企业采购部管理制度附带表格
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采购部管理制度
一、目的：
为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正
常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经
营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。
三、职责权限
1、总经理负责采购管理制度的审批；
2、采购部负责采购管理制度的制定。
3、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由采购部负责；非经营
性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。
四、采购要求
1、在部门经理，主管的领导下，按照工作的分工对公司的生产物料进行采购。
2、必须严格按照公司采购计划进行，不可以私自更改申购物料及申购数量。如
需任何调整必须通知计划部确认。否则，所产生的费用由采购员负责。
3、接到清淅的申购计划单后，必须在两天内找到相应的3家或以上供应商（特
殊物料除外）进行询价，从中了解市场行情，并据此进行议价。并且必须强调我
司的质量要求，落实交货期，结合以往采购的历史记录，确定最终供应商，制定
采购合同，经相关领导审批签订合同。一般以传真方式签订的采购合同，必须要
求供应商签名确认并加盖公章回传。否则产生的所有后果追究采购员责任。
4、对于已审批完毕的采购合同，必须彻底跟踪，保证准确的交货期，以免影响
公司生产。如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的，必须第
一时间向上级汇报，协商最快交货期，或商议其它解决方案。并通过电话、邮件、
微信、等联系方式通知相关人员最新的材料到货时间。
5、经常进行市场调查，掌握最新市场价格行情。采购过程中要多方面寻找供货
渠道，做到货比三家，材料、质量、价格综合对比，务必做到好中求廉，节约成
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本，尽自已最大的努力，保质保量地按时完成自已的采购任务。
6、经常与使用部门进行沟通，了解所采购物料的质量情况及使用情况，随时解
决所出现的问题。
7、如果物料质量较差或以次充好的，由采购员负责换货，如果2次出现同类情
况的，必须向上级汇报。
8、所选择的供应商至少为一级代理商，最好为原生产厂家。
9、采购人员应尽量取得增值税专用发票，若无应及时与财务协调沟通需要提供
什么类型的发票。
10、务必保管好发票，入库单，申购单，送货单，如有丢失即处以50元罚款。
11、各部门主管应负责将采购回来的材料逐一登记入账，建立领用发放台账。
12、财务部应及时根据财务情况凭发票结账或挂账
13、如遇不能解决或决定不了的事项，必须及时报告上级处理，否则所造成的一
切损失由采购员负责。
14、如开发新供应商，物料送样检测必须找相应的人员签收，并做好跟踪记录。
如遇供应商因生产急用需在下班时间送货，应及时知会相关人员值班收货。否则，
追究相关采购员责任。
15、采购员必须妥善保管相关采购文件，人员离开时必须妥善安放好文件，避免
采购资料泄露及遗失（如供应商资料、报价单、技术图纸、发票资料等），否则
追究采购员责任。
16、必须诚实采购，不能弄虚作假，如发现虚报，假报票据结算等，视情况加重
处罚，严重者立即开除，并保留送司法机关刑事处理责任。
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审批： 制作人：
采购工作流程
操作流程 责任部门 流程说明 相关表单
需求部门
总经办
采购部
采购部
采购部
采购部
采购部
采购部
采购部
品质部/需求部门
生产部
（仓库）
采购部/财务部
请购单
请购单
请购单
询价记录表
报价单
采购合同
订购单
送货单
验收单
入库单
送货单/发票/
支付凭证
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XXXXX询价记录表
编号：
序号 物料名称 规格/质量标准 付款及开票方式 单位 数量 单价 合计 报价单位 报价人 联系方式
拟定
供应商
采购员： 采购部门负责人：
财务： 总经理：
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XXXXX请购单
申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号：
序号 物品名称 厂家/品牌 缓急程度 规格型号 单位 需求数量 用途 需用日期 库存 请购数量 备注
经办人： 部门负责人： （人事行政部）审核： 财务： 总经理： 库管：
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货物及服务项目验收单
采购方（公司名称）： No. 顺序号：000
供应方 合同交付日期 实际交付日期
序号 货物或服务描述 单位 数量 品牌 规格型号 单价 总价
1
2
3
总计 0.00
收货人 确认人 日期
