 质量状况
合同编号 质保金金额
合同对方单位
申请提出单位:
负责人:
年 月 日
××单位: 负责人: 年 月 日 ××单位: 负责人: 年 月 日 ××单位:
负责人:
年 月 日
合同主办单位负责人:
签名: 年 月 日
总经理
批准意见
签名: 年 月 日
注:1、本《质保金支付审批表》(通用)适用于除工程类质保金之外的其他物资审批。
2、合同主办部门可根据项目实际情况及合同的性质、种类、关联程度等确定审批单位。
3、质保金支付需要经过总经理批准。
4、如需要外部单位确认的,需加盖外部单位公章。
5、总经理及各部门意见必须是“同意支付”的意见,若有不同意见,财务不予付款。
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