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产品档案案卷整理规范

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1 产品归档文件整理规程 （案卷级） 1 范围 本规程规定了产品归档文件整理的基本要求、程序和方法。 本规程适

用于一般产品归档文件的整理。 2 引用标准

GB ／ T11822 一2000 科技档案案卷构成的一般要求 DB37 ／T 251

— 1998 工业企业文件材料整理规程 DB37 / T181 一 93工业企业档案案卷格式

3 定义

3.1 产品归档文件 是指产品在计划决策、设计、试制、鉴定、 生产等全过

程中形成 的 具有保存价值的文件。 3.2 文件分类 是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定属 性逐项分开的

过程。 3.3 案卷 由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单

位。 3.4 组卷 是将经过分类的文件，按一定特征组成案卷的过程。

3.5 案卷编目 是指固定保管单位内文件排列的顺序和位置， 揭示保管单位

内文件的内容和成分的工作。 3.6 档号 档案的编号。包括分类号、案卷顺序号。

4 归档要求

4.1 归档文件应完整、准确，签署完备。

4.2 归档文件应做到纸质优良，字迹清晰耐久。

5 文件鉴别

5.1 文件完整性的鉴别。产品决策、设计、计划、鉴定、生产 等阶段形成的

文件应完整成套。归档文件的主要内容见附录 A。 5.2 文件准确性的鉴别。 产品文件记载和反映的内容，应当同 产品开发的

实际过程相一致；蓝图与底图一致；底图与变更单一 2

致 ； 蓝底图的更改符合有关标准要求。 5.3 根据归档文件的利用价值确定其保管期限。保管期限分为 永久、长期、

短期三种。 6 文件分类排列

6.1 将归档文件按产品种类分开。

6.2 将同一产品的文件，按决策、设计、试制、鉴定、生产等 阶段分开。

6.3 参照附录A内容及顺序，对各阶段归档文件进行系统分析， 将不同性

质、不同结构、不同专业、不同问题的归档文件，按程 序、时间等顺序排列。 6.3.1 文字文件一般按其所反映问题结合时间排列。

6.3.2 图样文件按图样目录或图号排列，没有图样目录或图号 的，按其所

反映对象的隶属关系和有机联系排列。 7 文件的组卷

7.1 将归档文件按阶段或结构、性质、问题、专业等组卷。

7.2 产品开发过程中形成的管理性文件，归入该产品文件组卷。

7.3 产品文件的保管期限应当服从文件内容的完整，即价值服 从成套性。

7.4 产品换代、改型后，应保存一套完整的基型产品文件，换 代、改型产品

可只保存更改部分的文件。 7.5 开发新产品采用的标准图、通用图，可不划归新产品文件 保存，但应当

在相应的目录中标注所采用图样的名称及编号。 7.6 以技术转让、出卖成果为目的，以及研制单位不进行正常 生产的新产

品，其文件归科研文件进行整理。 8 卷内文件的整理

8.1 卷内文件一般文字在前，图样在后；批文在前，请示在后； 正件在前，

附件在后；印件在前，定稿在后；译文在前，外文在 后。 8.2 规格较小的文件，应按内容平行式或阶梯式地托裱在 60克

以上 标准幅面 的白纸上，并按 自左至右、 自上而下的顺序在被托 裱文件的右下角用阿拉伯数字自 1起编写固定号。托裱纸的底部 应加注 此页共X张”标记。 3

8.3 图纸折叠为297mnX 210mn统一幅面，折叠方法采用 手风

琴 ”式，图面朝里，标题栏外露。 8.4 案卷需装订的文件，其左侧装订部位应有足够的装订边。 凡可能出现装

订压字现象的文件，应在装订部位托裱装订边条。 8.5 案卷采用不装订形式的文件，应先以每份文件或反映同一 问题的文件为

单位，按 本规程 10 的要求装订成件，然后在每件 文件的右上角逐件加盖档号章，并按要求填写有关内容。档号章 式样见 《归档文件整理规程 （ 文件级 ） 》 。 9 编目

9.1 编写页号

9.1.1 案卷内以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置，

正面在右下角，反面在左下角。案卷内页号顺序均从 “ 1 ” 开始， 用阿拉伯数字依次标注，不装订的案卷，以件为单位，各件页号 均从 “ 1 ” 起编写。 9.1.2 成套图纸或印刷成册的文件自成一卷的，原目录可替代 卷内目录，

不必重新编写页号。 9.1.3 两张以上小幅面文件托裱在同一页纸上的，按一页编写 页号。

9.1.4 案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

9.2 填写卷内目录

9.2.1 卷内目录格式见 《档案装具与用表格式》 。

9.2.2 顺序号 用阿拉伯数字从 1起依次标注卷内文件的顺序， 一个文件一

个号。 9.2.2 文件题名 填写文件标题全称。

9.2.3 文件编号 填写文件的文号或图号或产品型号。

9.2.4 责任者 填写文件的编制单位或主要责任者。

9.2.5 日期 填写文件的形成日期。用八位阿拉伯数字填写。 4

如： 2002年2月2日写作 20020202 。 9.2.6 页次 填写文件在卷内的起始页号。最后一份文件填写 起止页号。用

“首页号／末页号 ”表示。不装订的案卷填写 每份 文 件的页数。 9.2.7 卷内目录排列在案卷文件的首页之前。

9.3 填写备考表

9.3.1 备考表格式见 《档案装具与用表格式》 。

9.3.2 备考表要标明案卷内文件的件数或页数，以及在组卷和 案卷使用过程

中需要说明的问题。 9.3.3 备考表排列在案卷内文件之后。

9.4 填写案卷封面

9.4.1 案卷封面格式见 《档案装具与用表格式》 。

9.4.2 案卷题名 应简明准确地揭示卷内文件的内容， 一般 应

包括产品名称或型号、组部件的代字、代号和名称以及卷内文件 归纳内容、文种。 9.4.3 立档单位 填写卷内文件的组卷或责任部门。

9.4.4 起止日期 填写案卷内文件的起止日期。

9.4.5 保管期限与密级按有关规定填写。

9.4.6 档号 填写档案的分类号和案卷顺序号。

9.4.7 封面所用数字除案卷题名外，一律采用阿拉伯数字。

9.5 案卷脊背的编制

9.5.1 案卷脊背格式见《档案装具与用表格式》。

9.5.2 案卷脊背应填写案卷题名及档号。案卷题名采用竖写形 式自左至右书

写。 10 案卷或文件的装订

10.1 拆除案卷内文件上易锈蚀的金属物。

10.2 装订材料应选用线绳或不锈钢等不易锈蚀的材料。

10.3 用线绳装订的案卷及不装订案卷内的文件采用三孔一线

装订法，装订位置在案卷或文件左侧中部，距左端 12mm装订长 5

度160mm结头系在案卷内侧或文件背面。 附录A 产品归档文件范围

序号 基 本 范 围 保管 期限 1 计划决策阶段

1.1 调查研究 (1) 市场调查、技术调查、考祭、预测报告、调研综合报告 短期 ⑵ 技术、经济可行性研究报告 长期

1.2 决策 (1) 发展建议书、技术建议书、协议书、委 托书、合同 永久 ⑵ 专题分析报告、专题会议纪要 长期

⑶ 研制计划、方案、方案论证报告 长期

2 设计阶段 2.1 产品研究、设计计划 长期 2.2 技术经济初步评价 长期

2.3 研究试验大纲、试验报告 长期 2.4 产品设计标准 永久

2.5 技术设计说明书 长期 2.6 产品设计图样 长期

2.7 专题技术请示报告 长期 2.8 设计评审报告 长期

3 试制阶段

3.1 试制 (1) 试制计划、方案、规程、报告 永久

(2) 工乙研究报告、工乙总体方案论证 永久 (3) 试制工艺流程、工艺标准 长期 6

⑷ 试制工艺文件和工艺装备文件 长期

⑸ 工艺评审报告 长期

⑹ 试制运行记录、化验记录 长期

⑺ 试制过程纪要 长期

(8) 原材料与半成品、成品检验方法批准书 长期 (9) 理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式 长期 (10) 技术标准协议试制质量分析报告 长期 (11) 专题会议记录、纪要、决议及合理化建 议 长期 (12) 重大故障分析和排除措施报告 长期 (13) 试制总纟口报口 永久 3.2 试验 (1) 试验计划、方案、规程 永久 (2) 试验所需仪 器与设备 清单 长期

(3) 试验分项目记录 长期 (4) 试验原始数据与材料 永久 (5) 试验分析报告 长期 (6) 试验分项小结 短期

(7) 试验总结报告 永久 3.3 鉴定 (1) 鉴定申请报告及批复 永久

(2) 试制、试验鉴定大纲 永久 (3) 成套设计文件 长期 (4) 标准化审查报告 长期 (5) 可靠性试验情况报告 长期 (6) 产品质量和技术经济分析报告 短期

(7) 技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要） 永久 (8) 设计定型报告、证书 永久 (9) 试用或试运行报告 长期

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实物档案管理细则范本

实物档案管理细则范本

工作行为规范系列实物档案管理细则范例（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-77893实物档案管理细则范例Sample physical file management rules说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。

机关实物档案管理规范1范围本规范规定了市直机关在公务活动中产生的，具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交进馆的原则和方法。

本规范适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织，市政府直属工作部门所属的独立承担行政管理职能的机构参照执行，各区(市)可依此制定本区域的管理规范。

2归档2.1归档范围凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围如下:2.1.1应进馆实物档案归档范围2.1.1.1本单位获得的省部级(含)以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。

2.1.1.2本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。

2.1.1.3本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。

2.1.1.4其它有重要保存利用价值的实物。

2.1.2非进馆实物档案归档范围2.1.2.1本单位获得的(2.1.1.1.1规定范围之外)各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。

2.1.2.2本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。

2.1.2.3其它有一般保存利用价值的实物。

2.2归档要求2.2.1实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。

2.2.2归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

2.2.3归档的实物档案应保持整洁、无破损。

2.3移交接收2.3.1各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查，确保实物档案符合归档要求。

归档文件整理规则

归档文件整理规则


归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装 订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程。
件：归档文件的整理单位。
返回
归档文件
在其职能活动中形成的，“以我为主”的原则， 我产生的东西是最重要的。
办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经 完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在 发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收 到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份 通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕； 本机关的发文，经过起草、审核、缮印、盖章 等环节，文件印发后也算是办理完毕。 返回
归档文件整理规则的适用范围
没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实 体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执 行《归档文件整理规则》。
科技档案仍执行《科学技术档案案卷构成一般 要求》的规定，按“卷”整理。
会计档案、职工档案分别按《会计档案管理办
法》（财会字[1998]32号）、《企业职工档案
一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿法规等）须保留历次修改稿的， 其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 返回
正文与附件怎样确定件数？
附件是指附属于正文之后的其他文件材 料，作为正文的补充说明或参考材料， 如附带的图表、统计数字，正文批准或 发布的法规文件等等。
“件”即归档文件整理单位。 在实际工作中，不同情况如何确定件数？ 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一
件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册 等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
返回
文件正本与不同稿本怎样确定件数？
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成 的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求 意见稿、定稿等，也可能需要留存。
全 宗 卷 规 范

全 宗 卷 规 范

全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。

全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。

二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。

全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。

以便于保管和利用。

三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。

1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。

㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。

（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。

（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。

工程档案整理工作方案

工程档案整理工作方案

工程档案整理工作方案一、档案整理程序如下：1、逐件整理文件材料，剔除重份及无归档价值的文件，补充缺页，保证每卷内容的完整性。

2、按照技术文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，将归档的文件材料按《分类规则》进行合理的分类、组卷、排列并编制档号。

1)卷内文件排列。

管理性文件资料排列，批复在前请示在后，正文在前附件在后，汇总表在前原始表在后，文字材料在前图表在后，结论性材料在前依据性文件在后；科技材料按原形成规律排列。

2)工程图纸排列。

按原设计图纸排列。

3)每个案卷内的文字材料、图纸，应在每份（件）资料、图纸的右下角盖档号章。

具体方法见能源部（1991）231号文中的编制说明。

4)案卷内容排列。

案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底。

5)案卷排列。

视案卷情况，可按二级类目编制案卷流水号，也可按三级类目编制案卷流水号，但分类要尽量分到四级类目。

案卷号必须是一卷一号，不能有重号。

6)分卷。

同类材料数量较多的，可分成多个案卷，每卷要分别拟写案卷封面，填写卷内目录，备考表。

在案卷题名上注明第几分册。

编制流水案卷号，不能有重复的档号。

7)装订。

所有归档材料要拆除金属物用线装订成册或单份装订。

成册的案卷编制页号，每个案卷内凡是有文字的文件材料都编制页码，正面编在右下角，空白页不编，顺序均从“1”开始，依次编制流水号。

单份的文件材料依次编制件号。

8)档号的编制。

严格按照规定编制相应的档号。

9)保管期限的划分。

结合规定，制定符合本单位实际的保管期限表。

二、索引目录的编制工程项目的竣工档案需编制索引目录。

索引目录由编制说明、分类目录及卷内目录三部分组成，工程项目档案按如下内容编制总结。

1、工程项目概况。

包括项目的批准单位，时间、文号；项目总投资和概算；项目筹建、开工、竣工时间；项目建设、设计、施工（包分包单位）和监理单位；项目的单位工程总数，工程范围和主要工程量。

2、工程竣工档案概况。

包括项目档案整理的依据性文件、文号，项目档案的分类原则和分类包括的主要内容；项目档案的总卷数和各类档案卷数；项目档案套数以及各套档案的保存单位；项目档案档号的组成及其代字代号的说明；档案编制人员名单。