会务须知

会务须知一、会议策划会场预约我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况做出最完美的会议策划；将根据会议性质选择会议举办场地；也可根据对周边环境的要求，确定具体举办地点；可根据会议的具体情况，确定会议是否需要划分分会场，选择分会场的地点并提前预约。

负责会场的布局，设备安装调试将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；也将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

印刷材料的设计制作将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案并选择指定专门的厂家生产以及印刷；将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。

参会者的接送将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.参会者的餐饮- 1 -将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐点。

参会者业余时间的安排将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式；可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行；将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。

二、如何接待会议（一）会前准备工作1、组织会务班子，明确工作职责。

大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。

包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。

如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置。

会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。

- 2 -（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放适量花卉。

7、后勤服务工作。

大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、颁奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

（二）会务组织与服务工作1、会务人员提前2小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、做好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5、维持好会场秩序。

会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机及BP机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议记录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预定车、船、机票等。

（三）会议善后工作1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。

根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

- 3 -三、如何制定完善的会议计划明确职责任务会议有多种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。

因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出众多的工作计划。

制订完善的会议计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制订预算制定可行预算或按既定预算安排有关工作，确定各项工作的时间安排。

（1）交通费用1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通；2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

3、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

（2）会议室费用1、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

- 4 -2、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

在租赁时应对设备的各类功效参数做出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

3、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

4、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

（3）住宿费用住宿费用里面有些价格是完全价格，而有的是需要另外加收政府税金的。

对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。

应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范- 5 -围。

（4）餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

（5）旅游费用通常在会议结束以后，主办方会安排与会代表参加当地特色的旅游活动；一般可以找一些旅行社来安排会议旅游，费用由旅行社根据会议人数和天数报价。

（6）设备视听费用除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。

如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算；设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理；音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。

（7）宴请及演出费用通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。

在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

（8）预计外支出指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括各类文秘、礼仪、司仪、勤杂、临时采购、临时司乘、向导打印、临时运输及装卸、纪念品、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译、临时商务用车、汇兑、会议过程中的点心、水果及调制色酒等等。

这些- 6 -服务通常是临时或者按时提供的，这些费用的预算很难计划，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。

如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。

代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

完成计划（预计召开会议的日期；会议预计召开几天；打算在什么地方召开会议；会议形式或程序是什么；需要多大的场地；将有多少人到会；会议预算是多少；打算选用什么级别的酒店和设施；打算选用最高级的房间标准是什么；谁来制作会议邀请函；会议是否需要向与会者打印相关资料和会议礼品；会议的发言人有哪些；会议需要什么样的视听设备；需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；与会者是否可以携带家属；如何为与会者安排一些特别活动；如何为与会者及其家属安排一些特别活动；会议的整体流程安排；会后旅游安排；会议代表的返程等等）。

报批计划（在完成会议整体计划以后，提交上级主管部门审批，等待通过时候同时运作会议相关事宜，这样在会议计划通过以后马上就可以投入运作）。

四、会议组织基本技巧会议是企业部门、员工之间必不可少的沟通形式。

参加会议的第一个原则就是认真从头到尾地认真。

此外，对新进员工来说，还要注意下面一些容易忽视的环节。

会前准备- 7 -1. 开会前要充分理解议题。

2. 在会议前充分准备好开会所需要的资料。

3. 事先思考要表达的意见。

4. 准时参加会议。

会议进行中1. 注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表观点时打断。

2. 积极参与发言。

3. 注意力发言不脱离主题，对事不对人。

导出结论1. 尽心尽力地协助会议主持导出结论。

2. 能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见。

3. 能坚持找出最好方案的态度，导出结论。

六、举办会议需明确的十五个要素对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西，同时又能关注到与会者一些意想不到的情况，比如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等。

此外，还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢？作为一个专业的会议管理公司，我们提出以下一些建议供您参考。

（一）确立明确的目标对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一- 8 -个明确的目的。

通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。

（二）完善信息的采集与分析信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。

(三)追求不断的创新每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。

(四)制定周密的计划制订会务时间进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为装饰。

(五) 实施严格的现场管理在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。

此外，现场负责人需要有随机应变的能力。

(六)结束与细致的总结成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈。

在会议结束后总结一下你提供了多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。

（七）争取优秀，而不是完美无论会议大小与否，再好的会议计划都不可能达到完美，最重要的事情是建议、设计和修正。

- 9 -（八）了解会议涉及的行业为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。