邮件收发管理制度
一、 目的
为了规范公司的邮件收发管理工作，确保本厂邮件的准确、及时收发，特制订本制度。
二、 范围
本厂内
三、 定义
邮件物品，指公司员工因工作需要，向外部寄送文件资料、货物及其他物品等（大型设备的发送不在此例）。
四、 职责
（一） 收发室：负责公司邮件物品的收发管理；
（二） 各部门：协助收发室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。
五、 工作内容
（一） 邮件的签收与发送
1、 邮件的签收
a、 收发室在接收到外来邮件物品时（特别是快递、挂号、包裹单、汇款单、货运单时），要及时通知收件人到收发室当面签收；
b、 收件人要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记签收时间，以备查验和对；
c、 收件人为公司名称、公司顾问人员及离职人员的，由综合部相关人员代签； d、 除特殊情况外，如物品单中指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因此造成物品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全部责任；
e、 凡快递、挂号信、包裹单、汇款单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室签收邮单，并及时去邮局取款取件，如因个人缘故超期罚款，收发室概不负责；
（二） 邮件的发送
a、 因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必须先签写《邮件发送审核表内》，需经部门负责人，综合管理部负责人签字确认，并将需邮寄的物品包装好后交给收发室，由收发室统一安排邮寄；
b、 未经登记或需邮寄的物品无部门负责人签字者，收发室可拒绝受理，如需邮寄邮费自付；
c、 如收件人等信息不清楚或不完整，收发室有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经收发室要求无效者，收发室有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理；
d、 收发室邮件负责人要认真在《邮件发送登记表》上进行登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪有寄件人自行负责；
e、 寄送文件、资料、货物等邮件物品，原则上通过公司指定的承运单位（邮局、EMS、中通邮件、运达等公司）进行邮寄，如有特殊情况需经过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部负责人审批方可生效；
信件快递包裹报刊收发管理制度
一、收发管理的目的和原则
1.1目的
1.2原则
（1）安全原则：保证收发物品的安全，防止遗漏、丢失和损毁。
（2）准确原则：确保收发物品的准确，并及时通知有关人员。
（3）高效原则：提高工作效率，加快收发物品的处理速度。
（4）经济原则：合理利用资源，降低物流成本。
（5）保密原则：对于涉及机密信息的物品，保证其保密性，防止泄露。
二、收发物品的分类和处理流程
2.1信件分类
（1）普通信件：通常包括文件、信函等一般性信件。
（2）特种信件：包括机密信件、重要通知等涉及保密和紧急性的信件。
2.2快递和包裹分类
（1）普通快递和包裹：一般性快递和包裹物品。
（2）特殊快递和包裹：包括特殊尺寸、高价值、易碎、液体等特殊属性的快递和包裹物品。 2.3报刊分类
（1）日报：每日发行，按照日期分类处理。
（2）周报：每周发行，按照日期分类处理。
（3）月报：每月发行，按照日期分类处理。
（4）年报：每年发行，按照日期分类处理。
2.4处理流程
（1）收件：将收到的信件、快递、包裹和报刊按照分类进行登记，并给予标识，确保准确性和安全性。
（2）分发：根据收件登记信息和相关要求，将信件、快递、包裹和报刊送达给相应的人员或部门。
（3）交接：当有人员或部门不在办公室时，需要由其他人员代收，并在其归来后进行交接。
（4）签收：收件人或代收人在收到信件、快递、包裹和报刊后，需在相应的登记表上签字确认。
（5）退回或转交：对于无法送达或不属于本单位的物品，需及时退回或转交给相关单位或人员，并做好记录。
三、收发管理的具体措施和要求
3.1安全措施
（1）设立专门的收发室，并配备专人进行管理。
（2）对所有收发物品进行安全检查，防止携带违禁品或危险品。 （3）建立视频监控系统，密切监视收发物品的流动情况。
3.2准确措施
（1）建立完善的收发登记制度，确保登记的准确性和完整性。
（2）对于特殊物品，如贵重物品或机密文件，需在登记表上注明特殊要求和安全保密措施。
邮件收发管理规定
集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）
公司邮件收发管理制度
1. 目的
为规范公司邮件的收发管理，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费，特制定本制度。
2. 范围
长春元丰汽车电控技术有限公司全体员工均属之。
3. 定义
3.1 邮件物品：指公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、货物及其他货品等（大型设备的发送不在此列）。
4. 职责
4.1 综合管理部：负责公司邮件物品的收发管理。
4.2 各部门：协助综合管理部进行部门邮件物品的发送、审批及接收。
5. 作业内容
5.1 邮件的签收与发送
5.1.1 邮件的签收
5.1.1.1 综合管理部在接收到外来邮件货品（特别是挂号信、纸包、包裹单、汇款单、货运单）时，要及时通知收件人到综合管理部当面签收。
5.1.1.2 收件人要在上签名并详细登记接收时间，以备查验核对。
5.1.1.3 收件人为公司名称，公司顾问人员及离职人员的，由综合管理部相关人员代签。
5.1.1.4 除特殊情况外，如货品中指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因此造成货品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全部责任。
5.1.1.5 凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在综合管理部通知发出后，应随即到综合管理部领取邮单，并及时去邮局取款取件。如因个人缘故超期罚款，综合管理部概不负责。
5.2 邮件的发送
5.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写，须经部门负责人、综合管理部经理签字确认，并将需邮寄的货品包装好后交给综合管理部，由综合管理部统一安排邮寄。
5.2.2 未经登记或需邮寄的货品无部门负责人签字者，综合管理部可拒绝受理，如需邮寄邮费自付。
5.2.3如收件人等信息不清楚或不完整，综合管理部有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经综合管理部要求无效者，综合管理部有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理。
信件、快递、包裹、报刊收发管理制度
一、目的：规范公司信件、快递、包裹、报刊收发操作，提高办事效率，使公司内部更加方便快捷的接收信件、包裹，确保信件安全。
二、适用范围：所有来往信件、快递、包裹、报刊。
三、职责：物业公司前台负责(周一到周五)信件、快递、包裹的签收和发放，物业公司值班保安负责(周六、周日及节假日) 信件、快递、包裹、报刊的签收，周一交由前台负责统一登记发放。
四、接收与发放程序
1.所有公司来往信件、快递、包裹、报刊，均由前台和值班保安负责签收，须付费的由接收人本人负责签字确认后方能签收。
2.邮递员送来的信件、快递、包裹、报刊要检查有无开封或破损，如有开封或破损,让邮递员签字及收件人确认证明。
3.前台和保安值班人员，收到信件、快递、包裹、报刊后，先分类登记（信件、快递、包裹、报刊登记表），然后由前台通知各部门人员领取。
4. 非信件、快递、包裹、报刊、接收人来领取信函/物件时，前台应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。
5. 需要以公司名义寄出公函、快递时，请填写《寄发快递审批单》（见附件），每天下午五点钟以前将须投寄的公函、快递、包裹等交予前台，并填好信息，由前台做好审核后，联系快递公司统一发送，并保存好寄送凭证，于月底交予行政部以便核对费用并结算。
6. 需要寄发私人信件、快递、包裹、报刊时，请自行联系快递公司，自行寄出，不允许以公司名义寄发。 7. 前台和保安室收到信件、快递、包裹、报刊后应及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究当事人责任。
五、本制度由行政部制订，并负责解释。
六、本制度自公布之日起实行。
保罗生物园科技股份有限公司 行政部
2013年11月20日
寄发快递审批单
部门： 日期：
申请人： 货物名称：
接受地址：
部门负责人：
寄发快递审批单
部门： 日期：
申请人： 货物名称：
接受地址：
