质量、食品安全管理体系程序文件汇编
包括
编号XXX/QP/01-1005至XXX/QP/22-1005
版本：V1.0
受控分发号：
于2017年4月8日发布并实施
文件控制程序
1.目的
对与质量、食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。
2.适用范围
适用于组成公司质量、食品安全管理体系的文件。
3.职责
3.1总经理负责公司质量、食品安全管理体系方针、目标文件、质量手册、程序文件和外来文件的批准。
3.2 管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序文件,批准工作文件。
3.3各职能部门负责本部门工作范围内与质量、食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。
3.4 行政部是文件的归口管理门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。
4.定义
受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量、食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。
5.工作程序
5.1文件分类、编号和版本标识
5.1.1质量、食品安全管理体系由管理手册(包含了质量、食品安全管理体系方针、目标的附录)、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：
a)管理手册：公司代码/MM/代号-发布年号
如XXX/MM/Q-2005（XXX质量、食品安全管理手册，2005年发布）。
b)程序文件：公司代码/代号/顺序号-发布年号
程序文件的代号为XP，X可以是其他任何字母，QP代表质量管理体系应用或与其他体系共用的程序文件，SP代表食品安全管理体系要求的程序文件。
如XXX/QP/01-2005 （XXX01号程序文件，2005年发布）。
c)工作文件：公司代码-部门简称/类别顺序号-发布年号
如 XXX-TD/A01-2005（XXX运营部A类工作01号文件，2005年发布）。
部门简称规定：行政部AD、运营部OD、食品安全小组ST、财务部FD、采购部BD、营销部MD、总经理GM，管理者代表MR。
d)外来文件：公司代码/顺序号-原编号
如XXX/01-ISO9001:2000（XXX第01号外来文件，ISO9001:2000，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。）
e)表格（记录格式）：产生表格的文件编号（去除发布年份）-顺序号版本号。
如XXX/QP/01-02V1.0（XXX01号程序文件规定的第2份记录格式，V1.0版）。
当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。
f) 记录的编号即记录标识，执行《记录控制程序》的规定。
5.1.2文件的版本与状态：质量、食品安全管理体系文件应标明版本和状态。其格式为Va.b，其中V为版本编写，a和b为自然数，分别表示版本号和修订状态，用圆点分隔。a为0时表示文件还在编写过程中，b为0时表示该版本的文件未有修改。
5.2文件受控状态
5.2.1 公司内部使用的质量、食品安全管理体系文件均为受控文件。
5.2.2 公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》。受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。
5.2.3 公司外部使用的质量、食品安全管理体系文件均不为受控文件。
5.3文件编制、审核、批准
5.3.1 方针、目标和质量手册由管理者代表负责编制并审核，总经理批准颁布实施。
5.3.2 程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由管理者代表批准。
5.3.4 组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。
5.3.6 文件编制、审核、批准时，各责任人应填写《文件生命历程表》。
5.3.7 管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用小四，行距固定为22。其他未详细规定事项套用本文件格式。
5.4文件的发放、保存和管理
5.4.1质量、食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由行政部保存并不得外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。
5.4.2文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制质量、食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括其引用的表格(记录格式)。
5.4.3 外部人员仅是借阅文件，应由管理者代表批准后，填写《文件借阅登记表》，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。
5.4.3《受控文件清单》应适时更新以反映实际。
5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方(现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件指置于行政部)，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。
5.4.5行政部定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
5.4.6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，行政部做好相应发放签收记录。
5.5文件的更改
5.5.1文件更改由文件更改申请部门填写《文件更改申请表》，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。
5.5.2更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本,如由V1.0变为V1.1,修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由V1.8变为V2.0。
5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请表》，由各文件保管人负责按《文件更改申请表》要求对原文件标注更改，并将《文件更改申请表》附录。对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件中发放/回收登记》栏注明，执行5.6的规定。
