再温经典德鲁克

再温经典德鲁克 —— 会做事的人能够充分地利用时间 我们每个人一天都只有24个小时，谁也没有办法增加，但是只要能够有效地利用，便可以让有限的时间变得更为充实。 管理的要点在于自我管理，而自我管理则是从时间管理开始——管理学之父彼得·德鲁克近乎哲学的理论精髓，可以说是以商务工作作为出发点的。 德鲁克提到关于能够有效利用时间的方法，包括以下三点：记录自已如何运用时间、分析自己如何运用时间以及进行时间的整合。 的确，知道自己怎么运用时间是非常重要的一件事。因为一个人怎么运用时间，就等于这个人怎么过他的人生。我有许多机会接触到各个领域的杰出人士，据我的观察，他们都有自己的时间哲学以及时间管理的技巧。 我从十几年前便开始使用A4尺寸的时间管理手册，而一张A4的时间表，能够记录四个星期的行程安排，其中最近两个星期的字体比较大一些。我先将预定的时间表用计算机打印出来之后，再用红色的笔进行变更、订正，以及记下必须紧急处理的事项。除了记录各项时间安排，我也常常检查时间表，如此一来，便能够发现有哪些地方没有充分利用时间。 此外，这张时间表也可以发挥整合时间的功能，帮助我将一些零碎的事务集中在同一个时间段来完成，并且以一天或是半天为单位，用腾出的时间来从事比较费时的工作。 接下来，我便依据记录时间+分析时间－整合时间这样的顺序，一一说明。

—— 检查有哪些时间浪费掉了 记录时间的安排，目的在于能够客观地知道自己怎么运用时间。只要审查记录表，便可以发觉是不是浪费了一些时间。 举个例子，某位上级要对正在进行中的商务洽谈提出建议，于是打电话给在客户那边的下属，结果下属与对方代表的洽商便因此而中断。 如此一来，这位上级不仅浪费了下属的时间，同时也浪费了对方代表的时间。 记录时间如何运用，对于避免时间的浪费有着非常好的效果。但是，这并不是事后再进行补记，德鲁克告诉我们的方法是：将三四个星期之内的时间运用，当时且如实地记录下来。 —— 不花时间在没有成效的事情上 所谓分析时间的运用，是指确认哪里浪费了时间，同时排除掉没有产生效果的时间。那么，究竟做哪些事情是浪费时间呢?德鲁克指出浪费时间的原因有以下两种：从外部来的干扰(外部因索)，以及自己本身的浪费(内部因素)。 在外部因素方面，德鲁克特别提出来的一点就是开会。一个不停地在开会的组织，不仅浪费时间，并且也剥夺了员工的时间。因此，一个理想的组织便是一个不开会的组织。即使达不到这个程度，也必须要有这样的观念：开会并非是一种必须，而应该是一种例外——这可以说是德鲁克至理名言中一个非常重要的提醒。 有一句话我认为对一些会议的描述非常贴切，那就是“会而不议、议而不决、决而不行，行而无责”。现实中很多的开会状况，不就跟这句话所描述的情景很相似吗? 在组织里做事情，甚至会感觉到每天从这个会议到那个会议，似乎不停地在开会。不过，我们有时也会看到会议室里张贴着一些海报，上面写着“开这个会确实有必要吗?每开一小时的会议，必定耗费××元的成本”等标语。

即便德鲁克提醒了我们，但在现今职场上，开会仍旧像是一种例行公事，不开会反而是一种例外。因此，既然非得开会不可，我们就必须时时将“会而不议„„”这句话放在心里。如果记住在所拥有的权限范围之内，必须有所决定的话，相信能够鞭策自己做出正确的决策。 而在内部因素方面，所谓自己浪费时间是指花太多的时间去做一些没什么效果，或是优先顺序比较低、不是很重要的事情。另外，能够授权给其他人去分担的事，自己却一直抓住不放，也是一种时间的浪费。将工作分配出去，大胆地把一些无实效的工作去掉，可以运用的时间自然就会增加了。 —— 通过时间整合让工作集中完成 时问管理的第三个重点是时间的整合，这是指尽可能将零碎的时间会聚起来的一种技巧。换句话说，就是充分利用零碎的时间来提高工作效率。 当然，重要的工作毕竟要投入较多的时间，只运用一些片段、零碎的时间来做是不够的，因此便需要进行时间的整合。 进行时间的整合必须在许多地方下功夫，像打电话、阅读电子邮件之类的事情，就最好安排在一天刚上班或是快下班的时候来做，其他时间则尽量集中起来从事重要的工作。

另外，也可以通过时间的整合先进行一部分的工作。例如我在写作本书的时候，关于用什么主题、要怎么编排等诸如此类的策划、构思部分，便会利用上下班路上的时间思考。如此一来，便可迅速进入写作的阶段，有效地运用时间。 —— 集中、改善、用心 接下来，让我们从排定事务优先级的角度，来看看何谓时间管理。德鲁克在从事记者工作的时候，他的上级会定期跟每一位下属谈工作情况，同时，将未来半年要进行的事情，清楚地区分为：应该要集中、应该要改善，以及应该要用心三大部分。 这样的经验让德鲁克深知定期回顾及确认工作情况，是一件非常重要的事情。换言之，不要一头栽进工作里，有时也要停下来，确认下自己的做事方法以及优先级是否恰当。 通过集中、改善、用心三方面的评估，我们便可以清楚地知道自己能够完成的工作以及力所不及的事情有哪些，并且明确地制定出工作的先后顺序。 能够确认事务的优先次序，自然可以做到有效率地管理时间，做起事来不会手忙脚乱，依据事先的计划从容不迫地完成工作。换句话说，定期进行检查、确认工作的先后次序，与较高的做事效率及合理的时间管理，这三者之间可形成一种良性的循环。 —— 德鲁克与孔子的共通之处 诚如本章开头所言，时间管理是自我管理的重要方面。无法好好管理自己时间的人，是无法做好自我管理的，更不要说管理一个组织了。而我把德鲁克这样的想法，跟孔子修身的思想联想在一起。 孔子的《大学》一书，其中心思想便是修身、齐家、治国、平天下。一个能够管理好自己的人，才能使家庭和睦，才能治理好国家，才有能力统治天下。用现代的观点来看，能够做好自我管理、让家庭幸福美满、认真完成工作的人，才能管理好组织，对社会有所贡献。 《大学》中有句话写道：“其本乱而末治者，否矣。”意思是己身不修，而望国家之治者，是绝对不可能的。而修身的根本即先要有所谓的时间管理。如此比较，我们竟然可以发现孔子与德鲁克的想法也有共通之处，或许，孔子与德鲁克同样是一位伟大的企业管理顾问呢! 2. 愿景与目标 —— 专注在提高成效的事情上 为了提高工作成效，要注意哪些事情呢?过去我在企业上班的时候，公司有着通过管理能力的提高将缺勤率降低25％、能够在没有阵痛的情形下裁掉20％的员工，以及在三年以内将顾客满意度提高两倍等各式各样的工作目标。事实上，事业成功最重要的条件，无非是拥有明确的愿景与目标。 关于愿景与目标，我认为包含了两个方面，一是目的的确定，以及为了达到目标，必须完成哪些工作。另外，说明为什么要这么做也非常重要。若是对于未来的愿景不清楚、目标太低、动力不足，工作的成效便极为有限。相对地，如果对未来的愿景非常清楚、拥有高水平的目标、激励动机也相当切实可行，那么工作成效必然大为提升。 当目标确定了之后，便可以决定为了达到目标所要完成的事项，例如，哪些工作应该先做，哪些工作可以晚一点进行，工作的先后次序也就一目了然。以目前拥有的资源，将哪个任务列为优先，均可进行策略的筹划。 如果能像这样将各种任务做最适当的配置，提出综观全局的构想，就等于船只获得了一张航海图一般。 德鲁克初次体会到愿景与目标的重要性，是他在年轻的时候的一次歌剧体验。 当时，德鲁克一边在某公司担任见习职员，一边在大学念书，不但工作没兴趣，学校的课程也感觉无聊，因此他便天天躲在图书馆里，过着无所事事的日子。某天晚上，德鲁克有机会去欣赏作曲家威尔第(Giuseppe Verdi)晚年所作的一出歌剧《法斯塔夫》(Falstaff)。这位18岁的年轻人，因这场歌剧而大受感动，更让德鲁克敬佩的是，威尔第以80岁的高龄，还能写出如此动人的乐章。 “我总是失败，因此必须一再地挑战。”威尔第这番话，显示出他根本不在乎自己已经80岁了，依旧在心里设定更高难度的标准来作为挑战的目标。 “和大师相比，我既没有经验也没有成就，甚至连自己的专长是什么、未来要做什么都不晓得。”德鲁克痛定思痛，便下定决心：“从今往后不管走哪一条路，都要怀抱着愿望与目标，不断地挑战下去。” —— 创造出知识的生产循环 如下图所示，怀抱着愿景与目标进行挑战与扩展自己的能力这两个重点，并非具有直线的因果关系，而是具有循环的关系。换言之，进行挑战→获得能力→再次挑战→获得更大的能力„„如此这般，通过知识生产与能力扩展的良性循环，让能力以螺旋状的轨迹向上提升。 而此图右边的部分，则是以德鲁克的事例以及其所得到的教训作为构图，分别占了2／3及1／3的版面。怀抱着愿景与目标进行挑战与能力的扩展则通过图像，显示出两者相互影响的关系。 这里我使用了弯曲的箭头标记，但若以螺旋状的符号来表现，则会更接近德鲁克文章所要表达的意思。

—— 永无止境的求知欲 在此要再次说明的是，德鲁克以进行挑战一获得能力一再次进行挑战一获得更大的能力„„这样的知识生产循环作为基础，毫不放弃、不畏失败地为了追求完美而努力．这便是达到成功最短的路径。 这里所谓的完美，指的并不是结果，而是朝向更高的目标不懈努力的一种态度。换句话说，我所要强调的是下次要做得更好，这种永无止境的上进心是多么重要。当卓别林被问到：“你最棒的作品是哪一部?”他总是回答：“下一部。”因此，不满足于现状的欲望，可以说是获得成功不可或缺的要素。 另外，关于追求完美这件事情，德鲁克举了一个古希腊雕刻家菲狄斯(Phidias)的故事来加以说明。菲狄斯是一个伟大的