外资企业行政管理制度

外资企业行政管理制度 第一节 办公室办公规定 --------------------------------------------------------------- 包括：着装、吸烟、语言、接待室使用、会议室使用、胸卡制度、上下班打卡制度、办公用品的使用、配备饮料的使用、防火、安全 第二节 档案管理 ----------------------------------------------------------------- 第三节 固定资产的使用 ----------------------------------------------------------------- 包括：计算机、打印机、传真机、复印机、碎纸机、冰箱、微波炉 第四节 非固定资产的使用 ----------------------------------------------------------------- 包括：办公用品、信件发放、电话、手机、电子邮件、名片 第五节 车辆管理 ----------------------------------------------------------------- 第六节 办公桌钥匙管理 ----------------------------------------------------------------- 第六节 安全管理 -----------------------------------------------------------------

第一节 考勤管理制度 一、您的工作作息时间： 每周一至周五：上午 9：00 --- 12：00 ；下午 1：0 --- 6：00；（8小时工作制） 二、打卡制度： 公司员工考勤实行打卡制，由人事行政部安排专门人员-前台秘书负责考勤工作。 1。公司为您在第一天上班时间准备了考勤卡，您在上午上班前，下午下班后要主动在门禁系统的读卡器前打卡。此记录将作为您薪金发放凭据之一。 2．如果您因特殊原因出勤而未打卡，请您当日以书面形式说明原因，经您的主管或总监审批后，递交考勤统计员备案；部门主管出勤而未打卡者，应及时以书面形式说明原因，经总裁办主任审批后由本人递交考勤统计员保管，月终汇总到总裁办存档。 3．如果您因故不能按时上下班，并未书面说明，考勤员一律按迟到、早退或旷工论处。

三、旷工：任何假期后，您应办理请假手续，如果您被视为无故缺勤，或请假未准私自离岗，或各种假期逾期不归则被作为矿工处理。

四、处罚 1、 代他人或由他人代打卡，首次批评教育，另各扣50元；再次代打卡者和被代打卡者则给予全公司通报批评，并给予严惩。 2、 考勤记录作为员工年度考核、加薪、升职、奖励等方面的一个重要依据。 3、 每月迟到早退1—3次扣考勤分5分/次；3次以上除按旷工处理外，并给予批评（包括全公司通报批评）； 4、 每月旷工（包括迟到早退累计）1天考勤分计0分，并扣发工资及股票期权（月岗位工资的日平均额*天数）；每月无故旷工3天以上，除扣考勤分、工资、股票期权外，另公司将给予严厉行政处罚，直至开除。 每月事假五天、病假七天以上者除扣发工资、股票期权外，每天扣考勤分5分。员工长期事假或病假的按《劳动合同》处理。 五、考勤管理流程 1. 员工在迟到、病假、事假、休假等原因，及时向前台秘书请假。 2. 员工在请假的之前或之后办理或补办相应的手续，表格由人事行政部门统一提供。 3. 员工填写表格之后，主动提供给前台秘书。 4. 前台秘书将所有的申请在月底集中汇编进入考勤总结表格中，上交部门主管。 5. 人事行政主管根据考勤计算出员工当月1日至31日薪金收入。

第二节 档案管理 公司为了保证公司的文档管理，以及公司文化的全面建设，特别规定，所有部门的重要文档均需保留。 一． 公司各个部门在制作重要文档时，应保存软、硬备份，并归档保存。 二． 保留文档以软件形式，定期送交人事行政部保存，包括文件、录象等形式。 三． 保留文档送交人事行政部之前，部门内部应按照公司统一编号进行归整，标明文档时间、文档内容、文档对象、文档发布人、文档接受人以及文档目的 四． 人事行政部定期将公司所有文档软件制作成光盘保存。

第二节 办公室办公规定 一、办公着装： 您来到的是一家正规的IT新技术公司，您作为公司随时随地的代言人，您应该随时保持良好的办公着装形象，让您的客户和同人给予您更多的尊重与信任。 您在见客户时应注意穿着职业装素，其余时间可以穿着职业休闲装。 工作周末，可以穿着休闲装。 二、办公语言： 办公室作为全体员工工作的地方，您应遵守以下规定： 1． 办公室禁止大声喧哗、 2． 办公室言语禁止不文明的词汇 3． 公共办公区禁止大声讨论与其他员工无关的议题，共同的讨论或电话会议，可以在会议室或其他房间进行。 4． 您与他人的沟通如果座位较远，应尽量采取内部分机电话处理，避免直接喊话 三、吸烟规定：根据北京市的有关规定，办公区域以及大厦内部不允许吸烟。 四、接待制度： 为保障公司机密安全，原则上公司以外的任何人员均不得进入公司办公区域。所有来访客人，均由前台秘书代为接待，请在前台座椅或前台接待室中等待。前台秘书电话通知被访者到前台接待，并由前台秘书做登记内容。如果特殊原因，来访客人需要进入办公区域，必须由被访者带领进入公司，并由被访者保证送出公司。 总监以上的客人，由前台秘书电话通知总监秘书出来接待，将客人带领至总监办公室。 五、会议室使用制度： 会议室的使用由人事行政部指定的前台秘书统一安排，如果您需要使用会议室，请提前与前台秘书预定。如果使用发生碰撞，由前台秘书根据会议时间的缓急做统一安排。 如果您确实在会议期间使用饮料，请您向人事行政部门提前申请，人事行政部门在认为合理的情况下，将在会议中为您做好准备。 六、胸卡制度： 1．为了统一公司整体办公形象，公司特别为工作满一周的您制作了胸卡。胸卡自人事行政部门正式发放日起，您在上班时间必须佩带，人事行政部门作为监督部门随时督促检查。 2．如果您上班时间不佩带胸卡，一律视为不遵守公司工作纪律，以个别警告论处，连续两次以上不听从警告者，予以适当现金罚款，罚款现金作为各部门活动经费暂存储于人事行政部门。 3．如果您不慎将胸卡丢失后，应主动与人事行政部门联系进行补发，并个人支付补发胸卡制作费用。 4．胸卡作为公司统一监制的专用办公用品，您应予以珍惜，不得损坏、刻意丢失或以任何理由不执行佩带制度。 5．原则上未配带胸卡者不得随意出入办公区域，未经允许更不得动用各种设备。 七、办公用品管理制度； 公司在您进入公司的第一天，就已经为您准备了必需的办公用品，希望您能够爱惜使用。如果再次需要领用办公用品，请您到前台秘书处领取。您有权提出购买暂不具备的办公用品，请您向行政部门提出申请。行政部门在认为合理的情况下，责成有关人员购买，并交给前台秘书保管，供您方便领用。 八、特殊情况的处理： 1．防火  如果您在办公区域发现火警，您有义务拨打119电话报警  如果您认为火势可以处理，应及时利用办公区域或大厦的消防设备扑灭火源，保证公司财产  如果火势已经较大，您应该在组织下顺序通过楼梯离开办公区域或大厦，千万不要使用电梯。 2．其他特殊情况  当您发现公司门窗出现异常，并有明显被破坏的痕迹，请您核实情况后立即向人事行政部汇报，或立即拨打110报警  当您发现公司财物，包括固定资产、非固定资产有明显丢失痕迹，立即上报公司人事行政部门，予以处理。 第三节 固定资产的使用 一、个人计算机的使用 人事行政部门定期进行您个人使用固定资产的盘查，每次经过盘查的计算机设备 需要您的签字认可，希望得到您的合作。 只有公司总裁、高级副总裁、副总裁配备并使用的个人笔记本电脑可以自由使用，其他部门配备的笔记本电脑，只适于部门共同使用以及本部门出差人员的使用，并均不得带回任何人家中使用。特别需要的原因，需要由公司高级副总裁签署同意意见。 二、投影仪的使用 1． 投影仪的价值高于一般公共使用的固定资产。投影仪由人事行政部门负责管理和使用安排。 2． 凡会议或培训使用投影仪，均由人事行政部门派专人协助进行，在使用期间保管。 3． 投影仪在使用过程中，如果发现异样，请您及时通知专门负责人协助处理。 三、打印机的使用 1．所有的计算机都与激光打印机或打印机相连； 2．不要二次使用已使用过一次的纸张，尽管您的环境觉悟值得欣赏，二次利用纸张会使激光打印机受到污染； 3．打印机不睡觉。绝对不要关掉打印机，即使在晚上。 四、传真机的使用 1． 公司目前具有一部传真机，有前台秘书统一负责接收传真件，请您与客户在接收传真时，确认本公司的传真号码，并要求对方写清您的姓名、部门，以免您的传真信件的丢失或延迟接收，影响您的工作。 2． 您在发送传真时，请您与前台秘书协作，或您自己发送或在前台秘书方便的时候，由她替您发送，请您一定标明对方的传真号码、接收件人姓名。 3． 请您在与前台秘书确认您的传真已经发送后，再与客户确认收到情况。 4． 公司已经准备好统一的传真首页，请您在发送传真时务必使用，保持公司统一形象。 5． 总监以上人员的传真接收，均由前台秘书转交给总监的秘书，确认收发由总监秘书进行。 五、复印机的使用 公司目前具备一部复印机，由于各个部门均需要大量复印的工作，请您在复印文件时，操作遵守规则。一旦您发现复印机出现异样，请您及时与网管联系，千万不要自己修理。