供应商管理办法最新版本
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版本号:A/0 文件编号:GLWJ-F9-02-1611
供应商管理办法
(试行)
编制人:
审核人:
批准人:
2016年11月2日发布
为进一步规范河公司(以下简称公司)工程、物资、服务供应商的管理,强化供应商准入、评价,完善供应商评价体系,维护公司合法权益,依据公司《招投标管理办法(试行)》《非招标形式采购管理办法(试行)》和其他相关法律法规,结合公司实际,特制定本办法。
2 适用范围
本办法适用于公司、公司全资及控股子公司和有实际控制权的公司范围内所有的工程、物资和服务采购业务供应商的全过程闭环管理。
3 术语及定义
3.1 供应商:指向公司提供商品或相应服务的企业,包括制造商、代理商和施工方;
3.2 代理商:指制造生产企业授权的在一定区域销售其部分产品或服务的供应商;
3.3 合格供应商:是指社会上具备资质及履约能力,通过一定程序评价,并经各级管理部门审批合格进入公司,可向公司提供符合质量、技术要求的产品和服务的供应商;
3.4 潜在供应商:是指有能力向公司提供符合技术规范要求的货物、工程或服务,但不在公司供应商库内的投标供应商。
公司运营改善部为公司供应商管理的综合管理部门,下设招投标管理办公室(以下简称招标办),负责供应商的日常管理工作。
4.1 运营改善部职责
4.1.1 制(修)订供应商管理相关制度;
4.1.2 收录公司供应商信息;
4.1.3 建立公司供应商信息库,并对在库供应商进行动态管理;
4.1.4 负责供应商档案管理;
4.1.5 组织对供应商的月度和年度评价;
4.1.6 负责处理供应商的质疑和投诉;
4.1.7 供应商管理相关的其它业务。
4.2 采购主责部门职责
4.2.1 贯彻落实公司《供应商管理办法(试行)》;
4.2.2 供应商入库推荐和资质审核;
4.2.3 负责在库供应商的考评和日常监督;
4.2.4 协助招标办收录供应商信息。
4.3 采购需求单位职责
4.3.1 向采购主责部门推荐供应商;
4.3.2 参与对供应商履约情况的评价,并提出建议。
4.4 其他相关部门职责
4.4.1 审计处:审计过程中发现有违反《供应商管理办法(试行)》的情况,及时反馈给公司招标办。
4.4.2 法律事务部:负责收集与公司产生重大经济纠纷且进行恶意诉讼的供应商信息,通报涉案单位,并及时反馈给公司招标办。
5 管理内容及要求
5.1 管理原则
坚持荐优用优、准入审批、动态维护、资源共享,公平、公正、公开,制造商为主的原则。
5.2 供应商评级
5.2.1 评级原则:根据供应商企业情况、质量情况、合同履行情况、服务情况等,依据各部门对供应商的入库评分,对供应商进行分级(附件1);并结合年度评价结果对供应商实行动态管理;
5.2.2 各主责部门制定详细的供应商入库评分标准,报招标办审核后执行。
5.3 供应商库建立与维护
对供应商实行入库管理制度,采购活动优先从供应商库中选择入围供应商。
5.3.1 供应商入库应符合以下基本条件
5.3.1.1 资质符合要求;
5.3.1.2 遵守国家法律法规,在以往与公司各单位业务往来中没有违规违约记录;
5.3.1.3 具有满足履行合同要求的生产经营场所、设施、设备以及相关资质;
5.3.1.4 财务核算规范,具有良好的资金实力和财务状况;
5.3.1.5 特殊行业和特种设备具有相关部门核发的资格证书;
5.3.1.6 代理商的要求
a. 国内制造商所授权区域级别为地市及以上级别的代理(针对公司或集团范围的授权视为代理商);
b. 进口品牌国外公司授权的代理商;
c. 授权期限起始时间及授权内容应明确,有授权人签字(国内代理商需加盖授权单位行政章)。
5.3.2 供应商入库流程(附件8)
5.3.2.1 推荐