编码案例

第一部分编码原则ERP系统的实施，涉及到很多的基础数据，包括零件、物料、设备、工具等硬件，也包括设计图纸、工艺规程等各种文档资料。

如何管理这些数据呢，这就涉及到对数据进行编码了。

一说到编码，大家首先想到的就是个人身份证，它唯一且能很方便的让人记忆和查询。

编码就是物料的唯一身份证。

编码的主要用途是帮助用户进行检索，实现快速选择或输入，它是ERP系统最基础的内容，其编制是否公道，直接关系到ERP 项目能否成功。

编制编码时，必须满足以下特性要求：1、唯一性：一物一码，绝不能出现一物多码，或多物一码的情况。

2、规则性：编码应当是按照一定的编码原则编制出来的，并配合描述进行规范。

一说到规则，就有人想到这是一个绝对的标准，比如XX-XXXX-XXXX，这些X是必填数据。

这种想法不可取。

在实际运用上，一个企业针对不同物料会有不同的编码规则，所以通常是几个规则并存。

通用的规则为“大类+中类+小类+流水号”，再加上描述一些参数，如零件规格。

在查询时，选择大类后，在描述中输入规规（加上一个通配符%），就可以最大限度的满足用户查询的需要。

就像图书馆，都是按大类、中类、小类逐步检索书籍的。

比如要查询一本小说《倚天屠龙记》，先后按照文学(大类)、小说(中类)、武侠(小类)，再输入“*倚天”就能找到对应的书架。

这大大的减少了我们检索的范围，进步检索的效率。

企业还会针对零件容易成系列化的物料，如标准件，单独设置一个较为简洁的规则：“大类+中类+流水号”。

3、可使用性：编码的长度应在6-20之间，不宜过长，否则不易识别记忆。

在物料编码中，不要想把全部信息都纳进其中。

一般来说，编码时只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12位已经足够使用。

若把物料的颜色、尺寸、供给商、加工工艺等信息都包括进往的话，20位都不够的，反而增加记忆难度。

同时，限定这些信息之后，反而不能变更了。

比如，有的编码限定供应商供应材料、塑料制品、标准件等，那么一个供应商现目前供应标准件，如果以后它还能提供质量更好、价格更低的材料，就只能重新添加一个编码了。

再如，有的编码将员工设定为经理部（编码为JLB0001），如果以后调入销售部，那这个编码就作废了。

4、可读性（可检索性）：物料编码不一定要求一看就知道是哪种物料，但应当做到一看到物料就能够识别出它属于哪一个大类、小类的物料。

同时，应避免使用“i、O、Z”等容易与数字混淆的字母编码。

物料编码应尽量使用字母+数字的混编模式，单一的数字或是单一的字母都容易让人糊涂。

比如有些公司喜欢用数字来进行编码。

如用10表示零件，20表示包装材料。

在零件（10）之后又用10表示一个小分类钢制品，最后用01表示两位流水码。

这个零件的编码就是101001。

这个编码，无论谁都难以接受，也比较难理解，特别是刚到公司的新员工，记不住这么多材料、这么多分类，也就会影响其工作效率。

当然如果全部采用机器处理流程，那就无所谓了，比如采用POS机的超市员工。

5、通用性：同一编码原则应能涵盖大多数物料，新增加的品种也能够适应。

请尽量不要将似是而非的信息写入编码，比如颜色、1#、2#、大、小、长、短等信息。

建议尽量采用通用编码，比如身份证号码所用的全国行政区域编码、长途电话区号。

比如供应商、客户，这一类代码就可以输入电话区号，比如“GYS010-001”表示北京市的供应商，序号码001。

建议尽量不要采用中英文结合的编码方式，要么全部采用英文（外资企业），要么全部采用拼音简称或单字母表示。

比如部门编码，如果用英文表示，经理部（Mange）和生产部（Manufacture）都可以是M，外贸部（Trading）和技术部（Technician）都可以是T、财务部（Accounting）和广告部（Advertising）都可以是A。

建议按照不排名顺序表示：A~Z分别表示财务部、经理部、销售部、技术部、生产部、采购部、广告部、资产部等。

建议尽量不要采用具有常规意义的字符，比如Kg字符，大家常用来代表公斤这个单位。

6、可扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势，并且要对不同的情况留有一定的余地。

建议各类的编号采用数字甚至多位数，比如X1-XX12-XXX123-1234，1234就是可扩展的零部件。

建议尽量不要使用自动编码，更不要全部采用数字的自动编码。

特别是企业零部件分解层级较多、数量巨大时，前两级（大类+小类）、三级（大类+中类+小类）之后都将归为同一个类别，反而不容易检索和归类。

2Bizbox系统的自动编码就只有两级层级，很多差异较大的零件都归在了同一类中。

同时，企业上ERP前进行数据库初始化时，大家为了追赶进度，反而容易漏掉或重复零部件。

建议不要将供应商信息或加工性质（外委或自制、铸造或锻压）等信息加入编码，也许以后会调整供应商，或是改变生产模式（外委变成了自制生产）、生产工艺（铸造改为了锻压工艺）。

7、效率性：编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读，方便记忆和识别，还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。

编码时，位数越少越好，能够7位解决的，就不要用8位，只要能满足扩展性要求。

别看只差一位数字，要知道一个用户天天需要用到的物料编码都是数以百计甚至几千次的使用率。

累积下来，一天一个月可以节省很多时间。

建议尽量不要采用中英文结合的编码方式，这样将影响键盘的输入效率，频繁切换中英文输入法很耽误时间。

建议尽量不要采用特殊符号的编码方式，比如加Shift键才能输入的“.”、“_”、“&”等，比如转换输入法才能输入的日文俄文“セ”、“ハ”、“Л”、“Ш”，它们不但影响键盘输入效率，也容易忽略、混淆。

如果能用“-”（不用加Shift 键就能输入），就不要用“.”、“_”。

建议为不同种类的物料设置不同的编码长度。

企业在设置物料编码规则时，可以为不同的物料设置不同的长度，没有必要为了统一而把一些无用的编码加进其中。

如企业某种物料的编码至少要11码，而有的物料只需要9码，而企业为了追求统一，把这种物料的编码增加到11码，这是没有必要的。

8、兼容性：本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容，这要求建立一个物料编码对照表，把客户、主要供应商的编码、本公司编码放在一张表内可以自由查询。

1）尽量对各种五金标准件、电子元件、常规件、各种材料等能按照GB生产的物料统一进行规划。

比如五金标准件取为B：常用的12大类紧固标准件有螺栓（可取为B01）、螺柱（可取为B02）、螺钉（可取为B03）、螺母（可取为B04）、自攻螺钉（可取为B05）、木螺钉（可取为B06）、垫圈（可取为B07）、挡圈（可取为B08）、销（可取为B09）、铆钉（可取为B10）、组合件和连接副（可取为B11）、焊钉（可取为B12），其他还有很多种五金标准件。

螺栓一类取的是B01，那么方头螺栓取为B0101，六角螺栓取为B0102，内六角螺栓取为B0103。

在此之后的流水号可以取标准号，也可以取顺序号。

比如M8的方头螺栓取为B0101-M8（0001），M12的方头螺栓取为B0101-M12（0002），M16的方头螺栓取为B0101-M16（0003）。

又如螺母一类取为B04，六角螺母取为B0401，薄螺母取为B0402，加厚螺母取为B0403，方螺母取为B0404。

M8的六角螺母取为B0401-M8（0001），M12的六角螺母取为B0401-M12（0002），M16的六角螺母取为B0401-M16（0003）。

又如各种材料取为C：根据企业的产品，不同企业有不同的材料，常用到的材料可分为钢材（可取为C01）、化工原料（可取为C02）、橡塑原料（可取为C03）、建筑材料（可取为C04）、医药原料（可取为C05）、农产品原料（可取为C06）、布料（可取为C07）等很多种。

钢材一类取的是C01，其中又分为板材、棒材、管材、型材等，可分别取为C0101~C0104。

鉴于板材C0101分类太多，不同尺寸、不同材质可以组合成几千上万个规格，建议之后的流水号取顺序号。

比如C0101- 0001代表的是热轧工艺、Q235D材质、厚2mm、宽1500mm、长6000mm的板材。

再如电子元件取为D：电阻一类取为D01、电容一类取为D02、二极管一类取为D03、三极管一类取为D04等等。

电阻一类取的是D01，那么实芯碳质电阻取为D0101，绕线电阻取为D0102，碳膜电阻取为D0103，金属膜电阻取为D0104，金属氧化膜电阻取为D0105，合成膜电阻取为D0106，金属玻璃铀电阻取为D0107，贴片电阻SMT取为D0108，压敏电阻取为D0109，湿敏电阻取为D0110，光敏电阻取为D0111，气敏电阻取为D0112，力敏电阻取为D0113等。

其中，考虑到电阻常用的参数为标准电阻值（1Ω、1.1Ω、1.5Ω~10mΩ），另外还包括额定功率1/8W（1/2W、1W、2W、4W等）、尺寸规格、温度条件、精度等，这些参数都可以在描述中表示。

它涉及到的规格多达几千个，所以碳膜电阻D0103一类可取为“D0103-1234”，比如D0103-0001代表国标型号为RT4-0.125－5kI（5kΩ、额定功率1/8W、精度5%）的碳膜电阻，D0104-0001代表国标型号为RJ4-0.125－18kI（18kΩ、额定功率1/8W、精度5%）的金属膜电阻。

以此类推，可按这个规则分别为电容、电感、电压器、二极管、三极管等编码。

2）做好与客户、供应商的编码兼容。

比如专门为客户配套加工的企业，客户有一个零件A，编码为C01-1234。

那么企业可取为A-C01-1234。

如果企业内部也是一个系列化的零件，不如B系列，则可取为B-A-C01-1234。

3）做好零部件的通用（可替代）编码。

有的企业编码时，将每一件产品的每一个零部件都编一个码，即使很明显就是同一个零件。

他把这些零件设置成统一的大类、中类、小类，只是流水号不同，这样做的目的是让这些零件可以自动归为同一个小类，再归为同一个中类，再归为同一个大类，显得一目了然。

实际上，在操作上随时都要考虑这些零件是否是同一个零件，是否需要统一排产或采购，它所带来的麻烦更大。

9、技巧性：巧用“大类”分类在考虑到物料的分类过程中，有时候一个小类只有一个物料，甚至一个大类都只有一个物料。

针对这种情况，若给其一个大类或小类编码的话，给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。

我们在编码时，没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。

完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起，用其他类来表示。

一方面，可以减轻用户记忆的压力，毕竟要记住这些意义不大的字符，有点困难。

另一方面，由于其物料比较少，而且不经常用，把他们归为一类，不会影响用户的查询效果。