公文处理相关知识

一、依据文件：

（一）中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）

（二）《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）

（三）《中国兵器工业集团公司公文处理办法》（兵器办字〔2013〕321号）

二、公文及种类

公文是实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

公司可涉及的公文种类主要有：

（一）请示。适用于向上级单位请求指示或批准事项。

（二）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（三）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

（十）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

公司公文主要包括：公司党委文件、公司文件、公司会议纪要、公司部门文件、公司信函式文件、各子公司文件等。

公司公文的适用范围：

（一）公司党委文件。用于向上级党组织报送请示、报告和意见；传达贯彻党的方针政策以及上级党组织的指示精神；对重要工作作出部署和安排；印发党委制定的有关规定；通知重要事项等。

（二）公司文件。用于向上级单位报送请示、报告和意见；印发公司的规章制度；传达贯彻党和国家的方针政策，以及上级单位的指示精神，就重要工作作出部署和安排；通知重要事项；奖惩有关单位及人员等。

（三）公司会议纪要。用于印发公司党委会、总经理办公会、专题会等会议议定事项及要求。

（四）公司部门文件。用于转发上级单位文件、向上级单位报送材料。

（五）公司信函式文件。用于部门组织的会议通知，印发、转发部门职责范围事务类通知，就一般性业务事项对外商洽工作、征询意见、答复问题等。

（六）各子公司文件。用于向上级单位报送请示、报告和意见；印发本单位的规章制度；传达贯彻党和国家的方针政策，以及上级单位的指示精神，就重要工作作出部署和安排；通知重要事项；奖惩本单位有关人员等。

三、公文拟制

（一）公文起草

符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

文种正确，格式规范。

深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

公文涉及其他单位（部门）职权范围内的事项，起草单位（部门）必须征求相关单位（部门）意见，力求达成一致。单位（部门）负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。

上级单位的正式文件，可根据工作需求予以转发。其中，需要贯彻落实的，拟文单位（部门）应结合实际，提出具体要求。

转发涉密文件应标注相应密级。转发（摘发）密码或明传电报，按照中央办公厅有关规定办理。

下列文件不得转发：绝密文件、材料；上级单位领导同志未公开的内部讲话；规定限制阅读范围的文件、材料；政策、法律法规、重要措施的未定稿（讨论稿）；其他按照规定不得转发的文件、材料。

涉及重大事项（包括规章制度、重要业务流程）的公文，在送签之前应当按规定履行相关审批程序，未履行审批程序或审批未通过的，不得直接办理发文送签手续。

（二）准备工作

了解有关背景。要认真调查研究，充分占有资料，按照实事求是、切题、典型的原则，选用材料。

学习相关政策。要认真学习和研究有关政策规定，做到合法合规、依法合理。

把握领导意图。准确、全面领会领导意图，主动争取领导对公文起草工作的指导。

确定行文方式。根据职权范围和隶属关系，正确选择行文方向、发文形式和文种。

设计文稿框架。根据行文目的，提炼主旨，编写提纲，安排结构，力求主旨正确、鲜明，层次清楚，思路清晰。

（三）公文的语言要求

叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么。

表述明确

即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。

表意准确

根据不同的语言环境，正确使用精确词语（如“同意”、“不同意”、“不得”等）

不使用模糊词语（如“近期”、“大多数”、“可能”等），使表述恰当准确。

语言平实

即说明要浅显，议论要精当；要言之有物、言之有理、通俗易懂；应不矫饰、不打官腔，力戒说假话、说大话、说空话。在表达上，应多用叙述、说明等方式，多用论述性语言和朴实、平和的语言；一般不采用描写或抒情，少量使用议论，不用论辩性语言。

用语得体

即按行文关系掌握好分寸。如上行文，语气要委婉，措词要平和，恰当使用敬语、谦语；平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言；下行文，应要求明确，语气坚决。

用词庄重 即语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书面语和公文专用语，恰当使用某些文言词语，不使用略语、冷僻字和方言土语，尽量少用专业性太强的术语和名词，慎用外文缩写名称和术语，一般不用文言句式等。

公文结构，是指对公文所阐述、记述、说明的内容先后顺序和层次关系进行谋划与安排。公文的结构，应从主旨服务入手，力求做到思路清晰，纲目清楚，合乎逻辑，结构严谨，详略得当。

（四）公文结构的安排

公文结构的安排，要准确反映公务活动的内在联系和客观规律，做到有序、连贯、周密。如公文内容，可按时间的推移、事物的发展演变过程阐述；也可按事物的层次递进关系阐述，即可由总到分、由远到近、由局部到整体、由特殊到一般、由原因到结果等；还可按解决问题的步骤顺序等来安排。这样可使全篇思路畅通、前后衔接、语意连贯、浑然一体。

安排公文结构应当考虑为主旨表达服务。主旨是公文的核心，公文的一切要素都要为表达主旨服务。如整体结构是采用递进式还是并列式，怎样划分段落层次，要看怎样对充分、清晰地表达主旨最为有利；如何选取材料，文字表述详略等，要看主旨表达的需要，主旨明了的一般可简略地写，主旨复杂的就要详细地写。

安排公文结构应当适合公文文种要求。各文种的使用均有各自的要求和特点，其结构也不尽相同。选择结构，要适应不同文种的特点。如“通知”，其内容可设计为“根据什么（或为了什么）”、“做什么事”和“怎样做”等；如“报告”，其内容可设计为“根据什么”、“做了什么”、“做得怎样”和“有什么经验和教训”等。

（五）公文标题的拟制

公文标题由发文单位名称、事由和文种组成。标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向阅读者传达公文的基本内容。其中，发文单位名称可视情况加以省略，但事由和文种是必备要素。

公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的，并正确选用文种。

（六）公文标题的标点符号

公文标题中一般不使用标点符号。公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号，如：×××关于开展“质量月”活动的通知；

公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号，如：关于印发《 ××××××制度（试行）》的通知；

公文标题中出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号，如：关于印发《 ××××××管理规定》的通知；

公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号，如：《关于×××、×××职务任免的通知》、《×××部、××××部关于×××××的通知》。

（七）主送单位的确定

主送单位是指公文的主要受理单位。确定主送单位应注意准确、规范、有序。

准确是指公文的主送单位，特别是上行文的主送单位一定是具有该公文受理权限的单位，若涉及若干单位职能的事项，公文的主送单位应是主办单位，其他单位可采取抄送形式。

规范是指主送单位要写全称、规范简称或统称。主送单位较少时，应将单位列全，写全称或规范简称；主送单位较多时，应写规范统称或简称，若写“有关单位”，则应将有关单位名称逐一列明，另附名单一并存档。

有序是指公文的主送单位超过一个时，一般应按主要执行单位在前并兼顾编制序列和管理层级的原则排列。对普发的下行文，受文单位应有固定的顺序，此顺序一经确定，就应相对固定，不能随意变更。有关主送单位之间要用顿号或逗号分清层次，一般不同层级公文（不同性质类的单位）之间用逗号，同一层级（同一性质类的单位）之间用顿号。如：“各省、自治区、直辖市国资委，各中央企业”。

（八）抄送单位的确定

抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓的其他单位。

应作为抄送单位的情况：除主送单位外，公文涉及内容需要执行或知晓的其他单位；特殊情况下的越级请示，应抄送被越过的上级单位；受双重领导的单位向上级单位的行文，应写明主送和抄送单位；上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应抄送另一上级单位；会签文应抄送有关会签单位。

不应作为抄送单位的情况：呈报上级单位的请示件，不抄送下级单位；联合发文时，联合发文的单位不作为抄送单位。

确定抄送单位时，应与发文单位的级别相对应。

（九）公文中引用有关材料的注意事项

拟写公文中，有时需引用有关材料（领导批示、领导讲话、公文、法律法规条文等），应注意以下几点：

完整。即要保持所引内容的完整性，切忌断章取义。引用某一公文时，要写明标题和发文字号，二者缺一不可，但当同一公文被再次引用时，可省略发文字号只引用标题或省略标题只引用发文字号。引用法律法规条文若涉及到有关条款说明时，要将其“条”、“款”、“项”引全，不要漏引。

准确。即必须保证引用材料的准确无误。直接引用时，一般将所需内容如实抄录，并用引号加以标注。间接引用时，必须忠实原文，不得改变原意。需注意的是，领导同志未公开的讲话和批示，不得直接引用。

得体。即引用材料一定要结合上下文内容进行，使之衔接顺畅，切忌牵强附会；引用内容要适度，能说明问题即可。

有序。即引用有关材料时，要按照一定的顺序。如引用公文，应按照发文时间、发文单位、标题、发文字号的顺序；引用法律法规，一般应按照法律法规名称、章、节、条、款、项的顺序；引用出版物，一般可按照卷次、版次、页数的顺序。

四、分类并举例说明：

（一）请示的一般写法

请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。

请示缘由。即写明事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位的重视。

请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见。情况复杂的还可提出几种方案，分别说明理由，供上级单位抉择。需注意的是，请求事项一定要明确，以便上级单位作出准确的判断和答复。

结束语。常用“妥否，请示”、“以上当否（妥否），请审批（批复）”或“特此请示，请批复”等作结束语。

1. 请求批准的请示模版