(档案管理)声像档案
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声 像 档 案
声像档案，是指机关、团体、企事业单位及个人在各种社会活动
中直接形成的有查考价值的并以磁性材料、感光材料为主要载体和以
影像、声音为主要反映方式的历史记录。声像档案代号：机关用“G”
企业用“7”
一、声像档案的归档
1、归档范围及保管限：
凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录
音带、录像带、光盘等材料，应当作为声像档案归档保存。
2、归档时间：
一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要声像材料，归档时
间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。
3、归档要求：
⑴归档的材料必须是原版、原件、图像清晰、准确、系统，重点
序号 类 别 名 称 保管期限
1 反映单位建设面貌的声像材料 永久
2 历届领导班子成员、劳模等照片 永久
3 重要会议的声像材料 永久
4 上级领导或社会知名人士视察参观的声像材料 永久
5 生产技术和职能活动的声像材料 长期
6 荣誉实物拍成的照片 长期
7 文娱体育活动的声像材料 长期
2
突出，具有代表性，并附有文字说明。
⑵明确承担声像形成、整理的部门和人员，声像材料的归档应实
行“谁主办，谁负责”收集整理的原则。
二、声像档案分类
G1照片档案
G1.1底片
G1.2正片
G1.2.1单位建设面貌类
G1.2.2人物类
G1.2.3会议类
G1.2.4＊＊＊类
G2录音带
G3录像带
G4磁带（光盘）
三、底片的整理（G1.1）
1、整理要求：
⑴底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，装满一册
为一卷，一卷底片编一个流水张号。底片不需制作目录。
⑵对无法装入册的大底片，要单独存放，并在底片册内编一个底
片号，说明存放点。
2、编底片张号:
G 1 .1-1（1）
张号(一本底片册内编一个流水号，从1起编)
第一卷（底片册号，从1起编）
二级属类（底片类代号）
一级属类（照片类代号）
3
大类代号（声像档案）
底片张号的编制是底片整理中的一个重要环
节，在整理时，第一张底装入册时就应及时编一个
底片号，同时，将底片号完整的写在底片册对应的
位置及底片袋上。
3、编底片册编号（案卷号）：
G 1. 1-1
第一卷（底片册号，从1起
编）
二级属类（底片类代号）
一级属类（照片类代号）
大类代号（声像档案）
4、填写底片册封面、背脊：
正面格式： 脊背格式：
四、照片正片整理（G1.2）
1、照片分类：按问题分类，每类设一本或若干册，按时间先后
顺序，装满一册为一卷。
例：G1.2.1 单位建设面貌（建设面貌类）
全宗号
10
目录号
年 度
1995～
类 别
底 片
案卷号
G1.1-1
4
G1.2.2历届领导班子成员、劳模（人物
)
G1.2.3重要会议（会
议类）
G1.2.4生产技术和
职能活动（业务工作类）
G1.2.5 视察参观交
流（参观视察类）
G1.2.6荣誉实物拍成的照片（荣誉类）
G1.2.7文娱体育活动（文体类）
2、照片筛选：各类照片按事件分组，同一件事或问题的不应拆开。
每组再筛选出4～6，以说明问题为基准进行归档。
3、照片编号：正片每一张要编号，并写在正片背面。其模式：
G 1 . 2 . 3 －1（1）
张号(一本正片册内编一个流水号，从1起编)
第一卷（正片册号，从1起编）
正片分类代号（重要会议类）
二级属类（正片类代号）
一级属类（照片类代号）
大类代号（声像档案）
4、编制总说明：
每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的照片），都要编写总说
明。总说明应将本组照片反映的时间，地点、事由、参加的主要领导、
本组照片起止张号等形成一个简介，一般不超过200字。例：
全宗名称 广州市档案局
题 名 底 片
全 宗 号 10 案卷号
G1.1-1
目 录 号 起止张号 （1）～
年 度 1995~ 保管期限 长期
5
总说明要打印后放入照片册内本组照片的前面，占一张照片
位置。单张照片不用写总说明。
5、编制分说明
由于总说明已对一组照片的主要内容作了提示，分说明只需将单张
照片各自的主题进行说明。如果照片中人物众多时则注明照片中主要人
物的具体位置。如：“左三”、“右起”等。例：
“参见号”是指与本张照片有联系的其它档案的档号。
6、拟写案卷题名：
照片的案卷题名，指简明概括同一个案卷内全部照片的基本主
题，主要标出卷内照片的形成年度和反映的问题。
如：广州市档案局一九XX年至一九XX年各种会议照片
7、填写照片档案卷内目录。
照片以自然张逐张填写，每一组照片应在目录上有一个通栏题，通
广州市档案局1996年5月10日在广
州市政府礼堂召开“一九九五年度全市档
案工作先代会”。本组照片共7张
起止张号：G1.2.3-1(5)~G1.2.3-1(11)
摄影者：张三
照片号
G1.2.3-1(1)
底片号
G1.1-1(1)
参见号
摄影者
说明：
大会主席台（左起）
市档案局韩益杰局
长、市政府陈纪萱秘
书长
6
栏标题一般不超过50字
例：
照 片 档 案 卷 内 目 录
8、照片档案册正面与脊背填写方法
7
正面格式： 脊背格式：
9、填写照片档案案卷目录
声 像 档 案 案 卷 目 录
类别：照片类（录像带类）
10、大张照片的整理：
大张照片不能装入普通的照片档案册，应单独保存。但在整理时，
应按所属类别与其他照片一起分类、组卷、编目，每一张大照片仍在照
片册中占一张照片位置，以便编号、填写说明、注明存放地点。在填写
全 宗 号
10
目 录 号
G-1
年 度
1995～
类 别
会议类
案 卷 号
G1.2-.3-1
全宗名称 广州市档案局
题 名
广州市档案局会议照片
（1995年～ ）
全 宗 号 10 案卷号
G1.2.3-1
目 录 号 G－1 起止张号 (1)～
年 度 1995～ 保管期限 永久
8
卷内目录时，要在“备注”栏内注明“大张”，便于查找。
五、录音、录像带及光盘的整理：
1、整理与编号：归档的录音或录像带、光盘必须将本卷的题名、目
录号和案卷号形成标签贴在录音或录像带、光盘上。一盘（张）为一卷，
同类若干年编一个流水号。
如： G2—1
第一盒(卷)
录音带类
声像档案
G3—5
第五盒(卷)
录像带类
声像档案
G4—1
第一张(卷)
光盘类
声像档案
录音带、录像带脊背标签格式：
1994
年广东
档案周
活动
全宗号
55
目录号
9
G－1
案卷号
G3－41
六、装订声像档案目录
“声像档案目录”是指由照片、录音带、录像带、光盘的“案卷目录”
和照片的“卷内目录”组成的一种声像档案检索目录。
声像档案目录封面标签： 脊背标签：
全宗名称 荔湾区档案局
全宗号
55
目录号
G-1
年 度
2004~
类 别
照片.录音.录像.光盘
保管期限 永久、长期
七、照片档案归档程序：
1、设定类目，如：建设面貌类、人物类、会议类等；
2、照片分类；
3、照片筛选，每组约4－6张，底片也要对应归档；
4、组内照片整理，每组照片写一个总说明，每张照片写分说明；
5、照片编号，同类目下各组照片按形成时间先后顺序排列、编号；
6、照片入册，一本相册为一卷，每卷照片张号要重“1”开始编；
7、拟写案卷题名，主要标出卷内照片的形成年度和反映的问题；
8、填写案卷封面、
脊背内容；
9、编制目录，包括卷内目录、案卷目录；
全宗号
55
目录号
G-1
年 度
2004~
类 别
G1.G2.G3.G
4
保管期限
永、长
10
10、装订目录，把案卷目录、卷内目录放在一起装订；
11、整理完毕，归档。
