浅析我国企业采购过程中成本控制存在的问题及对策

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浅析我国企业采购过程中成本控制存在的问题及对策摘要:降低采购成本对一个企业的经营业绩至关重要,尤其是现在受到全球经济低迷及金融不稳定的影响,采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少,而且直接体现在产品成本的下降,利润的增加,以及企业竞争力的增强。

本文主要通过对我国企业采购过程中成本控制缺乏相应的措施和制度进行分析,指出企业在采购管理及开展业务过程中存在的问题及相应的解决办法,以提升我国企业的经济效益。

关键词:采购成本;成本控制;经济效益
采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标。

各项成本可以分成三部分:购买成本、采购管理成本、存储成本。

因此,物资采购成本有如下公式:物资采购成本=物资购买成本+采购管理成本+存储成本。

当今企业面临日益激烈的竞争,控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。

但是由于我国很多企业往往对于销售部门很重视,而忽视了对采购部门的管理,存在常见的管理问题。

一、我国企业控制采购成本时存在的问题
1、采购制度不完善,采购人员素质偏低
我国很多企业不重视采购管理,导致采购制度不规范,基础工作薄弱。

很多企业的管理者单纯地认为采购只要钱花的少就是好,公司还有其他诸如市场、销售、研发等等重要的工作要做,公司的低成本扩张和谋求更大发展空间才是最重要的,采购只是后勤部门的
小事,不会影响发展大局。

一些企业虽然制定了采购制度,但并不完善,从而使采购活动不规范,采购工作无章可依,给采购人员提供了暗箱操作的机会,给采购各环节都增加了不必要的浪费,增加了采购成本。

,作为采购经理或核心采购人员,大部分都是相对专业技术水平较低,但由于老板亲属活着亲信,让他们管理采购部门,虽然从可信度上比外姓人高,但他们的采购效率、采购质量和采购成本都会受到能力的制约和限制。

2、供应商不稳定,缺乏透明度的考评
企业制定合理的采购方针策略、目标,选择理想的供应商开辟良好的物资供应渠道是保证正常生产,降低物耗和提高经济效益的重要条件。

选择理想的原材料、辅助材料、机电设备配套供应商至关重要。

如果选择不当不仅关系到供应商的自身的利益,期以来,企业在采购中只注重谈判、比价、压价,缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变,更没有从一味压价向建立双赢机制转变。

在这种没有售后服务保障的采购方式下,一旦所采购的商品出现了问题,就很难找到原供应商进行换货或者是赔偿,重新寻找其他供应商提供相同或类似产品又需要付出新的成本。

供应商关系成本、订货成本、运输成本等采购成本的重复支付,无形中就增加了采购成本,因此,与供应商建立长期可靠的关系对于企业来讲至关重要,并且很多企业的的供应商是关系,没有很好的用具体的管理制度和措施定时的进行审查和考核。

3、采购管理部门及员工绩效评估制度不健全,腐败现象严重
我国企业在员工绩效考核和薪酬分配、制度和岗位建设、员工培训等一整套系统上都存在着问题,考核指标的设定及标准不能落在实处,我国公司很少集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。

并且没有针对采购人员的,就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。

比如说业务指标上的采购成本,我国企业很少就将指标细化为了购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。

就算细化化了也不去接着它把这些指标一一量化,并同上一个半年的相同指标进行对比,最后得到的一个综合评价,就是业务绩效。

而我国企业的考核更多的是走形式、看关系进行评价考核
二、加强我国企业控制采购成本的建议
1、完善企业的采购制度,提高采购人员的业务水平
建立严格完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。

采购制度规定物料采购的申请、授权人的权限、物料采购的流程、相关部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方法、报价和价格审批等。

比如,可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比价,然后选择供应商,并把所选的供应商及其报价填在请购单上;还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等,以供财务部门或内部审计部门稽核。

2、加强供应商的与本企业的利益双赢的战略规划和考评
供应商战略伙伴关系选择主要针对下列两类供应商:一是只有几家供应商可供选择的有限竞争的市场和垄断货源的独家供应市场,需要采取战略合作的原则,以获得更好的品质、更紧密的伙伴关系、更好的排产、更低的成本和更多的支持。

对进入企业的供应商要建立档案进行管理,及时掌握各供应商的声誉、资信等情况。

供应商档案除有对供应商编号、详细地址和联系方式外,还应有历史交易记录、现行设备与技术力量、财务状况、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。

企业的采购必须在已归档的供应商中进行选择,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。

3、增加对采购人员考评的措施
财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本
定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。

标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,分析原因,确定对其惩罚措施。

企业业务评价的结果应该直接影响到各员工的职业生涯规划的设计,也就是岗位的升迁和薪酬的分配。

企业在制定内部分配方案时,会适当向采购人员倾斜或基本工资、或岗位工资或奖金,他们会适当提高一个幅度,以便使其采购人员体会到公
司的关心和照顾,安守本分地为公司工作。

并且应该有细化的指标及大多数采购人员能达到的标准来进行考核。

4、采用科学的方法适应本企业的采购
通过采购量的集中来提高议价能力, 降低单位采购成本, 这是一种基本的战略采购方式。

许多国内企业纷纷建立集中采购部门或货源事业部 , 对公司的生产性原料或非生产性物品进行集中采购规划和管理, 这在一定程度上减少了采购物品的差异性 , 提高了采购服务的标准化, 减少了后期管理的工作量。

但集中采购也增加了采购部门与业务部门之间的沟通和协调的难度 , 增加了后期调配难度,因此,集中采购需要采购部门和其他部门的通力合作。

另外, 对企业来说,确定一个最佳订货批量,以使有关的存货成本最小。

而订货成本和储存成本与采购批量和采购次数相关。

采购次数越多,所需的订货费用、采购人员的费用等订货成本也就越多,因为这些费用主要与采购次数相关而与采购批量的关联度不大。

而储存成本则与每次采购的批量有显著的联系,每次采购的批量越多,所需的储存成本也就越大。

因此采购次数与采购批量之间存在一种反向变动关系,从而导致订货成本和存储成本之间反向变化。

并且还可以采用联合采购、第三方采购、电子商务平台采购,用各种适合企业的方法降低采购成本,增加企业的收益。

参考文献:
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作者简介:李郓,山东郓城人,青海油田物资装备公司,经济师,研究方向:电子商务采购。