中高端会议完整接待流程.

会议完整接待流程 一、会议坐席安排图解 一．会议主席台座次安排： 1. 领导人数为单数：

2. 领导人数为双数： 二．宴请座次安排： A：中餐：主陪面对门 B：西餐 三．照相： （次序排列等同与主席台排列方式）

四.沙发室小型会议／商务接洽：

五．长条桌会议／商务接洽： １．Ａ为上级领导； ２．主办方在进大门的左边，承办方在进大门的右边．

六．小车座位的安排：

二. 会前： 住宿饭店、会议场所。并制定完备的会议预案书 会务接待组织架构图

司机 ３号／４号

３号 １号 ２号

会务接待组 （共计2人） 1 会议场所岗位职责 1.1 做好会议场所的日常清洁工作。 1.2 了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。 1.3 按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。 1.4 服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。 1.5 做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。 2 贵宾接待厅岗位职责 2.1 负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。 2.2 按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。 2.3 了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。 2.4 在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。

会务接待 （1人） 成本核算（兼） 餐饮服务员 （1人）

大堂迎宾（兼）

会务服务（兼） 物料统计（兼） 设备管理（兼） 2.5 加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。 2.6 严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。

3 会议场所岗位职责 3.1 做好会议场所的日常清洁工作。 3.2 了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。 3.3 按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。 3.4 服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。 3.5 做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。

4 贵宾接待厅岗位职责 4.1 负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。 4.2 按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。 4.3 了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。 4.4 在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。 4.5 加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。 4.6 严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。

1 制订目的 规范@@@@@@接待管理，发挥@@@@@@的总体功效。

2 适用范围 适用于@@@@@@的会务接待工作。

3 责任归属 3.1 人事行政部、物业管理处是本规程的归口管理部门。 3.2 人事行政部：负责@@@@@@接待管理的牵头、组织和协调。其中：会务接待主要职责如下： 3.2.1 接受预约、设施准备、迎送访客、准备茶饮、通知员工、收发来宾卡、预定出租车以及为访客提供收发传真、信息咨询和其他为访客提供方便的相关服务。 3.2.2 管理接待设施，保证设施时刻处于正常备用状态，环境时刻处于整洁状态，包括：会议室、茶水间、卫生间及其附属设施等。 3.3 总经理秘书：负责联络和协调总经理、副总经理的访客，为会务接待提供支持和协同。 3.4 物业管理处：负责秩序维护、车辆停靠、卫生保洁，并为会务接待提供支持和协同。

4 接待流程 4.1 访客包括客户、合作伙伴、政府官员、供应商及其他相关人员。惠生科技园原则上不接受无关人员的参观考察。 4.2 访客接待应严格限于办公楼一楼接待区域，未经特别许可，任何来访者不得进入员工办公区域。该特别许可，除设施维修人员由人事行政部批准外，应来自于副总经理或总经理，经批准的访客应按指定通道通行，并只能在许可的限定区域内活动。 4.3 接待流程： 4.3.1 计划和预约 良好的计划是接待工作的前提保证，全体员工在商业接待中应提前预约。为提高工作效率，预约可通过书面、邮件、电话或口头告之的方式进行，会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、访客类别、需用设施等。 4.3.2 接待准备 会务接待负责根据预约需求，安排会议室和准备相关设施，如会议室布置以及准备投影仪、视频设备、白板、纸笔等。电子设施由人事行政部IT工程师负责为会务接待提供支持。 4.3.3 迎接和联络 访客抵达时，由会务接待负责迎接，并引领至指定区域，同时及时通知被访人。 4.3.4 商务性招待 会务接待负责根据访客类别，安排茶水、饮料、水果、点心等，并注意适时补充，包括必要时在会议休息间隙简单迅速地清理会议室，但前提条件是访客不受任何打扰。 4.3.5 访客送行 根据访客类别不同，必要时会务接待应陪同访客至出口处并礼貌道别。 4.3.6 接待区域清理 访客离去后，会务接待负责及时安排现场清理和设施归位，使相关区域和设施立即恢复备用状态。

4.4 订餐流程 4.4.1 计划和预约 访客就餐须由对口接待部门提前预约，便于餐厅准备，一般应于就餐当日上午10:00前完成，重要客人应尽可能提前一天预约。任何预约均应经总经理、副总经理或部门经理批准。 4.4.2 登记与准备

会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、标准、特殊要求等，并通知餐厅准备。 4.4.3 就餐 访客就餐须由负责接待的员工陪同，否则餐厅有权拒绝供餐。

4.5 临时访客接待 4.5.1 会务接待负责礼貌询问访客的事由和被访人，并安排访客在指定区域等待。 4.5.2 会务接待及时通知被访者，并根据被访者的回复安排或婉言回绝访客。

4.6 公司重大活动期间宾客来访由人事行政部负责牵头提前准备和安排。 4.7 接待区域应时刻保持安静，严禁大声喧哗。 4.8 访客接待期间，如无重大事项，一般不得安排找人和找人接电话，必要时可由会务接待负责记录和转达。 4.9 惠生科技园活动中心在业余时间对员工及其亲属开放，由物业管理处负责维持秩序和管理，并进行人员登记。 5 接待规范 5.1 接待/秘书 基本礼仪 5.1.1 访客进入大厅，主动上前礼貌询问，确定是预约客人，应主动表明："您是与××预约的××先生/小姐吗？欢迎您的到来，请走这边。" 5.1.2 为访客引位时，应主动拉扶会议室门把手，请访客入座，然后轻声询问茶饮需求进行准备，并请访客稍候。 5.1.3 倒茶时八分满，用托盘端茶杯，送茶点时先宾后主，递茶时手握杯柄或杯肚，不可握杯口，将茶杯轻放至访客的右边，茶柄调整于访客的45度位置，并说："先生/小姐，请用茶（咖啡）。"上茶结束后，礼貌退出，并视情况在门外适当等待2-5分钟，防有特别需要。 5.1.4 仪表举止端庄、得体、热情、大方，提供接待服务时保持"三轻"（走路轻、讲话轻、操作轻）。 5.1.5 送客时，应陪同被访者送访客至车前或门口道别，并目送访客离去（视访客类别而定）。 5.1.6 确保到公司的每一位访客都得到应有的礼遇。 5.2 保安人员 基本礼仪 5.2.1 时刻保持仪容仪表整洁、规范，有礼貌地迎送进出科技园之访客。 5.2.2 对于来园区之无关人员，应婉言劝离，保证正常秩序不受打扰。 5.2.3 以标准手式引领来访车辆进出和停靠。

6 备用资源 会务接待应事先准备交通图、车船航班信息、雨伞、常用药品等物资，以备不时之需。

1 制定目的 规范会务、接待活动的组织与开展，满足业主的需求。

2 适用范围 适用于各类会务、接待工作的组织与开展。

3 责任归属 3.1 管理处是会务、活动工作的归口管理部门。 3.2 各部门提供协助。 4 流程图

接受任务 工作布置 明确会议或活动的人数、层次，确定活动的日期、

时间及活动形式，了解其他特殊要求

包括人员配置与分工；场地布置方式；照明、空调、电梯等供应要求；环境装饰；安全保卫；所需物品品种与数量等。 5 操作要求 5.1 接受任务 5.1.1 管理处接受任务，明确会议或活动的人数、标准，确定活动的日期、时间及活动形式，了解其他特殊要求。

5.2 拟定详细的方案 5.2.1 管理处根据所接受任务的具体要求，布置工作内容（包括人员配置与分工；场地布置方式；照明、空调、电梯等供应要求；环境装饰；安全保卫；所需物品品种与数量等）。

5.3 准备物品、布置场所 5.3.1 各相关部门根据所分配任务，做好相应准备。 5.3.2 会务接待按要求场所布置，会议或活动所需用品的准备，与业主的有关联络等。 5.3.3 环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施的安排。 5.3.4 设备管理部负责设施保障，保证照明、音响、空调、供水、电梯等正常运作，协助挂放会标、横幅等。 5.3.5 安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、认可，确保安全；并协助场地布置。

5.4 准备工作的总体验收

准备物品、布置场所 准备工作的总体验收 活动过程的实施 清场工作 管理处会务接待按要求布置场地，准备会议或活动所需用品，与客户的有关联络等。 环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施及用品的安排。 设备管理部负责设施保障，保障照明、音响、空调、供水、电梯等，协助挂放会标、横幅等。 安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、