信息网络技术在机关档案管理中的应用

162022年 第02期兰台内外数字档案创新研究一、事业单位实现档案数字化管理的必然性1.社会发展的需求在正常情况下事业单位自身的数字化建设能力越来越高，那么事业单位在社会中的职责水平也会越来越高，事业单位的经济效益也会随着职责水平的增长而提升，从而促进了我国现如今的社会经济发展，改善国民的生活质量。

因此，快速建立事业单位的档案数字化发展是十分重要的。

建立事业单位的档案数字化管理工作，有利于提升事业单位档案数字化管理质量，能为人们提供更为优质的服务，还能减轻事业单位档案工作管理人员的工作压力，提升档案的完善性。

2.提升档案运行的效率现如今我国形势已经出现了新的发展，在此背景下事业单位对档案管理工作全面实施数字化管理，能够提高事业单位档案的管理效率。

通过实施档案数字化管理，能够将纸质档案管理中出现的问题进行优化与解决。

将档案数字化管理体系进行优化，能够提升事业单位档案管理工作效率，优化档案配置以及建设策略，改善档案的信息。

将数字化管理模式运用到事业单位的档案管理工作当中，能够增强档案管理效率，减少档案管理的输出，改善档案的运行系统，使事业单位与上级单位、社会组织以及服务对象之间能够保持良好的档案信息联系，从而满足各个机关与公众对档案使用的各种要求，在降低档案管理人员工作压力的同时提升档案管理质量。

3.符合档案的使用需求档案数字化管理是指在对档案进行管理时，借助信息技术来对档案进行全方位管理。

数字化档案管理是涉及多个方面的，其中包括个性化、智能化、信息化应用大数据以及云计算平台来进行综合的档案数据处理，从而满足事业单位对档案管理的全部要求。

现如今随着事业单位的发展，档案管理工作已经从传统的保管方式转变为开放式管理。

因此，利用数字化技术来完善事业单位的档案管理体系，能够更好地利用档案管理优势，从而提升事业单位的档案管理工作。

二、事业单位实现档案数字化管理的现状1.采用的档案管理设备较为落后如今，档案数字化管理已经是事业单位档案管理工作的关键点。

主 要 标志 之 一 。
档 案计 算 机 管 理 前 处 理 技术 档 案 计 算 机 管 理 前 处 理 技 术 是 档 案 计 算机管理 工作的一项 十分重 要的基础 工作 ，
一
、
开放 档案 的 目录和 内容，提供 各种服务 项 目 和 方 式 ，进 行 档 案 知 识 培 训 等 。 二 、可 以 突 破 区域 限制 ，实现档 案异地远程 提供利用 。 三 、 档 案 数 据 经 过 标 准 化 处 理 ， 通 过 制 作 网 站等 方式 ，直接 在 网上发 布 ，实现 档案信息 资源 的共亨 。四、直接提 供利用 服务 ，可 以 节省 人力和物 力，而 且网上查找 档案信息快 捷 方 便 ，有 利 于 提 高 利 用 工作 效 率 。 五 、计算机技 术的应 用对档案 管理的影
能。
下 ，档 案 计 算 机 管 理 的 前 处 理 技 术 就 是 指 档 案 的 著录 标 １ 。 档案 著录标 引是档案计 算机管 理工作 的 第 一 步 ， 只 有 经 过 著 录 标 引 ，才 能 使 档 案 信 息 存 储 到 计 算 机 管 理 系 统 中 去 ， 并 进 行 各 种 处 理 。档 案 著 录 标 引 的 质 量 与 档 案 计 算 机 管 理 系 统 密 切 相 关 ， 在 档 案 计 算 机 管 理 系 统 中
夏
！ 旦
基 ￡
江苏无锡 ）
矗
档案 管理的现代计算机技术的应用
文 ◎ 陈敏 莉 （ 苏 省特 种 设 备安 全 监 督 检 验 研 究 院 无锡 分 院 江
加 快 档 案 管 理 现 代 化 建 设 ， 实 现 档 案 工 作 各 个 环 节 的 计 算 机 化 ， 是 实现 档 案 工 作 现 系 统 设 计 方 案 。 五 是 根 据 系 统 设 计 方 案 ， 为 每 一 个 模 块 用 选 定 的计 算 机 程 序 设 计 语 言 编 写 计 算 机 源 程 序 及 进 行 程 序 测 试 的 过 程 。 六 是进 行 系统 维 护 。 对 档 案 信 息 和 档 案 实 体 实 行 辅 助 管 理 的 档 案 管 理 软 件 具 备 的基 本 功 能 ： 一 、档 案 数 据 库 的 建 立 ， 按 设 计 要 求 ， 具 备 对 各 类 档 案 目 录 或 原 文 件 信 息 进 行 输 入 、 存 贮 、 修 改 、 删 除等 功 能 。 二 、 档 案 自动 化 整 理 、 编 目。 根 据 基 本 要 求 ， 具 备 对 有 关 数 据 类 目 设 计 、 数 据 统 计 等 基 本 功 能 ， 或 能 根 据 用 户 要 求 增 设 项 目及 分 类 号 的 自动 标 引功 能 。三 、 档案检 索查询 。根据 查询要求 设置 责任者 、

广泛 应用。 路 桥建设工程档案是路桥建设的重要组成部分 ， 因此 ， 管理好建设工程档案是摆 在建设 单位 面前的首要之急 。 本文针对 目 前路桥 档 案 管理存在 问题提 出相 关的建议 【 关键词 】 信 息技术； 路桥 档案； 管理； 应用
０ ． 前 言 重视加强路桥工程档案管理对 于服务和保障交通事业 的发展具有 十分重要 的意义 ， 路桥工程档案是指公路 、 铁路、 桥梁在规划 、 建设及其 管理 活动 中所形成 的对 国家和社 会具有 保存 意义的文字 、 图纸 、 图表、 声像等形式 和载体的文件材料。 作 为人类文明的载体 、 建设项 目 全过程 的原始 ． 是宝贵的信息 资源和丰富的知识宝库 ． 为现代化建设提供一种 潜在生产力 。 人们通过对它的管理、 政变 、 开发 和利用 ， 最终转化为直接 的生产力 ． 推动了现代化路桥建设 的发展 ， 为社会创 造更多 的财富
ห้องสมุดไป่ตู้
位档案 的状况进行摸底排查时 ， 就要对原有档案的类型 、 载体 、 形态 、 实 物、 数量 、 状态等基本资料要点做 到真实 、 准确的摸底 ； 要根据对传统档 案资料的实际情况来进行合适信息技术手段的选择 ． 比如扫描仪 、 摄影
１ ． 路桥建设 工程档案
路桥建设工程档案是指在整个路桥建设过程 中形成 的全部有保存 价值 的信息总称 ． 真实地记录了路桥建设的历史 ． 同时为路桥 的建设实 践所服务 ． 凝聚 了所有建设者智慧和独到的见解 ． 真实的反 映了在路桥 建设 的状况。另外 ， 路桥工程档案是一个整体工程建设 的缩影。它具有 投资大 、 周期长 、 环节多、 参建单位多的行业特点 。 构成建设项 目 相关档 清晰 ， 便于阅读 。第二 ． 在档案管理工作 案 的文件材料 ．不仅是工程建设 的真实记录 ． 而且是全面鉴定工程质 打 印的档案资料字迹整齐 、 量， 为查 明事故原因 、 追究事故责任 的提供重要依据 。档案材料是管理 中， 可 以充分利用电脑技术打印卷皮 ， 这样不 仅体现了办公 自动化 ． 而 这就使得我们能够根据卷皮 的大小及 固有的 状况 的测量器 ． 工 程建设 的明镜 ． 可以反 映出工程质量 的好坏 ． 及 时回 且还实现 了无纸化办公 依靠卷皮题 日内容 、 保 管期 限 、 起止年月 、 件数 收档案资料， 加强档案管理 ． 为工程建设管理提供必要的工程决策信息 格式来设计 打印格 式 ， 及案卷号等要点 所在卷皮 的位 置 ． 来进行合理 的调整 ． 使打 印的内容 ２ ． 现阶段路桥建设工程档 案管理存在 的问题 正好处在合 理的位 置 ． 卷皮上 没有手写字为整个案卷带来了方便 ２ ． １ 施工项 目档案管理意识薄弱 ３ ＿ ３ 关 注动态 ． 加强档案信息反馈 有些施工单位 由于不够重视， 主管部 门监管力度 不足， 企业工程 中 及时的信息有利于对增强管理人员路桥工程档案意识 ． 充分利用媒 标或接到任务后， 因施工工期紧 、 任务重， 只重施工 船 档 案’ 从而忽视 了 例如报刊、 广播 、 电视等各种宣传渠道实 时将工程档案的有关重要信 施工原 始资料平 时及 时的收集 ， 等到工程 完工后 急需结 算 、 档案 竣工 体 ， 建立网络信息化共享平 台． 借助法律的手段 ． 明确路桥建设 验收时， 施工单位 才不得不投 人大量 的人力 、 物力 突击补施工 资料 致 息传播出去 ． 单位的职责 ． 利用人员与完善系统 的结合 ， 实现网络信息化平 台的交流 ． 使项 目档案资料质量较差 及时沟通信息 路桥工程建设 日 新月异． 其工程档案信息化管理的建设 ２ － ２ 项 目档案 人员业 务水平 不能满 足工程 管理 的需要 城市发展的模式相适应 深入实际 ． 了解工程状况和 在 工程施工 中． 反映施工 过程 的各种表格 ． 如： 施 工现场 检查检 测 也必须 同当地经济、 记 录表 、 质量检验评定用 表 、 质量检验试 验记录表 、 竣工（ 交 工） 验 收用 最新动态 ． 及时里有信息化手段将相关 的信息从基层反馈到管理层 ． 提 不断地提高路桥管理人员对档案的管理能力 表、 工程结算 表等的记 录， 以及竣工 图 、 文件 资料 的整理 、 分 类组卷 归 炼到相应的规范管理 中． ３ ． ４ 充分利用 信息化 ． 推 动档案工作 的持续发展 档， 需 要既要懂路 桥施工 又要 懂档案 专业知识 、 熟悉 档案法 规的技术 有针对 性地应用先进 的信息技术对不 同阶段形成 的不 同载体 、 不 人员来承担 但许多施工单位聘用 的现场资料管理员 业务素质低． 责 就要充分研究路桥建设档案在不 同阶段 的 任心不 强． 在收集 过程 中出现 资料原件 不齐全， 更 没有 现场作记 录。 过 同类 别数据进行科学 管理 ． 实现档案信息 的规范管理 、 自由交换 、 有效共享就要组 后随意编造 ． 使 资料失真的情况 这些 都无法满足路桥工程档案 管理 信息 管理特点 ； 织研究 和推广统一 的档案 信息管理 系统 ； 适应档案信息 化 、 科学化 发 工作的需要 直接影响了项 目档案的质量 展 的需要 ．就要不断提高路桥建设档案管理人员的信息化技术水平 ． ２ － ３ 施 工项 目档案组织管理不符合质量要求 很 多施工企业项 目 档 案管理制度不够完善或 不落实． 虽然建 立 了 以使本单位 的档案信息 化与办公 自动化同步发展有效地 实现数据 的 实现档案数据 的有效利用共 享 ． 将传统形成 的不同载体 档案质量 管理 体系及 配套的规章制度， 但 在实际工作 中 只顾抓工 程质 链接与整合 ． 就要建立起规范化 、 可共享的路桥建设档案基础数据库 量、 进度 、 工期 ， 忽 视了档案规章制度 的实施 。有些施工单位没有 实行 档案数字化 ． 集 中统一管 理． 保管不 妥善， 造成档 案不完 整 甚 至出现档案 散失 的现 ４ ． 结束 语 象． 因而使 档案质 量很难 有保障。 随着现在路桥工程的发展 ． 路桥建设工 程档案管理在当前大规模 ２ ． ４施工 文件材料编制 、 归档不规 范 的路桥工程建设中的作用越来越 大 ． 人们把 它最为路桥建设的一重要 施工单位 在文件材 料编制过程 中， 没有按 照要求形成 、 积累． 存 在 部分 ． 抓好这一 方面的工作 ． 就要求管理人员 不仅仅在传统 的档 案管 资料 、 图纸 不清 晰 、 内容不 准确 、 格 式不 规范 ； 资料 有遗漏 、 收 集不及 理方面得到很好地 继承 ． 更要求他们在现代化信息技术方 面不断开拓 时、 文件签字手续不完备等 问题 。而归档 时， 出现文件材料分类 、 组卷 、 创新 ． 灵活 的运用 各种方式 ． 结 合相关 的制度 和法律不断地在路桥 工 ｄ ∞ 排列顺 序不规范： 归档程序不规 范 如施工 单位 没有按标 段和专 业． 系 程 档案管 理上开 辟新境界。 鳝 统、 配套地移交竣工文件材料。这样谴 成归档资料不 齐全 、 不准确。 归 档 无序 、 不 及时。 【 参考 文献】

文献标识码 Ｂ
中图分类号 Ｔ ３７ １ Ｐ １．
档案作 为一种 重要的 信息资源 ， 在社会 信用技术发展的要求 ， 提高档案信息现代化管理水平 ， 计 算 机网络技术作为一 种新兴 的技术手段 ， 在档案 信息 管理 中得 到广泛的应用 。
理 与 档 案 管理 是 相 脱 节 的 ， 件 在 处 理 完 毕 才 能 进 行 文
学术研究动 向、 学术交流活动情况 、 国际档案界 的最 新 发 展 方 向 ， 展 一 些 学 术 讨 论 ， 现 档 案 界 之 间 的 工 开 实 作、 学术交流 ， 促进 我国档案事业快 速发展。 ２ 应用计 算机网络技术管理档 案的方法与途径
维普资讯
１２ ６
互瞧ｊ ｉ ； 甜技
２ ８ 第２ ０年 期 ０
浅 谈 计 算 机 网 络 技 术 在 档 案 管 理 中 的 应 用
张 平
（ 煤炭工业济南设 计研 究院有限公司， 山东 济南 ２０３ ） ５０ １
关键词 计算机
网 络
档案管理
门、 跨地区的大规模计算机网络 ， 它不仅 可以使卒行业
各 级 各类 档 案 部 门联 网 ， 且 可 以 与 有 关 行 业 的 档 案 而
部门联网 ， 并使档案 信息 与 图书情 报资料等 信息一起
立卷归档 ， 以各种载体移交 档案部 门 ， 需要一个 比较长 的工作周期。计算 机网络技 术 的应用 ， 文件材 料在 计
ｌ 应用计算机网络技术管理 档案的成效与特点
同的用户服务 ， 档案工作 由被动服 务转变为主动 服 使 务， 从高墙大 院内走 向了社 会。用户可 以利 用 网络 随 时查询到所需要的档案信息 ， 还可 以下载打印 ， 方便 快 捷， 这不仅极大地方便了用户 ， 也极大地提高 了档 案信