重庆百事达汽车有限公司
管理制度汇编
第二册
规章制度汇编
第一分册行政人事系统规章制度汇编
目录
第一章总经办规章制度汇编
1、前台管理规定；
2、公文管理制度；
3、印信管理制度；
4、档案管理制度；
5、专项任务管理制度；
6、计划管理制度；
7、法律事务管理制度；
8、会议管理制度；
9、出差审批制度；
10、保密工作规定；
11、外部关系管理制度；
第二章人力资源规章制度汇编
1、职务说明书；
2、员工行为规范；
3、员工手册；
4、薪酬方案；
5、员工福利；
6、招聘管理制度；
7、招聘工作流程；
8、劳动合同管理制度；
9、人事档案管理制度；
10、社会保险制度；
11、社会保险办理流程；
12、考勤管理制度；
13、考勤工作流程；
14、员工异动管理制度；
15、员工异动办理流程；
16、薪资管理制度；
17、薪资管理流程；
18、考核评估制度；
19、考核评估工作流程；
20、员工激励机制；
21、奖惩制度及流程；
22、资遣规定；
23、培训管理制度；
24、培训经费管理办法；
25、4S店员工例行培训管理办法；
26、担保制度；
27、员工关系；
28、4S店三级检查工作指导。
第三章行政后勤规章制度汇编
1、办公用品采购发放管理制度；
2、员工宿舍管理规定；
3、值班长管理制度；
4、员工餐厅管理规定；
5、职工之家管理规定；
6、员工工服管理制度；
7、劳保用品管理规定；
8、固定电话使用管理办法；
9、保洁工作管理规定；
10、手机话费报销管理制度；
11、用电设施管理规定；
12、物业管理制度；
13、车辆管理制度；
14、固定资产管理制度。
第四章安保规章制度汇编
1、消防安全管理制度；
2、内保管理制度；
3、内保管理工作流程。
第一章总经办规章制度汇编
第一节前台管理规定
前台是公司对外接待的窗口单位，是公司的后勤服务呼叫中心，其承担着公司客户来访登记、引领工作及各项服务职能，为强化管理、规范服务，特制定如下规定，请予遵照执行。本管理规定适用于一级公司前台，二级公司行政工作人员、销售前台、维修前台。
第一条日常管理规定
1、严格遵守公司考勤制度，不随意缺勤，不擅离职守，员工在上班期间，不得脱
离工作岗位，如确有急事，需向主管领导请示，并做好交接工作后，方可短暂离开。
2、员工视工作情况在公司规定时间内轮流就餐，保证前台工作不间断。
3、员工上班时必须按照公司工服管理规定，统一着装，班前整理好仪容仪表，方
可持证上岗。
（1）男员工每日需修面，不得留胡须、大鬓角，保持个人卫生清洁，并在每日上岗前检查领带佩戴是否端正。
（2）女员工上岗前需化淡妆，保持面容清洁，发型美观大方。
（3）上班时必须佩戴胸卡，着统一工服，并保持工服平整清洁。
4、上班时要精神饱满，面带微笑，仪态优美大方，不得无精打采，严禁东歪西靠，保持良好的站姿坐态。
5、前台文员应具有良好的礼节礼貌，在接待客人与公司员工时，需保持微笑，热情接待，禁做不雅观的动作。
6、前台办公区内不得大声喧哗、嬉闹、禁吃零食，严禁扎堆聊天，不得乱扔纸屑、不得随地吐痰。
第二条工作规定
一、前台日常接待工作
1、在接待过程中，提供耐心周到的服务。
2、在与宾客以及员工的交谈过程中，使用礼貌用语。
3、应及时处理来访宾客的要求，不得无故拖延时间，怠慢客户。
4、严格按照规定的服务流程开展礼宾接待工作。
二、预定服务
1、票务预定：按照公司规定，依照规范手续为各部门预定机票及其他票务，并提醒
订票人注意相关事项，保证及时准确送达预定人手中。
2、商务定房：对内严格按照公司规定的住宿标准，协助各部门办理住宿预定的相关
事宜，并跟踪完成情况。
3、纯净水预定：根据需要，定期协助各部门定购纯净水。
4、定期办理报刊、杂志的订阅、收发及费用结算工作。
三、EMS快件收发工作
1、发：要求寄件员工亲自封上信件封口，确保文件内容的安全和保密性，并尽快安
排寄出。
2、收：当邮件到达签收后，第一时间内将加急函件送到收件人手中，并做好签收登
记。
四、报纸、杂志、信函的收发工作
1、根据各部门的订阅情况分发报刊、杂志，并及时准确发放各部门信函。
五、报修工作
1、根据报修情况的缓急程度，灵活安排物业及电工人员将各部门报修事项，逐一解
决。
六、费用结算
1、每月底应做好各项费用明细单（票务费用、EMS快件费用等），经领导审核无误后，
方能结算。
第三条保密工作
前台除遵守公司的保密制度以外，还应做到在礼宾接待和会议服务的过程中，如有机会接触到公司文件或听到领导谈话，应按照规定严格保守公司的商业机密。
第二节公文管理制度
第一条概述
1、公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件等的有效载体。本制
度所指公文包括：
（1）正式签发的文件：指需按公司统一标准格式拟写，由行政人事中心和二级公司行政人事部统一授号、用印、下发并存档的文件，如：各级公司正式签发的文
件及会议纪要。
（2）内部往来文件：指各级公司、各部门之间在日常业务往来中，由各级公司行政人员统一编号、上报、传达并根据需要存档的文件，如：请示、批复等。（3）各级公司第一负责人正式签发的会议通知。
2、公文管理的主旨在于保障公文流转的及时性、准确性及保密性，从而确保政
令畅通，提高公司整体行政办公效率。
3、本制度适用于百事达汽车一、二、三级公司。
4、公文管理的最高机构为行政人事中心。
第二条公文编写及行文规范
1、公文的编写规范
（1）公司正式签发文件
①发文权限及编号
I、有签发权的人员：一级公司职能中心总监（含）级以上人员、二级公司总经理。II、有发文权的部门：一级公司行政人事中心总经办、二级公司行政人事部。
III、公文的编号方法：由有发文权的部门负责统一编制和管理，公文的顺序号（即第XXX号）为年度内三位数流水号。
i、以公司名义发文的编号为：公司简称＋发＋【年号】＋第XXX号
举例说明：
重庆百事达汽车有限公司正式发文
百事达发【2004】第001号
重庆百事达华海销售服务有限公司正式发文
百事达华海发【2004】第001号
ii、以公司名义下发的会议纪要编号为：公司简称＋纪＋【年号】＋第XXX号举例说明：
重庆百事达汽车有限公司会议纪要
百事达纪【2004】第001号
重庆百事达华众销售服务有限公司会议纪要
百事达华众纪【2004】第001号
iii、以一级公司职能中心名义发文的编号为：
公司简称＋中心简称＋字＋【年号】＋第XXX号
举例说明：
一级公司行政人事中心正式发文
百事达行政人事字【2004】第001号
一级公司财务中心正式发文
百事达财务字【2004】第001号
iv、以一级公司职能中心名义下发的会议纪要编号为：
公司简称＋中心简称＋纪字＋【年号】＋第XXX号
举例说明：
一级公司行政人事中心会议纪要
百事达行政人事纪字【2004】第001号
一级公司财务中心会议纪要
百事达财务纪字【2004】第001号
②公文单据的使用说明
I、文件报批单
i、在向各级公司及领导报送日常文件（如请示、报告、计划、总结等）时使用。需
填报呈报部门或人员、上报内容、附件份数及页数、申请部门、申请人、缓急程度、申请日期、相关单位或领导的审核意见、承办结果。
ii、各级领导在审核或批示后，要明确填写批示意见，并注明批示日期。
II、文件会签单：文件内容需两个(含)以上单位出具意见的，需经各相关单位联合会签后再报上级领导审批时使用。
III、发文审批单：当文件内容需正式下发时，按规定格式拟稿后，报相关领导及部门进行审核、审批时使用。
IV、正式下发文件：当文件内容需正式下发时，按规定格式拟稿后报审。报审时暂不打印文号及签发人，待正式签发后，由发文部门统一授号并打印签发人姓名，并正式下发。
V、正式下发会议纪要：会议纪要需按规定格式整理并报审。报审时暂不打印文号及签发人，待正式签发后，由发文部门统一授号并打印签发人姓名，并正式下发。VI、会议纪要信息摘要：需按规定格式做摘要，并附纪要上报。
VII、文件传阅单：当传阅重要文件时需附此单，请阅读人员签阅。
VIII、文件交换记录：用于各级秘书日常文件交换、进行收发登记时使用。
IX、接收传真记录：收到文件传真时登记使用。
X、发送传真记录：发出文件传真时登记使用。
XI、传真模板：登记发出传真时使用此模板。
备注：以上分类格式及附表见附件。
2、公文行文规范
（1）公文流转的时间规范
①文件按急缓程度分为特急、加急、一般；
②特急文件：要求自接到文件起立即按发送范围传送到位，否则，将严重影响正常工作秩序，给公司造成重大经济或其他损失；
③加急文件：要求自接到文件起一小时内按发送范围传送到位，否则将影响正常工作秩序；
④一般文件：要求自接到文件起半个工作日内必须按发送范围传送到位。
⑤以传真形式传送的文件，需将传真机打印出的《发出传真确认报告》附在文件背面备查，同时确认对方是否收到，以保障文件的时效性。
（2）公文的传送要求
①正式签发的文件
I、主、报送范围的确定：主、报送范围由签发人根据公文内容予以确定并负有责任。II、收文后的传送要求：
i、一级公司以总经办为管理单位，指定秘书专人负责；
ii、一级公司各职能中心、各部门指定本单位文员专人负责；二级公司指定行政人事部专人负责；三级公司指定内勤人员负责；
iii、各级公司接到上级公司来文后，严格按传送范围立即抄送相关单位及人员；iv、各级公司公文流转责任人在接到公文后，按文件规定时限送达本单位相关领导及人员。
III、阅示后文件的处理要求：
i、领导签批“已阅”的有关文件，作存档处理；
ii、领导有批示意见的文件，抄送相关部门和人员，原件存档。
IV、内部传阅文件的处理要求：本单位第一负责人在传阅文件后，需在《公文传阅单》
上签字，转秘书存档，或以张贴、宣讲方式传阅。
②会议纪要的传送要求
I、各级公司的会议纪要，需按规定格式负责编号存档，并抄报总经理。
II、二、三级公司的会议纪要，须同时抄报一级公司及相关职能中心，再由一级公司总经办抄送职能中心总监级（含）以上领导阅示，会议纪要须与摘要一并上报。
③日常往来文件的传送要求
I、上报文件时应遵循以下原则：上报单位需严格按授权规定向有关上级呈报文件、请示工作。除特殊情况，原则上不得越级上报或多头呈报。越级上报容易造成越级指挥，导致责权不清，扰乱授权管理体系。多头上报容易造成责权不分，指令混乱，干扰公司正常运行秩序。如上报文件内容涉及两个以上单位，则需由相关单位联合会签后再报上级领导批示。
II、收文的处理要求：
i、建立收文登记制度，登记文件呈报的时间、呈送单位或人员、联络方式、文件名称、页数等信息。
ii、依据公司制度对文件进行初审，对疑问之处予以标注。
iii、当日文件必须当日报送。
iv、一般文件应提醒领导在半个工作日内作出处理意见。
v、加急文件应提醒领导在两个小时内作出处理意见。
vi、特急文件应提醒领导尽快作出处理意见。
vii、如遇领导出差，紧急文件应以电话、传真、电子邮件等有效方式立即通知有关领导，如领导暂无法回复书面意见，秘书在得到领导指示后，将领导批复意见代书，并将复印件抄送相关单位或人员，按指示精神执行。
III、退文的处理程序
i、建立退文登记制度，登记文件退出的时间、领导的批复意见及签收记录。
ii、正常情况下，每个工作日10：00前为退转前一工作日文件时间。紧急文件在接到领导批示后一小时内必须传递到位，特殊情况下，可先通过电话向相关部门传达文件精神，后补发领导批示。
IV、对领导退出的文件，秘书要认真阅读领导的批示意见，并按其要求将文件退原呈报单位，并抄送相关单位。
V、秘书应对领导的批示意见进行任务跟踪督办，并将督办情况汇总后报领导阅知。
各执行单位也要随时与领导准确沟通，将执行结果及工作进展及时向领导汇报。
3、公文的行文流程
一、公司正式签发文件流程图
各级承办单位各级签发人各级发文部门收文单位
④（不合格，修改后再报审。）
流程说明：
1、各级承办单位按公司统一格式拟写下发文件，按授权报签发人签批。文件正式签
发前不打印文号及签发人姓名：
（1）如需两个或以上单位会签，会签后以主要承办单位文号发文，落款处注明会签各单位名称；
（2）如需两个以上单位联合签发的文件，除上述要求外，所有签发人的姓名均需在签发人处注明。
②签发人签批后将文件退回承办单位；
③承办单位将签批后的文件原件转发文部门审核。
④发文部门将审核不合格的文件及审核意见反馈承办单位，承办单位修改后
再报发文部门；
⑤经审核合格的文件，由发文部门统一负责授号、用印、转发，并将签批原
件（含电子版：由承办单位提供）存档。存档时，发文部门需检查电子版
文件与正式签发文件内容是否一致。
二、各管理单位之间日常业务传送文件的传送流程图
第四条相关表格单据
重庆百事达汽车有限公司
文件报批单
重庆百事达汽车有限公司
文件会签单